Делопроизводство где пишутся реквизиты доверенности подписыющего

Энциклопедия решений. Реквизиты доверенности

Доверенность как письменный документ должна раскрывать содержание уполномочия, выданного одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поэтому обязательными элементами доверенности являются сведения о представляемом, представителе, а также действиях, на которые уполномочивается представитель. Указанные реквизиты являются необходимым условием существования доверенности как сделки.

Доверенность должна также содержать дату ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Срок действия доверенности не является обязательным ее реквизитом. Если этот срок не определен самой доверенностью, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (п. 2 ст. 186 ГК РФ).

Дата совершения и срок действия нотариально удостоверяемых доверенностей обозначаются прописью (ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее — Основы законодательства о нотариате), п. 22 Приказа Минюста РФ от 15.03.2000 N 91).

Доверенность должна содержать подпись представляемого (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В отношении представляемых юридических лиц — это подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами либо доверенностью (п. 4 ст. 185 ГК РФ).

В случае физического недостатка, болезни или неграмотности гражданина доверенность может подписать рукоприкладчик с соблюдением требований п. 3 ст. 160 ГК РФ.

Нотариально удостоверяемую доверенность подписывает в присутствии нотариуса лицо, которое является представляемым или — в случае совершения передоверия — представителем по основной доверенности (ст. 44 Основ законодательства о нотариате).

В доверенности, удостоверяемой нотариусом, указываются также место подписания доверенности, а в нотариально удостоверяемой доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, — также дата, место удостоверения и реестровый номер основной доверенности; фамилия и инициалы нотариуса, удостоверившего основную доверенность, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы либо фамилия, инициалы и должность должностного лица, удостоверившего основную доверенность; сведения о физическом или юридическом лице, выдавшем доверенность, в случае выдачи доверенности от имени юридического лица должность лица, выдавшего доверенность; полномочия, предоставляемые основной доверенностью, и срок ее действия; полномочия, передаваемые в порядке передоверия, и срок действия доверенности в порядке передоверия (п. 22 Приказа Минюста РФ от 15.03.2000 N 91, см. также ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате).

Указывать конкретное лицо, для представительства перед которым выдается доверенность, необязательно. Доверенность может содержать лишь указание на круг возможных лиц, перед которыми осуществляются представительские функции.

В осложненных иностранным элементом отношениях между представляемым и третьим лицом (внешних отношениях представительства) требования к содержанию доверенности определяются по праву страны, которое выбрано представляемым в доверенности, при условии, что третье лицо и представитель были извещены об этом выборе, если иное не вытекает из закона либо международного договора (п.п. 1, 3 ст. 1186 ГК РФ), а если представляемый не выбрал применимое право в доверенности либо выбранное право в соответствии с законом не подлежит применению, — по праву страны, где находится место жительства или основное место деятельности представителя. Если третье лицо не знало и не должно было знать о месте жительства или об основном месте деятельности представителя, применяется право страны, где преимущественно действовал представитель в конкретном случае (п.п. 2, 5 ст. 1217.1 ГК РФ). В случае, если полномочие предоставлено представителю для совершения сделки в отношении недвижимого имущества и при этом сделка либо возникновение, переход, ограничение или прекращение прав по ней подлежит обязательной государственной регистрации, применяется право страны, где недвижимое имущество внесено в государственный реестр (п. 3 ст. 1217.1 ГК РФ)*(1).

*(1) Указанные коллизионные нормы применяются к правоотношениям, возникшим после 1 ноября 2013 года (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 30.09.2013 N 260-ФЗ «О внесении изменений в часть третью Гражданского кодекса Российской Федерации»).

Как правильно подписывать документы

Для чего нужна подпись на документе

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного, а также в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, согласно пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в скреплении документа, выражающего содержание сделки в письменном виде. Под сделкой в данном случае понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Что входит в состав реквизита подпись

Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

• наименование должности расписавшегося лица;
• его собственноручную подпись;
• расшифровка (инициалы, фамилия).

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если же применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается.

Как правильно расписаться

П. 3.22 Госстандарта Р 6.30-2003 содержит некоторые указания на этот счет. Так, например, допускается центрирование наименования должности расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. В случае когда требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим согласно иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. На этом предписания ГОСТа заканчиваются.

В то же время на практике нередко возникает вопрос: какими чернилами и ручками следует расписываться в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется в том случае, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него получен письменный ответ.

Наличие данного реквизита означает, что работа завершена и бумагу необходимо подшить в дело. Отметка об исполнении сопровождается указанием на дату и номер свидетельствующего об этом документа.

В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ (п. 3.28 ГОСТа Р 6.30-2003).

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

[3]

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Доверенность на право подписи документов

Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.

Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Как написать доверенность на право подписи документов

• В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
• Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
• Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
• Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
• Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий, которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
• Затем указывается срок, на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
• После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
• Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия.

Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.

После написания доверенности

Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации (например, суды), а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.

Оформляем доверенность по-новому

Без доверенности выступать от имени фирмы может только генеральный директор. Его полномочия подтверждаются уставом или протоколом общего собрания об избрании на должность директора (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ и п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ). Не нужна доверенность и предпринимателю, если он действует самостоятельно. Его полномочия подтверждает копия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (п. 2 Приказа ФНС России от 13.11.2012 N ММВ-7-6/843@).
А вот для всех других лиц (как сотрудников фирмы, так и граждан, не состоящих в штате) доверенность понадобится. И если они станут участвовать в какой-либо сделке без нее, будет считаться, что они действуют от своего имени, а не от имени фирмы или коммерсанта (п. 1 ст. 183 ГК РФ).
С 1 сентября 2013 г., выписывая доверенность, следует учитывать новые правила оформления данного документа, которые внесены в Гражданский кодекс РФ Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ. О чем и поговорим далее.

Какие обязательные реквизиты должна содержать доверенность

Чтобы выданная доверенность была действительной, она должна содержать необходимые сведения, установленные Гражданским кодексом РФ. Перечень всех обязательных реквизитов мы привели в таблице. Отсутствие любого из них влечет недействительность документа.

Обязательные реквизиты доверенности

Сведения, включаемые в доверенность

Отдельных требований, как должна быть указана дата выдачи (прописью или цифрами), нет. Однако предпочтительнее писать дату прописью, чтобы исключить подозрения в опечатках, исправлениях и пр.

Абзац 2 п. 1 ст. 186

Лицо, выдающее доверенность (доверитель)

Записывая данную информацию, избегайте сокращенных наименований и инициалов.

А для полной идентификации лучше указывать дополнительные сведения. Для физического лица — паспортные данные и место жительства. Для юридического — юрадрес, ИНН, КПП, ОГРН

Лицо, которому выписывается доверенность (представитель)

Перечислять полномочия следует четко и наиболее полно. Не нужно использовать туманную формулировку «представлять интересы фирмы». Так как в случае спора суд может признать, что такая доверенность не разрешает действовать от имени доверителя (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.02.2009 по делу N А53-6540/2008-С2-28)

[1]

Подпись должна быть подлинной, то есть собственноручной. Действующее законодательство не содержит прямого разрешения на использование факсимильной подписи в доверенности (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Против факсимиле и налоговики (Письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@). С ними солидарны и арбитры (Постановление ФАС Уральского округа от 13.09.2010 N Ф09-6609/10-С3)

Пункт 4 ст. 185.1 и п. 3 ст. 23

В дополнение к этим основным реквизитам вы можете внести в форму доверенности и дополнительные сведения. Некоторые из них иногда даже желательны. Например, срок действия доверенности. Если его не указать, доверенность будет действовать в течение года с момента ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Ну а вообще с 1 сентября срок может быть любым: пять, десять, пятнадцать лет. Поскольку максимальный период в три года больше не действует.

Обратите внимание! Выписывать доверенность можно на любой срок. Прежнее ограничение в три года больше не действует.

О том, как именно указывать срок в доверенности, нет специальных разъяснений. Поэтому вы можете прописать его как в виде определенного периода времени: «доверенность действительна в течение пяти лет», так и в виде конкретной даты: «доверенность действует с 1 декабря 2013 г. по 1 декабря 2018 г.» или же просто: «доверенность действительна до 2 декабря 2018 г.».
Если документ выдается на совершение юридических действий от имени фирмы, в ней сразу можно указать подпись доверенного лица. Это позволит контрагентам, с которыми представитель будет заключать договор от вашего имени, удостовериться в подлинности его подписи. А вы при необходимости сможете доказать, что документ подписан уполномоченным лицом.

Печать с 1 сентября на доверенности ставить не обязательно. Поэтому документ будет действительным и без печати. Однако нужно иметь в виду, что для некоторых доверенностей от имени юрлиц в законодательстве прописано дополнительное требование о наличии печати. В частности, для доверенностей на участие в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ, п. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Например, если от имени компании сотрудник будет представлять интересы в суде или службе приставов, то на выдаваемой доверенности нужно будет поставить печать.

Важное обстоятельство. С 1 сентября 2013 г. можно оформлять доверенности без печати. Однако на некоторых доверенностях наличие печати обязательно в силу закона.

По какой форме составлять доверенность

Обязательным условием для оформления доверенности является ее письменная форма (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Что касается самого бланка документа, то он может быть произвольным в зависимости от того, какие функции будет выполнять доверенное лицо. В качестве образца на рисунке мы привели доверенность на представительство интересов юридического лица, она составлена в простой письменной форме.

Образец доверенности на представление сотрудником интересов организации

Доверенность
на подписание отчетности и сдачу ее в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики

г. Москва
5 ноября 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Виктория», ИНН/КПП 7721765845/772101001, ОГРН 1345867549834, местонахождение: 109444, ул. Ферганская, д. 10 (далее — Общество), в лице генерального директора Михайлова Александра Юрьевича, действующего на основании Устава и ст. 26 НК РФ, настоящей доверенностью уполномочивает главного бухгалтера Общества Петрову Екатерину Алексеевну, паспорт серии 67 35 N 645875, выдан 14 декабря 2010 г. отделением по району «Алтуфьевский» ОУ ФМС России по г. Москве в СВАО, гражданство РФ, дата рождения: 30.08.1977, проживающую по адресу: г. Москва, Алтуфьевское шоссе, д. 86, именуемую в дальнейшем «Представитель»:

• подписывать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также отчетность в государственные внебюджетные фонды от имени генерального директора Общества;
• представлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в налоговую инспекцию и органы статистики;
• представлять отчетность во внебюджетные фонды;
• представлять, запрашивать и получать в налоговой инспекции, органах статистики и внебюджетных фондах информацию, необходимую для сдачи отчетности.

[2]

Настоящая доверенность выдана сроком на пять лет без права передоверия.

Подпись Е.А. Петровой Петрова удостоверяю
Генеральный директор Михайлов А.Ю. Михайлов

Нужно ли заверять доверенность у нотариуса

Особое внимание. Предпринимателям следует заверять любые доверенности у нотариуса (Письма Минфина России от 01.08.2013 N 03-02-08/30900 и ФНС России от 16.10.2013 N ЕД-4-3/18527@).

Аргументирована такая позиция тем, что представитель физического лица всегда должен действовать лишь на основании нотариально заверенной доверенности (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ). А индивидуальный предприниматель является физическим лицом.
Ранее в Письме от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@ Федеральная налоговая служба занимала другую позицию, но сейчас это разъяснение признано утратившим силу.

Реквизит 22 – подпись

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 1

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2

Генеральный директор ЗАО «Термика»

Рис. 1. Пример оформления реквизита «Подпись» в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4

И.о. генерального директора

Исполняющий обязанности генерального директора

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6

Генеральный директор ЗАО «Термика»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7

Рис. 2. Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9

Личная подпись К.В. Воробьев

Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. 11

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Расположение реквизита «Подпись» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа

Минфин: в счете-фактуре можно указать должность сотрудника, подписавшего этот документ по доверенности

Вместо руководителя или главбуха организации счет-фактуру может подписать другой человек, имеющий соответствующую доверенность. В этом случае рядом с подписью этого уполномоченного лица можно указать его должность. К такому выводу пришли специалисты Минфина России в письме от 23.04.12 № 03-07-09/39.

Любой счет-фактура, выставленный в бумажном виде, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации*. Так гласит пункт 6 статьи 169 НК РФ. В форме счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), предусмотрены специальные строки для подписи руководителя (или иного уполномоченного лица) и подписи главбуха (или иного уполномоченного лица). В данных строках проставляются подписи и указываются ФИО лиц, подписавших документ.

Таким образом, если счет-фактура подписан лицом по доверенности, то нужно указать его фамилию и инициалы. При этом, как отмечают авторы письма, нормами главы 21 НК РФ не запрещается отражать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе указывать должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру.

Заметим, что отсутствие подписи или расшифровки подписи не является безусловным основанием для отказа в вычете НДС (см. материал «Какие ошибки в счетах-фактурах не препятствуют вычету: свежие примеры из арбитражной практики»).

*Напомним, что электронный счет-фактура подписывается одной электронной подписью — руководителя или иного уполномоченного лица (см. материал «Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры»).

РЕКВИЗИТЫ ДОВЕРЕННОСТИ

1. Место и дата (прописью) выдачи.

2. Наименование доверителя и представителя.

3. Объем полномочий представителя.

4. Срок (прописью) действия (если не указан — год).

5. Подпись доверителя.

6. Удостоверение доверенности (в необходимых случаях).

(ст. 187 ГК РФ)

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершить те действия, на которые оно уполномочено и может передоверить их совершение другому лицу только в случаях, если:

1. В доверенности прямо предусмотрено право на передоверие;

2. Оно вынуждено к этому силой обстоятельств в целях охраны интересов доверителя (тяжелая болезнь, длительная командировка и т. п.). НО: в этом случае передоверие возможно, если доверенность не содержит запрета на ее совершение.

Отношения представительства при передоверии возникают между доверителем и лицом, которому первоначальный представитель передал свои полномочия. Поскольку отношения представительства носят личный характер, первоначальный представитель должен известить доверителя о состоявшемся передоверии и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому он передал полномочия (Ф.И.О., место жительства, профессиональные и моральные качества и другие сведения, которые могут повлиять на осуществление полномочий). Если передоверие совершено с соблюдением этих правил, первоначальный представитель не несет ответственности за действия лица, которому он передал свои полномочия. В противном случае, он отвечает за действия этого лица, как за свои собственные.

Передоверие должно быть совершено в нотариальной форме независимо от того, в какой форме совершалась доверенность, за исключением упрощенной — к ней это правило не применяется.

Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, должен совпадать со сроком окончания действия доверенности, на основании которой она выдана, либо может быть короче.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9493 —

| 7459 — или читать все.

Реквизиты официальной доверенности:

1. название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
2. полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;
3. дата выдачи доверенности;
4. номер;
5. срок действия доверенности;
6. должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности;
7. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно-материальные ценности, и документ, являющийся основанием; перечень и количество товарно-материальных ценностей;
8. образцы подписи получателя доверенности;
9. подписи руководителя организации и главного бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности:

1. название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2. фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

3. содержание доверенности;

4. наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

5. подпись лица, выдавшего доверенность;

6. дата выдачи доверенности;

7. должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8. дата удостоверения подписи;

Доверенность может быть оформлена рукописным способом и на компьютере. Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. Доверенность выдается на срок до 3 лет. Если срок действия в доверенности не обозначен, то документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи документа.

При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.

Образец личной доверенности

Я, Степанова Оксана Николаевна, учащаяся гр. 32, доверяю получить мою стипендию за октябрь 2005 г. в Строительном техникуме Погореловой Елене Николаевне.

05.11.2005 личная подпись

Подпись Степановой О.Н. удостоверяю

Директор техникума подпись А.В. Торопова

4. Расписка – письменный документ, подтверждающий какое-либо действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждений (организации, предприятия) или частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения: наименование документа (Расписка); должность, ФИО лица, дающего расписку; сумму денег или наименование материальных ценностей; дату; подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках – прописью (словами). В этом документе категорически не допускается каких-либо исправлений. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

Я, Иванова Анна Ивановна, продавец ЦУМа, отдел «Подарки», получила от гр. Косарева Николая кофейный сервиз «Аромат» стоимостью 1262 рубля (одна тысяча двести шестьдесят два рубля) для обмена на другой такой же сервиз.

15.03.2006 личная подпись

Жестких требований к резюме не существует, но есть определенные пожелания.

Разделы резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя, отчество кандидата.

2. Основные личные данные: подданство, адрес, телефон, семейное положение.

3. Цель обращения: на какую должность и на какие условия претендует кандидат.

4. Образование: учебные заведения и даты учебы в них, полученные специальности.

5. Опыт работы: даты, места работы, занимаемые должности, функции и профессиональные достижения, начиная с последнего места работы.

6. Дополнительная информация: знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки, личные характеристики.

7. Дата составления резюме.

Резюме не должно занимать более одной страницы. Все разделы резюме можно оформлять от левого поля. Резюме должно быть напечатано на листе формата A4.

Резюме отправляют по факсу или по почте.

Резюме оформляет претендент на должность. Если резюме заинтересовало работодателя, обычно предлагается заполнить анкету, стандартную или разработанную для конкретного учреждения. Анкета дает более полное представление о кандидате на вакансию, это вторая ступень к хорошей должности перед собеседованием.

Орлов Игорь Иванович

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11

Тел.: 210318 (Р), 9722227611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь

ЦЕЛЬ: получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тыс. руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 – Московский институт электростали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННО-ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. — до настоящего времени – начальник отдела информатики финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982-1992 гг. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. – начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах ДОС, ВИНДОВС, а также владею системами программирования на языках ПАСКАЛЬ, С и СУБД, таких как ДБАСЕ, ФОКСПРО и др.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Дата Подпись И.И. Орлов

Тема № 9. Правила оформления и выдачи копий документов

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинники большинства документов, созданных организацией, подшиваются в дело сразу, а для ознакомления и работы изготавливают копии.

Подлинники отдельных видов документов (письма, справки, отзывы и т.д.) направляются адресату, а в деле остаются копии.

Копия документа

– это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы.

Под внешними признаками документа понимают: носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того, чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия

– точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготавливать с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа

может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита «Отметка о заверении копии». Копии бывают следующих видов: полная копия, выписка, отпуск.

Полная копия

официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии с проставлением гербовой печати организации.

Выписка

из официального документа, например, из приказа, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписки были рассмотрены нами ранее.

Отпуск

– это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется отметка о заверении копии в краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника на том же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «Дубликат».

Тема № 10. Служба ДОУ. Требования к организации документооборота

Служба ДОУ

ДОУ в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю организации. Основная задача службы – установление единого порядка документирования и работы с документами на основе использования современных вычислительных средств.

Служба ДОУ

в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному:

— управление делами (в министерствах и ведомствах)

— канцелярия (в НИИ, на госпредприятиях, в учебных заведениях и т.д.)

— общий отдел (в органах власти и общественных организациях)

Работа в службе ДОУ регламентируется следующими документами:

— положение о службе ДОУ – документ, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы данной службы

— инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

— должностные инструкции работников службы.

Функции службы можно разделить на 3 группы:

— документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование совещаний)

— организация и выполнение работ по обработке документов (прием, обработка, регистрация, доставка, контроль за прохождением, исполнение и оформление документов, информационно-справочное обслуживание, оперативное хранение, подготовка к сдаче в архив и т.д.)

— организационные виды работ (организация совещания, приема посетителей, телефонных переговоров и т.д.)

Для обеспечения четкого функционирования службы важно правильно определять общую численность ее работников. Для министерств и ведомств они должны составлять 12-15% от общего числа работников, для промышленных предприятий примерно 0,5%.

Документооборот

Одной из важнейших функций службы ДОУ является учет объема документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Подсчет объема документооборота производится ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

— входящие документы (документы, поступившие в организацию)

— исходящие (документы, отправляемые из организации)

— внутренние (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации)

В зависимости от объема документооборота в каждой организации может применяться своя форма организации делопроизводства:

— централизованная применяется в учреждениях с большим объемом документооборота и предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении. Также система характерна и для организаций с минимальным объемом документооборота, где всю работу выполняет секретарь.

— децентрализованная вся работа с документами выполняется в структурных подразделениях. Такая форма используется, если структурные подразделения территориально разделены

— смешанная используется в крупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. В таких организациях часть операций централизуется, а часть децентрализуется.

Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; Нарушение авторского права страницы

Источники

1. 
   Брэбан, Г. Французское административное право; М.: Прогресс, 2012. — 488 c.
2. 
   Грудцына, Л.Ю. Наследственное право: справочник для населения в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 224 c.
3. 
   Под. Ред. Ванян, А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней; Рязань: Узорочье, 2013. — 528 c.
4. Осиновский, А.Д. Акционер против акционерного общества; СПб: ДНК, 2013. — 352 c.
5. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.