Бюджет на эксплуатационные расходы бизнес центра

Офисный БлогBiz-Cen.ru

Все про арендную ставку в бизнес-центрах

Сегодня мы поговорим об оплате аренды офиса — что она включает в себя и какие дополнительные расходы вас ожидают.

[1]

Так как, по закону арендодатель может сам определять, кто оплачивает услуги, не входящие в базовую арендную ставку, то это может лечь на ваши плечи.

Давайте заранее посмотрим, что это за груз и найдем способы его облегчить. И на маленькие грузики тоже обратим внимание.

Груз № 1 — коммунальные платежи

Если в договоре не написано, что коммунальные платежи включены в стоимость аренды — они оплачиваются дополнительно.

Обычно, коммунальные расходы — это электричество, отопление, вода. Их можно оплатить двумя способами — арендодатель предлагает своих поставщиков услуг и выставляет ежемесячно счета, либо вы сами их ищете, заключаете договоры и оплачиваете услуги напрямую.

При выборе первого варианта, стоит уточнить, везде ли поставлены счетчики, не переплатите ли вы. Если счетчиков нет, договоритесь с владельцем офиса об установке — это значительно снизит траты.

Груз № 2 — эксплуатационные расходы

Что такое эксплуатационные расходы или, как еще они называются в документах — «текущие расходы на эксплуатацию здания»?

Под этим загадочным определением скрывается сумма из множества слагаемых. В эксплуатационные расходы входит ремонт общего оборудования, озеленение площадей бизнес центра, реставрация парковки, вывоз мусора, зарплата УК и многое другое. За год размер платежей может меняться — в зависимости от текущих затрат.

[3]

Груз № 3 — уборка и охрана

Сложнее с уборкой мест общего пользования — ведь владелец здания рассчитывает, что за чистоту в коридорах, санузлах, прилегающих площадях и других общих мест будут платить арендаторы. Чем больше площадь здания — тем выше платежи, поэтому уточняйте сразу, кто платит за уборку общих помещений.

Еще мы рекомендуем сразу поинтересоваться у арендодателя, входит ли в стоимость аренды охрана офиса — даже если у входа в бизнес-центр вы видите стойку охраны. Может быть, в этом бизнес-центре охрана оборудования в офисе — отдельная статья расходов.

И пара маленьких грузиков, о которых стоит помнить:

Если вы работаете с НДС, а бизнес-центр — по УСН, то дополнительные 18% налога — на вашей ответственности.

Когда арендная ставка представлена в валюте, то стоит уточнить, как она считается — по курс ЦБ на день расчетов или фиксируется и прописывается на весь срок аренды.

На сайте «Биз-цен» вы всегда можете найти информацию по арендной ставке каждого бизнес-центра. А если что-то осталось непонятным — задавайте вопросы в комментариях или звоните нам.

Основы планирования затрат на эксплуатацию объектов недвижимости

Качественно выстроенная система управления недвижимостью основывается на принципе планирования всех совершаемых действий. План позволяет увязать весь комплекс необходимых работ в единую логическую последовательность.

При планировании расходов на эксплуатацию объекта недвижимости выделяются следующие статьи:

• регулярные техосмотры;
• техническое обслуживание;
• текущий и капитальный ремонт;
• санитарное обслуживание;
• материально-техническое обеспечение.

По каждому из пунктов существуют свои регламенты, определяющие комплекс необходимых работ и перечень расходных материалов. Для различных инженерных систем здания установлены свои регламентирующие документы.

Бюджет эксплуатации объекта строится на основании разработанных четких планов, разделенных на месячные, квартальные и годовые. При составлении сметы учитываются следующие моменты:

• расходы за прошедшие периоды;
• планы работ на будущий год;
• действующие расценки на работы, комплектующие и расходные материалы;
• объем выделяемого финансирования.

Обязательно должен выделяться определенный резерв на непредвиденные расходы.

Чтобы не происходило перекоса бюджета в сторону резкого увеличения затрат, необходимо, прежде всего, не допускать аварийных ситуаций. При работе в нормальном режиме в планы заложена амортизация оборудования и коммуникаций. Если все текущие работы проводятся своевременно и правильно, то риск аварий, а значит, и непредвиденных расходов, резко снижается.

10 фактов об управлении БЦ класса А

1. Совпадение интересов Собственника, Арендаторов и Управляющей компании

Для качественного управления и эксплуатации бизнес-центров высокого уровня необходимо полное совпадение интересов Собственника, Арендаторов и Управляющей компании. Основная идея – комфорт Арендаторов при сохранении постоянного арендного потока. Установление партнерских позитивных отношений с Арендаторами является ключевой задачей Управляющего персонала. Именно установленные добрые взаимоотношения могут помочь в минуту аварийных ситуаций и возникающих неприятных рабочих моментов. Поддержание комфортных условий для Арендаторов является одним из ключевых факторов сохранения постоянного арендного потока даже в кризисной ситуации на рынке недвижимости.

2. Квалификация персонала, обучение и развитие.

Каждый объект класса А обладает выраженной уникальностью по своим техническим и конструктивным особенностям, а также позиционированию. Для качественного управления важен максимально слаженный, профессиональный и клиентоориентированный подход управляющей команды, как к вопросам технической эксплуатации, так и к вопросам взаимоотношений с требовательными Арендаторами и Собственником. От персонала УК необходима гибкость и компромиссный подход. Сотрудники должны четко понимать и следовать ожиданиям Арендаторов, и стандартам самой УК. Для достижения качественного результата в управлении важен опыт сотрудников в работе с объектами аналогичного класса, а также следование передовым практикам рынка, регулярный обмен опытом с коллегами, работающими на других объектах компании. При этом руководство УК должно понимать, что только развитие персонала, обучение, поддержка и оценка лояльных к компании сотрудников позволит повышать уровень и управляющей компании и объекта.

3. Баланс доходов и расходов Собственника

Желание держать марку бизнес-центра Класса А и стремление к идеалу рождает значительные затраты, которые не всегда возможно возместить за счет эксплуатационных расходов Арендаторов Здания. В этой ситуации важно соблюдать правильный баланс между доходами и расходами Объекта. Правильно и реалистично составленный бюджет расходов на управление и эксплуатацию бизнес-центра поможет определить моменты неэффективного управления, ситуации, где требуется дополнительное финансирование за счет будущих доходов и т.д. В этом случае Стандарты управления играют одну из базовых ролей – постоянный контроль за расходами и планированием. В ситуации доверительного управления бизнес-центром Класса А доходная часть также контролируется Управляющей компанией наравне с расходами.

4. Сокращение расходов за счет использования новейших технологий

Любой Собственник даже при стабильном балансе доходов и расходов желает снизить расходы. Правильно это делать, естественно, без снижения качества предоставляемых услуг. Здесь на помощь приходит Управляющая компании с богатым опытом работы. Новые технологии, «фишки» на рынке недвижимости позволят предложить Собственнику необычные подходы к сокращению затрат. Это могут быть современные технологии уборки, например: помывки фасада с помощью роботов, сокращение расходов ТБО за счет установки пресс-компакторов и пресс-картона, технологии снегоплавилен. Установка программного обеспечения для приема и обработки заявок от арендаторов позволит сократить занятость административного персонала и увеличить контроль за выполнением работ. Переход на энергосберегающие технологии: установка датчиков движения на паркинге, в коридорах, применение системы мастер-ключ обеспечит снижение энергопотребления.

5. Стандарты управления

Работа Управляющей компании невозможна без ряда документов, позволяющих эффективно обслуживать Объект недвижимости и управлять им. В связи с этим Собственники Объектов часто предпочитают Управляющие компании, где созданы Стандарты управления и эксплуатации недвижимости. Это своего рода руководство по качественному обслуживанию бизнес-центра, в нем собраны все аспекты по управлению, которые основываются на требованиях законодательства, технических требованиях к оборудованию, высоких требованиях к внешнему виду Объекта, профессионализме персонала. При этом важен постоянный контроль за соблюдением стандартов на уровне менеджмента компании и Объекта.

6. Система контроля качества предоставляемых услуг

В связи с растущей конкуренцией на рынке недвижимости в последние годы ведущие управляющие компании стали уделять особое внимание контролю качества предоставляемых услуг. Многие компании задумались над созданием департаментов, функции которых включают в себя контроль качества оказываемых услуг, проведение внутренних аудитов всех объектов, контроль за постоянным поддержанием и ростом уровня сервиса и выявление потенциала для улучшения. Деятельность в области менеджмента качества УК может быть регламентирована стандартами Международной организации по стандартизации (ISO), что является определенным показателем ее эффективности. Подобный контроль качества особенно необходим в управлении объектами класса А, так как уровень ожиданий Собственников и Арендаторов таких объектов максимально высок.

7. Подбор подрядчиков

Высокий класс бизнес-центра и подобранный пул арендаторов объекта диктует управляющей компании и высокие требования к выбору подрядчиков. На данный момент выбор подрядчиков настолько велик, что конкурентоспособность на рынке уже не главный фактор выбора. Правильно составленное техническое задание на работы, грамотно проведенный тендер, живое общение с подрядчиками, позволит найти нужного, опытного, желающего работать бизнес-партнера. Сейчас на рынке подрядчиков существует масса примеров предложений, включающих дополнительные опции, позволяющие в будущем экономить на аварийных поломках: работы с учетом стоимости ЗИП, обслуживание с гарантийной заменой и т.д.

8. Комфорт арендаторов – первостепенная задача Управляющей компании

Существуют различные способы повышения лояльности Арендаторов, которые, на первый взгляд, не являются очевидными — это небольшие мероприятия, направленные на создание положительного образа Управляющей компании и Собственника бизнес-центра, такие как, поздравления с праздниками, организация переговорных комнат, уютных локаций, интересных деталей интерьера, информационных стендов, благотворительных выставок, ярмарок и спортивных мероприятий. Такие детали помогают сформировать понимание у Арендаторов, что Собственник ориентирован на постоянное развитие.

9. Высокие технологии

Стремительно развивающийся рынок недвижимости налагает свои обязательства не только в области ведения бизнеса, но и в сфере строительства бизнес-центров. Класс А отличают высокие международные стандарты, современная архитектура и высокие технологии совместно с расширенной инфраструктурой. Бизнес-центры Класса А должны строиться с применением всех последних технологических разработок. Они должны отвечать повышенным требованиям к безопасности и надежности всех систем, особенно это касается организации рабочих мест.

Высокие технологии помогают Собственникам выставлять на рынок помещения, способные совместить деловое пространство и комфортные условия: оптимальный температурный режим, просторные офисы с панорамным остеклением, высокоскоростные лифты, красивое озеленение, экологически чистые парковки. Профессиональная УК должна быть готова воспринимать самые передовые технологии и разработки и обеспечивать оптимальные решения по их эксплуатации.

10. Экологические стандарты

Высокие технологии и статус бизнес-центра класса А невозможны без применения Зеленых стандартов. Российские Собственники все чаще обращаются к специалистам компаний, занимающимся сертификацией объектов недвижимости. Получение сертификации подразумевает сокращение энергетических ресурсов и экономию на количестве отходов. Управляющие компании, которые оказывают большую помощь Собственникам в получении сертификата, одновременно повышают свой статус на рынке недвижимости. Собственники, в свою очередь, добиваются увеличения рентабельности Объекта и, как следствие, повышения ставок аренды.

Материал подготовила Наталья Афанасова, руководитель отдела управления и эксплуатации Sawatzky Property Management.

Составление бюджета эксплуатационных расходов объекта коммерческой недвижимости

Андрей Кротков

, генеральный директор управляющей компании «Zeppelin»

Вопрос разработки бюджета эксплуатационных расходов регулярно возникает перед управляющими компаниями. Так, например, им задаётся собственник объекта недвижимости, когда решает провести тендер, или якорный арендатор, который желает убедиться в адекватности запрашиваемой ставки. А иногда даже потенциальный покупатель интересуется данной информацией.

Одни ненавидят этот бюджет за то, что в структуре «пирога» общих расходов их бизнеса эксплуатационные составляют львиную долю. Для других, напротив, умение обосновать бюджет и своевременно проиндексировать его в сторону увеличения — вопрос выживания на рынке.
На практике существуют и, в зависимости от конкретной ситуации, применяются три основных метода оценки стоимости эксплуатации недвижимости: доходный, сравнительный и затратный.

Доходным методом чаще всего пользуются девелоперы или первичные покупатели объектов. В этом случае величина эксплуатационных расходов «привязывается» к планируемым показателям доходности объекта. По нашему опыту, для бизнес-центр класса «С» эксплуатационный бюджет должен укладываться в границы 9–12%, для БЦ класса «В» нормой являются 7–9%, а для БЦ класса «А» оптимальные эксплуатационные затраты должны составлять 5–7% от валового дохода. К сожалению, уже на следующий год «жизни» объекта недвижимости собственник сталкивается с необходимостью существенно скорректировать расходы на эксплуатацию, определённые доходным способом, и не всегда в сторону их сокращения.

Сравнительный метод используется, например, оценщиками и консалтинговыми компаниями в тех случаях, когда налицо дефицит времени и нет возможности достоверно рассчитать доходную часть объекта. Рынок анализируется на предмет «аналогов», и опрашивается большое количество респондентов. Конечно, существует вероятность, что эта работа будет проведена качественно и полученные результаты совпадут с рассчитанными доходным методом, но ожидать от такого бюджета эксплуатационных расходов (БЭР) высокой степени достоверности и адекватного постатейного распределения затрат не приходится. Соответственно, и принимать на его основе выверенные управленческие или финансовые решения мы бы не рекомендовали.

Именно по этим причинам на вторичном рынке коммерческой недвижимости абсолютное большинство собственников при формировании бюджета на эксплуатацию прибегают к расходному методу, основанному на анализе эксплуатационных затрат.
Однако и здесь имеется своя специфика, прямо зависящая от «судьбы», которую собственник уготовил своему активу, т. е. от возможных вариантов его дальнейшего использования. Если объект уже выставлен на продажу, то и стратегия его собственника при формировании эксплуатационного бюджета заключается в минимизации расходов на плановую текущую эксплуатацию, в т. ч. на сокращение обслуживающего персонала, отказ от значительной части планово-предупредительных ремонтов и регламентных работ. Максимум, на что будут без задержки выделяться средства в этом случае — аварийно-диспетчерское обслуживание и «предпродажная подготовка».
Если же объект используется как долгосрочный инструмент извлечения стабильной прибыли или в качестве залога, то и подход к БЭР иной — скрупулёзный, можно даже сказать академический, без необдуманной экономии.

При выборе того или иного механизма планирования эксплуатационных расходов объекта недвижимости надо учитывать не только задачи и цели, которые будет преследовать собственник, но и функциональное назначение: офисное ли это здание, торгово-развлекательный центр или логистический комплекс. Так, например, в ТРЦ одинаковой площади с офисным зданием доля расходов на клининг, вертикальный транспорт (лифты) и охрану будет существенно больше. В логистическом же комплексе круглосуточная, но преимущественно ночная, специфика работы значительно повлияет на ФОТ персонала.

С чего начать

Первичное формирование бюджета эксплуатационных расходов объекта происходит, как правило, на этапе обращения собственника (арендатора) в УК с запросом на подготовку коммерческого предложения. Собственники, для которых данный тендер не первый, уже имеют достаточно подробное техническое задание. Для «новичков», зачастую, помощь в разработке ТЗ оказывает УК.
Реже случается, что сотрудничество УК с будущим заказчиком начинается на стадии технического консалтинга в ходе эксплуатационного аудита проектных решений, исполнительной документации и сопровождения строительства. Такой подход позволяет собственникам избежать технических ошибок, которые могут повлечь за собой существенные дополнительные расходы при эксплуатации объекта. Существуют и «антипримеры». Так, в портфеле контрактов нашей компании присутствует объект класса «В+» площадью 7 000 кв.м., новые собственники которого по итогам 2012 года были вынуждены незапланированно затратить свыше 10 млн рублей на устранение строительных недоделок и ошибок проектировщиков.

Безусловно, на рынке существуют такие специалисты и управляющие компании, которые способны разработать бюджет эксплуатационных расходов и подготовить коммерческое предложение без выезда на объект, только на основании ТЗ. Мы придерживаемся другой модели. Направлению ком. предложения предшествует обязательный осмотр объекта, оборудования и систем, а также опрос заказчика о его пожеланиях и представлении о запрашиваемых услугах.

Следующие шаги
В дальнейшем, по результатам обследования объекта специалистами УК, изучения ожиданий заказчика, анализа и оценки технической документации, управляющая компания формирует годовой бюджет эксплуатационных расходов объекта недвижимости с необходимым набором основных услуг: коммерческое управление, техническая эксплуатация и обслуживание, комплексная уборка внутренних помещений и прилегающей территории, организация службы парковки, организация службы ресепшен, обеспечение безопасности объекта и т.д.

Возможны варианты

Наша компания предлагает своим клиентам два варианта планирования бюджета эксплуатационных расходов: закрытый (closed-book) и открытый (open-book).
Бюджет op en -book собственник и УК согласовывают разово, на срок действия договора. Далее управляющий ежемесячно корректирует произведённые фактические расходы либо учитывает п олученную экономию и перерасход, прежде чем направить отчёт к собственнику для оплаты. Такой вид планирования бюджета, как правило, используют собственники объектов, так как он позволяет прозрачно подтверждать арендаторам расходы на содержание объекта. Полученная таким способом экономия переносится на следующий период. Однако для заказчика бюджет open-book, за счёт более сложного документооборота, влечёт за собой необходимость иметь в своём штате специалистов для контроля и анализа предоставляемых УК отчётов.

При закрыт ом бюджете (closed-book) управляющая компания и собственник фиксируют среднемесячную величину планируемых расходов исходя из годового бюджета, которые далее не пере сматривают. Таким образом, собственник ежемесячно не корректирует фактические расходы , а УК может самостоятельно перераспределять ресурсы в рамках фиксированной стоимости. Риски перерасхода Исполнитель в данном случае берёт на себя.

Детализация бюджета эксплуатационных расходов объекта может быть различной, в завис им ос т и от пожеланий собственника, но, как правило, предполагает следующие обязательные разделы:

• ФОТ персонала, соц. выплаты, подготовка, аттестация, допуски, страховка сотрудников;
• Расходы по комплексной уборке;
• Расходы на эксплуатацию и ТО инженерных систем, в т. ч. привлечение подрядных компаний для проведения специализированных работ;
• Оснащение объекта спец. оборудованием и инвентарём;
• Спецодежда, транспорт, питание, связь;
• Расходные материалы и ЗиП, включённые в бюджет;
• Расходы на дополнительные услуги, включённые в бюджет;
• Расходы на управление;
• Вознаграждение УК.

Причём всё, что связано с персоналом — это постоянная затратная часть бюджета. А субподрядные и периодические работы, ЗиП и материалы — его переменная часть.
Мы рекомендуем клиентам не включать в эксплуатационный бюджет затраты на расходные материалы либо включать минимальный лимит. Используя такую схему, собственник получает следующие преимущества:

• точную информацию о расходах по эксплуатации объекта недвижимости, накопление необходимой статистики;
• экономичное бюджетирование, так как оплачиваются только фактически произведённые в отчётном месяце расходы.

В результате эксплуатации объекта в течение года УК обогащается опытом, благодаря которому может внести изменения в бюджет следующего года, позволяющие улучшить состояние объекта за счёт возможных неучтенных расходов и рассмотреть какие-либо варианты экономии.

На чём бы сэкономить.
Оптимизация эксплуатационных затрат, безусловно, возможна и она предполагает целый набор решений, позволяющих экономить без ущерба для объекта недвижимости. При этом нельзя забывать, что данные меры временные и собственнику целесообразно доверить их реализацию профессионалам, т. е. специализированным управляющим.
Уже благодаря только приглашению УК для участия в тендере или для проведения аудита эксплуатационных расходов, собственники гарантированно получат предметную информацию о примерном размере и способах возможной оптимизации бюджета. Зачастую так и происходит: под видом конкурсов собственниками проводятся так называемые мониторинги, которые не подразумевают дальнейшего сотрудничества с приглашёнными управляющими компаниями, а имеют своей целью лишь получение объективных данных о реальной величине необходимых эксплуатационных расходов для последующего использования собственными службами эксплуатации объекта.

Рекомендую собственникам подходить к оптимизации эксплуатационного бюджета разумно, по следующему принципу: административные расходы, стоимость услуг персонала, расходы на клининг и охрану. И только в последнюю очередь задумываться о сокращении бюджета на техническую эксплуатацию.
Так, например, расходы на персонал сокращаются путём перевода сотрудников на совмещения или неполный рабочий день, а некоторые виды регламентного обслуживания оборудования — на сетевые выезды по графику и аварийным заявкам. Хороший эффект приносит и внедрение систем автоматической диагностики и диспетчеризации инженерных систем.
Сэкономить расходы по уборке можно, заменив маленькие контейнеры на большие и применив пресс-компакторы. Позволят сократить эксплуатационные расходы современные технологии и передовые инженерные решения. Например, эффективной альтернативой механической чистке системы вентиляции является её прочистка сухим льдом. Также сегодня возможно проведение водоподготовки без использования химических препаратов с помощью акустической электромагнитной системы.

Оптимизация статей «услуги на аутсорсинге», «расходные материалы» и «ЗиП» заключается в пересмотре условий сотрудничества с поставщиками ТМЦ или услуг. Необходимо не только минимизировать объёмы их потребления, но и снизить закупочные цены за счёт привлечения других, более гибких поставщиков, предлагающих аналогичные по свойствам, но более дешёвые варианты соответствующей продукции.

… а на чём экономить нельзя
Но нельзя забывать о том, что существует ряд затрат, экономить на которых нецелесообразно, так как это может привести к более существенным расходам в дальнейшем. Невыполнение графиков ППР и регламентных работ при техническом обслуживании инженерного оборудования приводит к серьёзным поломкам.
Например, если перестать ежеквартально обслуживать фэнкойлы, то сначала выйдут из строя гидравлические узлы и вентиляторы, засорятся теплообменники, а затем — последует отказ всей системы. Закупка же и замена нового оборудования обойдётся в десятки раз дороже стоимости его планового обслуживания. Если регулярно не менять фильтры в системе вентиляции и кондиционирования, это может привести к неприятным запахам, засорению вентиляционных решёток, потолков и стен. Это, в свою очередь, приведёт к увеличению затрат на клининг и, в дальнейшем, на косметический ремонт.
И главное — доведённые до аварийного состояния инженерные системы создают неблагоприятные условия для арендаторов, которые могут направить собственнику претензию, потребовать снижения арендной платы или даже расторжения договора аренды.

В заключение хотелось бы отметить, что скрупулёзно выверенный бюджет эксплуатационных расходов объекта коммерческой недвижимости жизненно необходим всем участникам процесса. Собственникам он позволяет получить реальную и прогнозируемую финансовую картину, а также превращает объект недвижимости в эффективный залоговый инструмент. Управляющим — подтвердить свою профессиональную репутацию и без недоразумений и конфликтов с заказчиками получить заслуженное вознаграждение.

Как рассчитать стоимость услуг по эксплуатации недвижимости

Три базовых метода

Специалисты выделяют доходный, сравнительный и затратный методы определения стоимости услуг эксплуатации. При доходном методе величина эксплуатационных затрат определяется в строгой зависимости от плановой доходности: чтобы доходность была Х, надо тратить Y. Затраты на эксплуатацию объекта при этом могут составлять 5–12% от валового дохода: для БЦ класса А – 5–7%, БЦ класса В – 7–9%, БЦ класса С – 9–12%.

При сравнительном методе стоимость эксплуатации определяется путем анализа эксплуатационных затрат объектов-аналогов. А при применении затратного метода – в зависимости от принятых собственником способов, методов и режимов технического обслуживания.

Способы и режимы эксплуатации объекта

Способ эксплуатации объекта может быть плановым или аварийным (по факту). Если на объекте есть план технического развития, план мероприятий по эксплуатации, сетевой график обслуживания и бюджет эксплуатации на 12 месяцев, тогда имеет место плановая эксплуатация. В противном случае средства тратятся на решение проблем по факту их возникновения.

Пример расчета стоимости эксплуатации доходным методом

Общая площадь: 5411 кв. м Арендопригодная площадь: 4058 кв. м Заполняемость: 100% Арендная ставка: 40 у. е. кв. м Действительный валовой ежемесячный доход: 30 у.е. кв.м/месяц (арендный доход с учетом потерь от незанятости, неплатежей арендной платы, скидок и проч.) Стоимость эксплуатации: 2,1–2,7 у. е. кв. м/месяц

Специалисты выделяют три метода плановой эксплуатации: планово-профилактический, планово-предупредительный и комбинированный. Планово-профилактический предполагает вложения в профилактику с целью максимального продления срока службы оборудования. При планово-предупредительном методе отказы оборудования предупреждаются за счет строгого соблюдения паспортного срока эксплуатации и межремонтных периодов. В случае комбинированного метода эксплуатации два первых метода распространяются на различные системы в зависимости от их значения, сложности и физического износа.

Случай 1. Объект на продажу

Если в планах собственника – продажа объекта, он желает максимально сократить эксплуатационные расходы. В этом случае его выбор – это способ эксплуатации по факту, то есть заключение договора на аварийно-диспетчерское обслуживание. В подобных случаях специалисты рекомендуют дополнительно рассмотреть услугу технического консалтинга: чтобы определить наиболее аварийные места и предпринять меры, с тем чтобы объект недвижимости до появления нового владельца не потерял своих эксплуатационных характеристик.

Случай 2. Экономия затрат

При неопределенном сроке продажи объекта собственник выжимает из объекта максимум дохода. В этом случае способ эксплуатации плановый, метод – планово-профилактический, а режим предполагает регламентное обслуживание по сетевому графику и по заявкам, без постоянного присутст­вия персонала. В подобных случаях целесообразно сочетать выбранную концепцию с услугами аварийно-диспетчерской службы. Это также подходит для собственников, владеющих недвижимостью не с целью получения прямого дохода, а с целью размещения собственного офиса, при условии, что недвижимость является непрофильным активом.

Случай 3. Долгосрочная доходность

Если собственник настроен получать стабильный доход в долгосрочном периоде, тогда полноценная эксплуатация отчасти становится залогом стабильной доходности объекта.

Поэтому способ эксплуатации рекомендуется плановый, метод эксплуатации – комбинированный, а режим предполагает присутствие персонала по рабочим дням в сочетании с аварийно-диспетчерской службой.

Случай 4. Пенсионный фонд

Если недвижимость для собственника является «пенсионным фондом» и служит как для получения стабильного и долгосрочного дохода, так и для передачи, к примеру, по наследству, полноценная эксплуатация является залогом стабильности семейного бизнеса.

Поэтому способ эксплуатации необходим плановый, метод эксплуатации – предупредительный, а режим должен быть с круглосуточным присутствием персонала различной квалификации.

Зависимость стоимости услуг от выбранного вида эксплуатации
(в расчете на здание площадью 4 тыс. кв. м)

Система отчетности «Открытая книга»

Зачем?

Как реализуется?

Расчетные и фактические операционные расходы

В начале года арендодатель или управляющая компания предоставляет расчет на год по системе «Открытая книга» с указанием расчетной ставки за эксплуатационные расходы в год. В конце года арендодатель подводит итоги, и, в случае, если за год пришлось заплатить несколько больше суммы за эксплуатацию здания, арендатор получает фактические цифры операционных расходов, по которым, как правило, необходимо доплатить.

Конечно, может быть и так, что расчетные цифры оказались больше фактических – в этом случае арендатор в праве получить возврат части средств. Благодаря «Открытой книге» арендатору легко проверить разницу между расчетными и фактическими расходами при помощи аудита.

Из практического опыта арендаторов, в случае, если аудит обнаруживает завышенные траты – например, слишком дорогое дерево, закупленное для благоустройства территорий – выставление требований арендатору не несёт последствий, и уплаченные средства не возвращаются. Однако это не классический случай.

Составление бюджета эксплуатационных расходов коммерческой недвижимости

Какой основной вопрос стоит перед управляющими компаниями?

Перед управляющими компаниями постоянно возникает вопрос о том, что нужно своевременно произвести расчеты на эксплуатацию объектов коммерческой недвижимости. Эта процедура важна, к примеру, при проведении тендера или якорной аренды. Дело в том, что запрашиваемая ставка должна быть адекватной.

Чтобы правильно эксплуатационные расходы распланировать, необходимо учесть не только преследуемые задачи и цели, а также функциональное назначение объекта.

Что подразумевается под «оптимизацией эксплуатационных расходов»?

Бюджет расходов на персонал базируется на применении нормативных документов, постановлений, актов, при этом учитывается поправка на рыночную ситуацию. Так, нормативная численность персонала будет зависеть от типа и функционального назначения предприятия, отталкиваясь от регламента на техническое обслуживание оборудования и общей площади объекта.

Однако метод отраслевого нормирования можно применить не ко всем эксплуатационным расходам. К примеру, оплата юридических услуг, бухгалтерских услуг, вознаграждения и пр. регулируются рыночными механизмами. Это значит, что если произвести расчет ресурсов, не учтя рыночную ситуацию, в итоге может получиться необоснованное завышение стоимости услуги.

Какие чаще всего варианты планирования бюджета эксплуатационных расходов используются

В данном бюджете фиксируется среднемесячная величина планируемых расходов, отталкиваясь от годового бюджета (далее уже не пересматривается). Такой метод позволяет эксплуатирующим организациям самостоятельно перераспределять ресурсы, не корректируя фактические расходы, но только в рамках зафиксированной стоимости.

При этом бюджете срок согласовывается на длительность действия договора, при этом управляющий ежемесячно корректирует фактические расходы с учетом полученной экономии и перерасхода. Данный вид планирования бюджета довольно прозрачно подтверждает расходы, идущие на содержание объекта.

Как можно детализировать бюджет эксплуатационных расходов коммерческих объектов?

• Фонд Оплаты Труда, социальные выплаты, аттестации, страховки.
• Разнообразные расходы: комплексная уборка, эксплуатация и ТО инженерных систем, привлечение подрядчиков, доп.услуги, управление.
• Оснащение объекта.
• Инструментарий, спецодежда, питание, связь.
• Вознаграждения.

[2]

Стоит отметить, что все, что связано с персоналом является постоянной затратной частью бюджета, в то время как субподрядные и периодические работы, ЗиП и материалы – переменной.

Какие преимущества можно получить, если не включать в эксплуатационный бюджет расходники?

• точная информация о расходах, таким образом, накапливается нужная статистика;
• экономный бюджет, так как оплата идет только фактически произведенных расходных за отчетный месяц.

Позвоните нам! Наши специалисты с радостью ответят на любые Ваши вопросы.

По вопросам приобретения наших услуг Вы можете обратиться по телефону:

Специфика управления недвижимостью: бизнес-центры

Специфика управления бизнес-центром определяется задачами, стоящими перед управляющей компанией, организующей менеджмент на объекте. Основная задача любого управленца – это достижение максимальной эффективности управления в бизнес-центре. Понятие эффективности управления любым коммерческим объектом тесно связано с целями собственника здания и включает следующие параметры.

1. Обеспечение безопасности и комфорта на объекте.

Достижение бизнес-целей собственника невозможно без создания комфортных условий для плодотворной деятельности людей в деловом центре. Обеспечение максимально удобного и в то же время безопасного доступа в здание, профессиональное техническое обслуживание, организация дополнительного сервиса на объекте, индивидуальный подход к арендаторам, контроль исполнения договорных обязательств в отношении оказываемых услуг – важные задачи, от успеха реализации которых зависит репутация управляющей компании и имидж бизнес—центра.

2. Максимизация доходов.

Стабильный и постоянно растущий доход – основная цель собственника и необходимое условие эффективного управления.

3. Снижение затрат на содержание и техническую эксплуатацию

Основная часть средств, выделяемых на содержание здания, расходуется на техническую эксплуатацию. Задача профессионального управляющего – оптимизировать эти издержки за счет грамотной организации работы всех сервисных служб на объекте.

4. Наращивание активов

Если собственник решил продать бизнес-центр, предметом торгов может являться как непосредственно сам объект недвижимости, так и тот доход, который он приносит. В последнем случае управление выступает в качестве самостоятельного актива. Также отдельным активом может быть профессионально организованная система эксплуатации. В случае продажи наличие на объекте профессиональной управляющей компании с опытом управления не менее 3 лет является дополнительным преимуществом. Отказ покупателя от услуг профессионалов может привести к финансовым и качественным потерям.

5. Повышение рыночной стоимости объекта

Профессиональное управление увеличивает рыночную стоимость здания за счет продуманной маркетинговой стратегии и качественного технического обслуживания, одной из главных целей которого является управление показателями физического износа здания.

Любой владелец хочет получать максимально высокий доход от своей недвижимости. Доходность бизнес-центра складывается из максимальной выручки от коммерческого использования здания и оптимизированных издержек на его содержание. Увеличение доходности бизнес-центра возможно за счет эффективного управления следующими показателями.

• Конкурентные арендные ставки.

Профессиональное управление подразумевает непрерывный мониторинг арендных ставок у конкурентов. Что входит в стоимость аренды, как меняется цена в зависимости от сроков аренды, занимаемых площадей и оказываемых услуг — эти параметры должны быть всегда в поле зрения управляющего. Для формирования адекватных арендных ставок необходим системный подход, основанный на универсальном свойстве систем меняться в целом при изменении отдельных элементов.

Своевременное реагирование на динамику рынка, индивидуальный подход к арендаторам, хороший личный контакт помогают избегать конфликтов и способствуют реализации продаж офисных площадей по максимальным арендным ставкам.

• Высокая заполняемость.

Здесь основным инструментом выступает брокеридж – как искусство продажи или сдачи в аренду коммерческих помещений. Цель брокериджа – максимально эффективное использование всех площадей здания. В идеале сдаются не только полезные площади офисного объекта, но и места общего пользования (разумеется, по более низкой арендной ставке – с понижающим коэффициентом). Также активно практикуется поэтажная арендная ставка – то есть помещения с высокой востребованностью (например, офисы 40-50 кв.м) сдаются по одной цене, а крупные площади с местами общего пользования, коридорами и лестницами – по другой. Мастерство брокера заключается в том, чтобы условно привести эти ставки к равному знаменателю – в случае небольшого офиса за счет высокого спроса, а при сдаче целого блока помещений за счет скидок по объему площадей, понижающего коэффициента на места общего пользования, коридоры и лестницы.

Высокая заполняемость бизнес-центра вовсе не означает, что он должен быть заполнен полностью, на 100 % — наоборот, это может сигнализировать о заниженных арендных ставках, а не об эффективном управлении. Заполняемость в 98 % можно считать оптимальной. Оставленные в резерве свободные помещения могут понадобиться якорным арендаторам при расширении их компаний. Также резервные площади могут быть полезны для привлечения новых арендаторов, выгодных собственнику здания по маркетинговым соображениям (известные бренды).

• Текущий брокеридж (сокращение времени недозагрузки).

В идеале полезные площади бизнес-центра не должны простаивать. Текущий брокеридж подразумевает наличие «листа ожидания» арендаторов. Это база потенциальных арендаторов с описанием их потребностей, которая формируется на стадии заполнения бизнес-центра. Управляющий принимает звонки от желающих снять офис, выясняет интересующие их объемы площадей и условия. Полученная информация заносится в базу, на основе которой и формируется «лист ожидания». Другим важным инструментом текущего брокериджа служит график окончания сроков всех договоров аренды. Профессиональный управляющий заранее позаботится о том, чтобы площадь не пустовала: вовремя продлит договор аренды, а в случае, если срок договора заканчивается, и его продление в силу каких-то причин не планируется, начнет комплексную работу по поиску нового арендатора: обратится к потенциальным клиентам из «листа ожидания», даст рекламное объявление о наличии свободных площадей, договорится с эксплуатационной службой о ремонте помещения. Одним словом, профессиональный управляющий сделает все необходимое, чтобы новый договор аренды был заключен без простоя полезных площадей.

• Дополнительные услуги.

Повысить доходность бизнес-центра возможно за счет расширения линейки дополнительных услуг. Дополнительные услуги могут стать реальным конкурентным преимуществом бизнес-центра, также они служат мощным имиджеформирующим фактором и незаменимы для грамотного позиционирования объекта на рынке.

• Размещение управляющей компании и технических служб на объекте.

Для этого, как минимум, требуется кабинет для управляющего, помещения для технической, клининговой служб и охраны. Управляющая компания занимает эти площади, оплачивая их по льготным арендным ставкам. Таким образом она подтверждает прозрачность своих намерений относительно достижения одной из основных целей собственника – получения максимальной прибыли от здания, которая возможна за счет высокой заполняемости бизнес-центра наряду с сокращением времени недозагрузки свободных площадей. Философия управления должна распространяться в первую очередь на самих управленцев, иначе она теряет смысл.

В случае, если уборка офисных помещений не включена в стоимость арендной ставки, клининг может стать дополнительным источником дохода для собственника бизнес-центра. Не стоит забывать, что чистота – понятие субъективное. Система клининга на офисном объекте должна быть настолько гибкой, чтобы предложить арендатору стандарт чистоты, соответствующий его требованиям и бюджету.

• Телекоммуникационные услуги.

Профессиональная управляющая компания должна предложить арендатору нескольких операторов, действующих на рынке услуг связи. Также управленцы могут провести тендер и выбрать альтернативного оператора, который зачастую предлагает более гибкую ценовую и сервисную политику. Эксклюзивный договор с одним оператором-монополистом не всегда выгоден собственнику. Вместе с тем он лишает арендатора свободы выбора, который может стать решающим фактором при подборе офиса.

• Рекламные услуги.

Как правило, они сводятся к информированию посетителей и арендаторов бизнес-центра о компании-заказчике, ее продуктах и услугах. Пути реализации рекламных кампаний могут быть разными. Это и размещение заказов на рекламу партнеру-подрядчику с последующим контролем качественного исполнения и отчетностью, а также различные варианты размещения рекламы на территории бизнес-центра. Сдача в аренду рекламных мест – наиболее распространенная услуга бизнес-центра. В идеале размещение рекламы на фасаде здания должно планироваться еще на стадии проектирования (места для крепежей, энергорасход и т.п.).

• Услуги b2b.

Оптимальные затраты

• Эксплуатация и клининг.

Технология аутсорсинга помогает получать более качественные услуги при снижении общих издержек. На аутсорсинг целесообразно отдать техническое обслуживание здания и клининг. Преимущества привлечения профессиональных эксплуатационных и клининговых организаций для обслуживания бизнес-центров очевидны. Во-первых, собственник избавляется от проблем и затрат, связанных с кадрами. Во-вторых, владелец здания может сконцентрироваться на своем основном бизнесе, не тратя время и силы на техническое и клининговое обслуживание. В-третьих, бизнес-центр, эксплуатация которого отдана на аутсорсинг профессиональной управляющей компании, имеет дополнительное конкурентное преимущество в глазах потенциальных арендаторов – снижается риск возникновения аварий, технологии профессиональной уборки сокращают частоту ремонтов, квалифицированный персонал положительно влияет на имидж здания. Кроме того, качественное техническое обслуживание в совокупности с грамотным позиционированием увеличивает рыночную стоимость здания в долгосрочной перспективе.

• Энергозатраты.

Покупка мощностей, стоимость подключения и последующая оплата энергопотребления требуют огромных капиталовложений, и в будущем эти суммы будут только расти. Сэкономить на энергозатратах возможно только за счет их максимально эффективного использования, поэтому собственникам необходимо привлекать профессиональных консультантов еще на стадии проектирования инженерной инфраструктуры здания. Специалисты порекомендуют системы, соответствующие планируемым режимам энергопотребления. Желательно, чтобы устанавливаемые системы были с возможностью автоматизированной корректировки (в зависимости от времени суток, температуры, сезона и пр.).

В ситуации, когда управляющая компания имеет дело с уже функционирующим объектом, для оптимизации энергозатрат необходима, по крайней мере, установка счетчиков включения/выключения – для выработки оптимальных режимов энергопотребления.

• Планирование и бюджетирование.

Организация гибкой и открытой системы управления и эксплуатации на объекте – залог эффективности управляющей компании. Открытость системы позволяет контролировать все процессы, происходящие в бизнес-центре и оперативно управлять ими. Основными инструментами здесь являются планирование и бюджетирование. Четкий контроль и прозрачность деятельности управляющей компании способствуют установлению доверительных отношений с собственником.

Доверие для управляющей компании – это тот нематериальный актив, который формирует репутацию и привлекает новых клиентов. Собственники недвижимости знают о преимуществах независимого управления, но только около 10% решаются передать свой объект на аутсорсинг управляющей компании. Это в первую очередь связано с недостатком доверия, вызванным отсутствием единых профессиональных стандартов наряду с закрытостью самих управленцев.

Управление в цифрах

По данным УК «Система» процентное соотношение расходов на содержание бизнес-центра класса В к доходам (от арендопригодных площадей) выглядит следующим образом:

— эксплуатация и клининг – до 20 %;

— коммунальные платежи – до 15 %;

— охрана объекта – до 8 %.

Итого на содержание объекта – до 50 %.

Таким образом, больше всего средств тратится на техническую эксплуатацию объекта, безопасность и коммунальные платежи. Средний показатель доходности офисных объектов в Петербурге составляет 12-18 %.

Дата публикации: 16:54 05 февраля 2007

Источники

1. 
   Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.
2. 
   Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс. В 3-х томах. Том 3 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 696 c.
3. 
   Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.