Должностная инструкция старшего инспектора делопроизводителя пример

Особенности решения вопросов по теме: "Должностная инструкция старшего инспектора делопроизводителя пример". Здесь вы найдете полное описание темы и советы профессионалов. Если у вас имеются нюансы на счет которых нужна консультация, то обращайтесь к дежурному сотруднику.

Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель. Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

Должностная инструкция делопроизводителя

Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.1.3.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальныематериалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку иликомпьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранениев архив.

Вносить на рассмотрение руководства предложения посовершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренныминастоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в егокомпетенцию.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

    Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 3.6. [Вписать нужное]. 4. Ответственность Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4.

Должностная инструкция делопроизводителя

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 9.

Должностная инструкция инспектора-делопроизводителя

Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению (заведующего . канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения) 1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

Должностная инструкция старшего инспектора-делопроизводителя

Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности. Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

[2]

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3.

Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего. Должностная инструкция делопроизводителя Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

  1. Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием.

Должностная инструкция инспектора делопроизводителя скачать

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за: — состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции; — формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию; — . Должностная инструкция разработана в соответствии с (наименование, . номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г. СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г.

Охрана труда и техника безопасности в школе

Должностная инструкция делопроизводителя школы

  • Конституцией Российской Федерации;
  • Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
  • Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
  • административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
  • Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
  • СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
  • правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
  • данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
  • Конвенцией о правах ребенка.
Читайте так же:  Доплаты в субъектах при минимальной пенсии

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в школе с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в общеобразовательном учреждении.
1.10. Делопроизводитель школы должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Трудовые функции.

2.1. Документационное обеспечение деятельности общеобразовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности.

  • прием и первичная обработка входящих документов;
  • предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
  • подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
  • регистрация входящих документов;
  • организация доставки документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;
  • ведение информационно-справочной работы;
  • обработка и отправка исходящих документов;
  • организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.
  • разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;
  • проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
  • формирование дел;
  • контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
  • проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
  • оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • передача дел в архив общеобразовательного учреждения.

4. Права.

6. Взаимоотношения. Связи по должности
Делопроизводитель школы:
6.1. Делопроизводитель выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательного учреждения.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от директора общеобразовательного учреждения информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения.
7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/

Охрана труда и техника безопасности в школе

  • Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • Национальным стандартом Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» (ГОСТ Р 7.0.8-2013);
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • локальными нормативными актами организации, приказами и распоряжениями руководителя;
  • стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами работы на персональном компьютере, принтере, ксероксе и иной оргтехнике;
  • правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности и санитарно-гигиеническими требованиями;
  • административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации.

1.10. Делопроизводитель в организации должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, инструкцию по охране труда для делопроизводителя организации, другие инструкции по охране труда при выполнении работ на рабочем месте, при эксплуатации компьютерной и оргтехники.
1.11. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.

2. Трудовые функции

2.1.
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

  • прием и первичная обработка входящих документов;
  • предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;
  • подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем организации;
  • регистрация входящих документов;
  • организация доставки документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов организации;
  • ведение информационно-справочной работы;
  • контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам;
  • вместе с администрацией готовит отчетные документы для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;
  • осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
  • осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • контролирует исполнение документов в организации;
  • оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работу сотрудников;
  • ведет книги приказов;
  • печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников организации с приказами под подпись в день их издания.
  • разработка номенклатуры дел организации;
  • проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
  • формирование дел;
  • контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
  • обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив организации;
  • проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
  • оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • передача дел в архив организации.
Читайте так же:  Как получить международный студенческий билет

4. Права

5. Ответственность
5.1.

  • за разглашение персональных сотрудников организации;
  • за разглашение служебной и конфиденциальной информации;
  • за грамотность составленных документов, оформление согласно норм и требований, своевременность предоставления (отправки адресату);
  • не передачу или несвоевременную передачу информации или документов исполнителю по поручению администрации;
  • за сохранность документов, находящихся в кабинете делопроизводителя, личных дел сотрудников организации;
  • за неоказание первой доврачебной помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от администрации организации несчастного случая.

7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление делопроизводителя в организации с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/

Пример должностной инструкции делопроизводителя

Пример должностной инструкции делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя, бесплатно

Немного теории

Любая должностная инструкция (ДИ) состоит из 5 разделов (может быть больше, может быть меньше, 5 — это классика)

  • общие положения
  • обязанности
  • права
  • ответственность
  • заключительные положения

Название должности можно взять из ЕКС или ЕТКС.

В общих положениях пишем, к какой категории относится данный специалист, кому подчиняется, порядок назначения и увольнения, квалификационные требования, чем руководствуется в своей деятельности и т.д.

В правах описываем, какими возможностями специалист обладает.

В обязанностях обозначаем рабочие функции сотрудника.

Затем формулируем, за что работник отвечает: за отчетность, за сохранность информациии, соблюдения этики и т.д.

В заключительных положениях указываем все, что угодно, вплоть до места и времени хранения ДИ.

В помощь кадровику

Образец должностной инструкции делпроизводителя по профстандарту, который называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н), переработать в должностную инструкцию не составит особого труда, перенеся из соответствующих разделов стандрата нужную информацию в тот или иной раздел, в зависимости от того, что данный человека будет обеспечивать функционально:

  • организационную деятлеьность;
  • документарное сопроводжение;
  • информационное сопровождение руководства компании;
  • информционно-аналитическая деятельность;
  • или иное в комбинированном виде.

Должностная инструкция делопроизводителя

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 10,7 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя «__________» (далее — «Организация»).

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ___________ Организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру Организации и ее подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:

2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

[1]

2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1. Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

[3]

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Читайте так же:  Диабет 1 типа какая инвалидность дается

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:
  • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Видео (кликните для воспроизведения).

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

  1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
  2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
  3. Ведение конструктивной переписки;
  4. Создание документальной базы предприятия;
  5. Ведение бумажного и электронного реестра;
  6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
  7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
  8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
  9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
  10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
  11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:
  • великолепная память;
  • дотошность и терпеливость;
  • аккуратность;
  • самообладание;
  • деловой стиль общения;
  • само организованность и самодисциплина;
  • педантичность;
  • высокая концентрация внимания;
  • эмоциональная устойчивость;
  • высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

  • высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
  • умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
  • знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
  • умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
  • опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
  • знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

  1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
  2. Функциональные обязанности работника.
  3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
  4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
  5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Читайте так же:  Как восстановить из утилизации без хозяина

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Старший делопроизводитель (секретное делопроизводство)

Текст должностной инструкции на русском языке для должности «Старший делопроизводитель»

Текст посадової інструкції українською мовою для посади «Старший діловод»

Видео (кликните для воспроизведения).

Данная должностная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.
Инструкция для должности «Старший делопроизводитель«, представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа — «Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины.
Статус документа — ‘действующий’ .
Інструкція для посади «Старший діловод«, представлена на сайті www.borovik.com, відповідає вимогам документу — «Довідник професійно-кваліфікаційних характеристик типових посад осіб рядового і начальницького складу державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації україни», що затверджен і введен в дію наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 08.08.2009 № 171. Погоджено Міністерством праці та соціальної політики України 10 липня 2009 року.
Статус документа — ‘діючий’ .

Предисловие к должностной инструкции

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность «Старший делопроизводитель» относится к категории «Технические служащие».

1.2. Квалификационные требования — неполное высшее образование соответствующего направления подготовки по образовательно-квалификационному уровню младшего специалиста. Стаж работы по специальности не менее 1 года.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
— Конституцию Украины, акты законодательства, касающиеся службы и деятельности органа Госспецсвязи, Дисциплинарный устав, другие нормативно-правовые акты, методические и другие руководящие материалы по организации и ведению делопроизводства;
— практику применения законодательства по вопросам, относящимся к его компетенции;
— инструкции по делопроизводству;
— нормативные стандарты системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы государственного управления и права;
— виды и формы отчетности;
— правила служебного этикета;
— соответствующие профессиональным задачам средства программного обеспечения;
— правила охраны труда и противопожарной защиты. Должен владеть государственным языком.

1.4. Назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Организует работу, связанную с обработкой зарегистрированной документации в органе Госспецсвязи.

2.2. Контролирует прием и регистрацию корреспонденции.

2.3. Согласно резолюций и приказов руководства передает документы на исполнение.

2.4. Осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Обеспечивает отправку соответствующей документации адресатам.

2.6. Ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.7. Организует подготовку и сдачу в архив соответствующей документации, составляет описи дел, поступающих на хранение в архив.

2.8. Обеспечивает хранение служебной документации.

2.9. Несет ответственность за операции с базами данных на компьютерном оборудовании (введение, обработка, накопление, систематизация, вывод информации).

2.10. Контролирует готовность к работе компьютерного оборудования.

2.11. Управляет режимами работы периферийного оборудования в соответствии с заданиями (подготовка текстовых и графических документов, таблиц, перечней, списков и т.д.).

2.12. Докладывает о выявленных отклонениях от установленных норм функционирования компьютерного оборудования.

2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

Старший делопроизводитель (секретное делопроизводство) имеет право:

3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Старший делопроизводитель (секретное делопроизводство) несет ответственность за:

4.1. Невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Читайте так же:  Госдума о статусе многодетных семей

4.3. Разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5. Специализация

5.1. Имеет право: получать в соответствии с установленным порядком информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей; вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию соответствующей работы; принимать участие в совещаниях, собраниях, семинарах по вопросам, относящимся к его компетенции.

Передмова до посадової інструкції

0.1. Документ набирає в чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документу: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ узгоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Періодична перевірка даного документу здійснюється з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада «Старший діловод» відноситься до категорії «Технічні службовці».

1.2. Кваліфікаційні вимоги — неповна вища освіта відповідного напряму підготовки за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста. Стаж роботи за фахом не менше 1 року.

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
— Конституцію України, акти законодавства, що стосуються служби та діяльності органу Держспецзв’язку, Дисциплінарний статут, інші нормативно-правові акти, методичні та інші керівні матеріали з організації та ведення діловодства;
— практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції;
— інструкції з діловодства;
— нормативні стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
— порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
— основи державного управління та права;
— види та форми звітності;
— правила службового етикету;
— відповідні фаховим завданням засоби програмного забезпечення;
— правила охорони праці та протипожежного захисту. Повинен володіти державною мовою.

1.4. Призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).

1.5. Підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Під час відсутності, заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов’язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов’язки

2.1. Організовує роботу, пов’язану з обробкою зареєстрованої документації в органі Держспецзв’язку.

2.2. Контролює приймання та реєстрацію кореспонденції.

2.3. Відповідно до резолюцій та наказів керівництва передає документи на виконання.

2.4. Здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.5. Забезпечує відправлення відповідної документації адресатам.

2.6. Веде облік отриманої та надісланої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.7. Організовує підготовку та здавання до архіву відповідної документації, складає описи справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.8. Забезпечує зберігання службової документації.

2.9. Несе відповідальність за операції з базами даних на комп’ютерному устаткуванні (введення, опрацювання, накопичення, систематизація, виведення інформації).

2.10. Контролює готовність до роботи комп’ютерного устаткування.

2.11. Керує режимами роботи периферійного устаткування згідно із завданнями (підготовка текстових і графічних документів, таблиць, переліків, списків тощо).

2.12. Доповідає про виявлені відхилення від установлених норм функціонування комп’ютерного устаткування.

2.13. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.14. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.

Старший діловод (секретне діловодство) має право:

3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.

3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.

4. Відповідальність

Старший діловод (секретне діловодство) несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

5. Спеціалізація

5.1. Має право: отримувати згідно з установленим порядком інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків; вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення відповідної роботи; брати участь у нарадах, зборах, семінарах з питань, що належать до його компетенції.

Источники


  1. Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.

  2. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.

  3. Энциклопедия будущего адвоката: моногр. ; КноРус — М., 2012. — 1000 c.
  4. Исследования по истории и теории развития авиационной и ракетно-космической науки и техники: моногр. . — М.: Наука, 2011. — 264 c.
  5. Тихомиров, М. Ю. Защита жилищных прав. Комментарии, судебная практика, образцы документов / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 144 c.
Должностная инструкция старшего инспектора делопроизводителя пример
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here