Если расшифровка подписи не соответствует подписанту

В документе отсутствует расшифровка подписи

Расшифровка подписи в документах как правильно

» Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений. Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности.

Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

В подтверждающих документах не расшифрована подпись.

Суд отказал во взыскании задолженности, но истец успешно обжаловал решение

Автор: Старикова Снежана Александровна Регион: Республика Хакасия, г.

Абакан Должность: юрист, ООО Промсервис Область права: Договорные отношения, Процесс Порядок решения проблемы: Судебный№ дела А74-3542/2010Суть дела Между ООО «Строй-Сити» (генподрядчик) и ООО «Промсервис» (субподрядчик) был заключен договор подряда на установку приборов учета в многоквартирных домах (согласно проектно-сметной документации с обязательным изготовлением проектного решения).

Субподрядчик надлежащим образом исполнил все обязательства по договору, а генподрядчик оплатил только часть задолженности.

Как правильно подписывать документы

17033 Содержание страницы Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

1. А если подписываться должны сразу несколько лиц?
2. Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
3. Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?

Расшифровка подписи. Как правильно подписывать документы

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы.

В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах (Сормова А.)

Дата размещения статьи: 21.07.2014Подпись — это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры. Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС.

Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной.Основная проблема применения собственноручной подписи — человеческий фактор.

Подписываем документы «за дядю»

Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование приставок-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее (см. Пример 1). Является ли это ошибкой?

Попробуем разобраться. Пример 1 Сомнительные варианты оформления подписи заместителя Генералов за отсутствующего генерального директора Рюрикова СвернутьПоказать Подписываем документы с преамбулой (договор и др.) Любые договоры должны подписываться с указанием реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица.

Тогда у заместителя мы сразу укажем его «родную» должность и данные доверенности, на основании которой он подписывает документ: Пример 2 Преамбула и подпись на договоре СвернутьПоказать Сказанное выше справедливо не только для договоров,

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжение. Начало в № 6 за 2012. Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Расшифровка подписи

26 юристов сейчас на сайте 3358консультаций за 24 часа Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону 8 800 505-91-11, юрист Вам поможет Имеет ли силу в суде расписка напечатанная на компьютере с подписью и расшифровкой? Да, имеет. Если речь идет о договоре займа, обязательно должна присутствовать фраза, что денежные средства получены заемщиком!

такая форма оформления вполне допустима. Полагаю у вас расписка о займе?

[2]

Если да, и если соблюдены требования договора займа, то расписка имеет силу документа.

Документы необходимо изучать для полной консультации. Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет: Бесплатно с мобильных и городских Бесплатный многоканальный телефон Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможет Если расшифровка подписи на документе не соответствует подписи лица подписавшего окумент.

Нет расшифровки подписи есть только сама подпись

Да, возможно приемку товара по данной накладной считать надлежащей, особенно если была оплата.

Указанного вывода придерживается суд (см.

определение ВАС РФ от 11.07.2013 № ). Суд исходил из того, что из представленных в материалы дела платежных поручений следует, что принятый по спорным накладным товар частично оплачен, а отсутствие в товарных накладных расшифровки подписи лица, принявшего товар, его должности (при наличии печати общества) являются лишь недостатками в оформлении товарной накладной, не свидетельствующими об отсутствии факта передачи товара.

В некоторых случаях суд решает, что поставка не доказана из-за отсутствия в накладных расшифровок подписей и должностей подписантов, несмотря на наличие печати покупателя (постановления ФАС ПО от 18.09.2013 по делу № , МО от 02.04.2012 № , СЗО от 13.01.2011 № ).

Если расшифровка подписи не соответствует подписанту

Нормативно-правовые акты не содержат никаких указаний и не приводят никаких образцов подписей. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» предлагает следующие определения:

• подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
• подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Однако это понятие («подпись») в данном документе не детализируется. Тем не менее, в гражданском обороте при совершении сделок, для которых законом или соглашением сторон установлена письменная форма, оно имеет важное правовое значение.

По общему правилу сделка в письменной форме (простой или нотариальной) должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами ( п. 1 ст. 160 ГК РФ). Следовательно, отсутствие подписи под таким документом представляет собой нарушение письменной формы сделки, что приводит к следующим последствиям:

1. лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства ( п. 1 ст. 162 ГК РФ);
2. влечет недействительность сделки в случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

Из п. 3 ст. 160 ГК РФ следует, что подписание документа означает собственноручное проставление подписи. При этом в российском законодательстве не содержится определения этого термина. Словарь С.И. Ожегова определяет подпись как собственноручно написанную фамилию, а п. 1 ст. 19 ГК РФ устанавливает, что гражданин по общему правилу приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. Отсюда можно сделать вывод, что подписание документа означает собственноручное написание гражданином своего полного имени (то есть имени, отчества и фамилии). Любое иное или иным способом исполненное обозначение может в соответствующих случаях быть расценено как аналог подписи, что согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ допускается лишь в случаях, прямо указанных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В сложившейся практике в качестве подписи обычно используется аббревиатура (росчерк, обычно проставляемый вместо подписи). Однако исходная цель такого росчерка — не замена подписи, а создание дополнительной защиты подписи от подделки за счет большей сложности при их совместном написании. Таким образом, формально росчерк не является заменой собственноручной подписи и не может рассматриваться как аналог последней.

Исходя из изложенного, руководителям и иным должностным лицам организаций (в том числе и директорам) при совершении юридически значимых действий необходимо проставлять свою полную подпись (безотносительно к образцу подписи в паспорте), то есть собственноручно писать свое полное имя (ФИО), и требовать того же от контрагентов. В дальнейшем это позволит однозначно (или с высокой вероятностью) идентифицировать подписантов.

Если Вы являетесь индивидуальным предпринимателем или директором коммерческой организации, относящейся к малому бизнесу, могу предложить услуги юридического сопровождения Вашего бизнеса (услуги юридического аутсорсинга). Подробнее .

Глава 22. Реквизит «Подпись»

Глава 22. Реквизит «Подпись»

118. Подпись отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.

119. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Заместитель Председателя Правительства Калининградской области

Заместитель Председателя Правительства

121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по отношению к самой длинной строке.

122. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

123. При оформлении документа на бланке должностного лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

124. При подписании документа несколькими должностными лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.

125. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Временно исполняющий обязанности начальника Административного управления Правительства Калининградской области

> Реквизит «Гриф согласования документа»

Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Подписываем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 7

В настоящее время форме документов уделяется все больше внимания. Это не случайно: любому документу необходимо придать юридическую силу, что без обязательных реквизитов невозможно. Одним из обязательных реквизитов является подпись на документе. О правилах ее оформления расскажем в данной статье.

В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу:

— наименование организации — автора документа и ее код;

— наименование документа и его код;

— подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ;

— местонахождение организации — автора документа или ее почтовый адрес.

на организационно-распорядительных документах

Термин «подпись» в различных словарях трактуется по-разному. Обобщим толкования: подпись — это фамилия автора, собственноручно написанная им под текстом документа или письма, которая при наличии всех других требуемых реквизитов придает силу документам и правовым актам. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).

В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.

Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

│ООО «Сосновый бор» Стрелкова А.Р. Стрелкова│

Если документ оформляется на бланке организации, должность указывается сокращенно, то есть без наименования организации.

│Директор Печников М.В. Печников│

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

│ ЗАО «Партнер» Федоров Н.А. Федоров│

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

│Директор Маркелов Л.И. Маркелов │

│Начальник отдела продаж Панкратов А.Д. Панкратов│

Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.

│Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров │

│Панкратов А.Д. Панкратов Прыгина Е.С. Прыгина│

В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением.

│Председатель комиссии Шнитников В.Д. Шнитников │

│Члены комиссии Соколова А.Н. Соколова │

│ Польских Е.Г. Польских │

Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.

При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается.

│Председатель Зорин Г.И. Зорин │

│Секретарь Лисова П.Д. Лисова│

Иногда в организациях уже заготовлены бланки с обозначением должности подписывающего документ. В отсутствие последнего подпись может поставить или замещающее его, или исполняющее его обязанности лицо. Многие в таком случае ставят косую черту перед наименованием должности или пишут предлог «за» — это недопустимо. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, отмечено: . если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»).

Оформляем подпись в трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки предусмотрено место для подписи ее владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Поскольку бланк трудовой книжки требует, чтобы подпись была проставлена разборчиво, рекомендуем специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, вместо личной подписи аккуратно писать свою фамилию.

Форма утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

│ │ Дата │Сведения о приеме на │Наименование, дата │

│ ├─────┬─────┬─────┤работу, переводе на другую│и номер документа, │

│ │ │ │ │постоянную работу, │на основании │

│ N │ │ │ │квалификации, увольнении │которого внесена │

│записи│число│месяц│ год │(с указанием причин и │запись │

│ │ │ │ │ссылкой на статью, пункт │ │

│ │ │ │ │ Инспектор отдела кадров │ │

│ │ │ │ │ Смолина (Л.Е. Смолина) │ │

Если необходимо сделать запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке во время отсутствия лица, ответственного за ее ведение (например, находится в отпуске или болеет), руководитель может самостоятельно оформить работнику трудовую книжку. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, ему следует издать приказ, где указать ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица. Лучше всего назначить лиц, которые будут замещать работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек, на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

А как заполнять реквизит «Подпись», если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь «индивидуальный предприниматель» — это не название должности)? Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до «ИП»? Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по их заполнению не содержат пояснений по данному поводу, но, поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя.

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Сведения о приеме на
работу, переводе на другую
постоянную работу,
квалификации, увольнении
(с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт
закона)

Наименование, дата
и номер документа,
на основании
которого внесена
запись

Индивидуальный
предприниматель
Занозина (И.Л. Занозина)

После того как кадровый работник заверил своей подписью данные, внесенные в трудовую книжку, работнику необходимо засвидетельствовать своей подписью, что он с этими записями ознакомлен. Вот здесь начинается неразбериха. Иногда кадровики просят, чтоб работник написал: «С записями ознакомлен» — и поставил свою подпись. По нашему мнению, хотя такая формулировка не предусмотрена ни одним нормативным актом, ее использование не будет ошибкой. Однако некоторые кадровики даже не требуют расшифровки подписи работника — это неправильно: подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет идентифицировать лицо, которое ее поставило. А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись. По этим причинам расшифровка подписи нужна обязательно, причем с указанием инициалов.

Можно ли использовать факсимильную подпись?

Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Если электронно-цифровой подписи посвящено несколько нормативных актов, в частности Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ), то в отношении факсимильного воспроизведения подписи в законодательстве существует пробел. Лишь Минфин в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ запретил использовать факсимильную подпись на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. С учетом того, что порядок использования факсимиле действующим законодательством не установлен, оно допускается только при взаимном соглашении сторон.

[3]

Трудовой кодекс тоже ничего не говорит о факсимильной подписи — не разрешает ее использование, но и не запрещает, поэтому в случае возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем и рассмотрения их в суде суд может не принять документы, подписанные таким образом, в качестве доказательств.

Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования. При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.

Использование электронной цифровой подписи

В соответствии со ст. 2 Закона N 1-ФЗ электронно-цифровая подпись может использоваться при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Поскольку в Законе N 1-ФЗ нет исчерпывающего перечня случаев его применения, можно сказать, что он будет действовать всегда, когда речь идет об электронном документе, так как электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом последнего. Расскажем об ЭЦП только вкратце: ее использование на документах, регламентирующих трудовую деятельность работника, практически исключено.

Закон N 1-ФЗ устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.

Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий:

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания;

— подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена;

— электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

ФАС: визуальное сравнение подписей на счетах-фактурах не доказывает, что они завизированы неуполномоченным лицом

Чтобы доказать несоответствие подписей на счетах-фактурах и на учредительных документах, должна быть назначена почерковедческая экспертиза. Если же вывод о подделке сделан на основании визуального осмотра документов, налоговики не вправе утверждать, что подписи недостоверны и снимать на этом основании вычеты по НДС. ФАС Северо-западного округа в очередной раз подтвердил эту позицию (постановление от 18.11.09 № А05-2804/2009).

Суд рассмотрел такой спор. Налоговики не приняли вычеты, доначислили НДС в размере 25 млн. рублей и привлекли фирму к ответственности за неуплату налога по пункту 1 статьи 122 НК РФ. Основание — по мнению ревизоров, подписи руководителя компании-поставщика на счетах-фактурах и других документах не совпадают. При этом отличие проверяющие зафиксировали визуально. Этот прокол налоговиков и позволил компании отбиться от доначислений в суде.

Арбитры указали: счета-фактуры, составленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия НДС к вычету. Если инспекция утверждает, что счета-фактуры подписаны неуполномоченными лицами, именно она должна доказать это. Надлежащим подтверждением может являться лишь экспертное заключение, составленное по результатам почерковедческой экспертизы. В данном случае подобная экспертиза не проводилась. Значит, и оснований для отказа в вычете по НДС и доначислении налога не было.

Заметим, что ранее ФАС Северо-Западного округа уже применял аналогичный подход (например, постановление от 25.01.08 № А21-7738/2006). Такой же позиции придерживаются и судьи в других округах (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.01.08 № А19-9186/07-20-Ф02-12/08).

Подписание и отказ в подписи

Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.

Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.

Подписание документов возможно для документов, расположенных в папках Требующие обработки , Входящие , Исходящие , Внутренние (со статусом Требуется подпись ).

Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:

— это означает, что данный документ обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.

и перечеркнут документ — это означает, что данный документ только что был удален другим пользователем. При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который удалил документ. Можно открыть такой документ, нажав на его название.

Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:

Для подписания (отказа в подписи):

[1]

одного документа — откройте документ, нажав на ссылку с его названием. Откроется страница с документом .

одного или нескольких документов — установите флажки напротив документов.

В случае открытия окна Электронный документооборот , нажмите на кнопку Заполнить заявление , заполните его и отправьте .

Подписать и завершить документооборот ( чтобы подписать документ) ;

При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.

Отказать / Отказать сотруднику в запросе подписи (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или Отказать / Отказать контрагенту в подписи документа (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).

В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.

Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки выбрать.

В окне выбора сертификата установлен флажок Запомнить мой выбор в текущей организации. Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.

Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки выбрать другой при подписании документов либо в личном кабинете.

После подписания статус документа изменится на Подписан .

Если документ был отклонен, статус изменится на В подписи отказано . В окне просмотра документа появится сообщение В подписи отказано, по какой причине и кто отказал .

Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.

Полномочия подписанта: рекомендации по заполнению

Что случилось

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный приказом 155 . Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД. В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.

Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

Основание полномочий (доверия)

Основания полномочий (доверия) организации

Где и когда заполнять полномочия подписанта

1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
2. Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники» .

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

Вы — директор или бухгалтер

Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Исходящий документ

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — не работник организации продавца или покупателя, а работник иной уполномоченной организации. Например, бухгалтер на аутсорсинге или агент

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД)

Исходящий документ

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — индивидуальный предприниматель

Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, читайте в статье в разделе «Особенности формата».

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет признан юридически значимым. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

Откуда взяты рекомендации: нормативная база, требования законодательства

Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

• Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более, что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
• Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Источники

1. 
   Рыжаков, А. П. Защитник в уголовном процессе / А.П. Рыжаков. — М.: Экзамен, 2016. — 480 c.
2. 
   Хутыз, М.Х. Римское частное право; М.: Былина, 2011. — 170 c.
3. 
   20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.
4. Казанцев, С.Я. Информационные технологии в юриспруденции / С.Я. Казанцев. — М.: Академия (Academia), 2012. — 369 c.