Как провести собеседование на личного помощника

Особенности решения вопросов по теме: "Как провести собеседование на личного помощника". Здесь вы найдете полное описание темы и советы профессионалов. Если у вас имеются нюансы на счет которых нужна консультация, то обращайтесь к дежурному сотруднику.

Как пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя»

Успешно и достойно пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя» вовсе не просто, для этого необходимо учесть целый ряд важных нюансов, начиная от внешнего вида и заканчивая ответом на профессиональные вопросы.

Касательно принятого в подобных случаях дресс-кода сказано немало, и соблюдение правил аккуратности, сдержанности гардероба и стилевого направления являются непреложными истинами.

Значительно большее значение будут иметь манера поведения и речь – критерии, создающие первое впечатление работодателя о потенциальном кандидате.

Следует помнить, что соискатель должности помощника руководителя должен быть досконально знаком со спецификой отрасли предприятия, и если его образование не вполне соответствует направленности организации, то необходимо восполнить пробелы в знаниях заведомо.

Чтобы результативно пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя», необходимо убедить главу предприятия не только в своей профпригодности, но и готовности активно и плодотворно работать в команде и выдерживать серьезные нагрузки.

Кроме того, руководителю, как непосредственному начальнику, будет крайне важно удостовериться в надежности, сдержанности и добропорядочности кандидата, которому по долгу службы придется вникать в серьезнейшие и, возможно, секретные аспекты работы предприятия, иметь хорошую память, быть предельно честным в отношениях с шефом, тонко разбираться в людях, быть связующим звеном между администрацией и рядовыми сотрудниками и выполнять задания самой различной направленности.

Необходимо убедить потенциального работодателя в готовности стать ему, если придется, «родной матерью», опорой, советчиком, а также в своей деликатности и способности при любых обстоятельствах сохранять субординацию.

Как провести собеседование на личного помощника

Подбирая кандидатуру на должность помощника руководителя, не стоит забывать народную мудрость о том, что «свита делает короля».

«Требуется: молодая женщина, а лучше — мужчина, возрастом от 21 до 30 лет, с высшим образованием, презентабельной внешности (насколько можно таковой обладать в 20 лет) и свободно владеющий английским языком».

Примерно такими описаниями пестрят заявленные вакансии на должность помощника руководителя. От этого человека скорее требуется жизненный опыт, нежели опыт работы, — забронировать номер в отеле, купить билеты, отвечать на звонки, составлять расписание для босса, вовремя сообщать о предстоящих встречах и т.д.

При весьма незамысловатых требованиях боссы хотят видеть в роли своего помощника человека, обладающего жизненной мудростью, свойственной людям лет 60-ти, и здоровьем и работоспособностью, свойственными юному возрасту. Видимо, поэтому найти такого помощника весьма трудно.

Как вы яхту назовете — так она и поплывет

«Классный помощник руководителя — настолько редкий фрукт, что боссы часто водят их из компании в компанию, обеспечивая работой на долгое время. Но это только одна из причин, по которым профессиональные помощники большая редкость, — считает Маргарита Новикова, аккаунт-менеджер кадрового агентства SDStaff (штат — 25 чел.). — Вторая проблема — несоответствие требований, предъявляемых к кандидату и статусу помощника. Ведь часто люди воспринимают помощника руководителя как простого секретаря. И многие амбициозные и достойные кандидаты считают просто ниже своего достоинства принимать участие в конкурсе на такую должность».

Это несоответствие, по мнению наших экспертов, приводит к еще одной проблеме при поиске нужного человека.

«Год назад мы искали помощника для нашего босса. Хотели найти человека, который через определенное время должен был возглавить новый отдел. Поэтому требования у нас были достаточно высокие, — рассказывает Анна Головешко, руководитель отдела по работе с персоналом компании FBranner (финансовый консалтинг, штат — 60 чел.) — После того, как мы дали объявление, то были просто засыпаны огромным количеством резюме и провели немало собеседований. Но достойного кандидата так не нашли. И часто удивлялись, почему на вакансию откликаются люди, которые явно не соответствуют уровню помощника руководителя. Оказалось, что люди под словом «помощник» понимают «секретарь». И даже студенты с минимальным опытом работы полагали, что вполне могут занять эту должность».

Кстати, просматривая вакансии на должность помощника руководителя, мы тоже заметили, что работодатели не оговаривают специально, кого ищет компания: секретаря в приемную или действительно помощника. При одинаковом названии и схожих требованиях в объявлениях реальные функциональные обязанности и мера ответственности у этих людей разная. Поэтому на вакансии часто откликаются совсем не те люди, которых ищет организация.

Елена Мищенко, директор кадрового агентства «Персонал Люкс» (Харьков, штат — 20 чел.), согласна, что некорректное прописывание вакансии значительно усложняет поиск. «Многие компании считают, что красивые названия должности каким-то образом завлекают ярких кандидатов. Это, конечно, так (при условии соответствующей оплаты). Однако не стоит забывать, что найти человека — это полдела, нужно еще и удержать специалиста. Как только человек поймет свои функциональные обязанности, которые не соответствуют должности, то он откажется от вашего предложения.

Наши специалисты по подбору персонала рекомендуют использовать разные методы поиска в зависимости от того, ищете ли вы секретаря или помощника. «Если вам нужен секретарь, достаточно оставить объявление в газете или на специализированных сайтах. Я бы еще посоветовала расширить поиск до студентов старших курсов. Сегодня студенты хорошо владеют компьютером и оргтехникой. К тому же они более старательны и менее привередливы, чем уже опытные сотрудники. Да и запросы по зарплате у них ниже, — советует Маргарита Новикова. — Если же вы ищете помощника, обратитесь в специализированные агентства. Они гарантируют вам правдивые рекомендации претендента, а значит, и его благонадежность.

Мужчины против женщин

Традиционно считается, что должность помощника руководителя и тем более секретаря — женская участь. Однако на практике оказывается, что спрос на помощников-мужчин намного выше, чем на женщин.

«Поскольку деятельность помощника руководителя связана с тесным контактом с боссом, то во избежание морально-этических проблем некоторые компании хотят видеть на этой должности мужчину».

Владимир Загребельный, директор фирмы «Укрстройпоставка» (штат — ок. 70 чел.), из личного опыта советует брать помощником мужчину в случае, если в функциональные обязанности входит взаимодействие с другими сотрудниками, донесение до ведома сотрудников приказов босса и контроль над их выполнением. Особенно, если это производственные или строительные компании, где 90% персонала — это мужчины. Кроме того, если деятельность босса сопряжена с постоянными поездками, в которых его должен сопровождать помощник, то женщина здесь тоже не подойдет.

Определяя пол будущего помощника, руководители часто совершают ошибку, следуя стереотипам, считает Иван Вачков, психотерапевт Центра психологии «Психея». «Босс, ищущий себе фактически заместителя, который позже возьмет на себя некоторые функции, предпочитает мужчин. Если же это секретарская должность — то женщину. Но, подбирая себе нужного кандидата, руководителю стоит помнить, что женщины сегодня далеко не лишены амбиций, и если вы не готовы предложить даме дальнейшую перспективу роста, то не стоит выбирать амбициозного человека. Иначе вы будете обречены постоянно менять своего помощника.

Читайте так же:  Добавятли донорские

Наш эксперт-психолог советует специалистам по персоналу учитывать также и стереотипность мышления самих кандидатов. Стоит помнить, что мужчины не воспринимают слова «секретарь», «ассистент», «личный помощник»— это задевает их самолюбие. Просто «помощник» будет самым оптимальным вариантом.

Цена вопроса

Зарплатная вилка для помощников велика: от $300 до $1000. В первую очередь размер оплаты зависит от функциональных обязанностей такого человека. Если они ограничиваются секретарскими функциями, то больше $450-500 предлагать не стоит. Если же помощник является фактически правой рукой босса, то ему предлагают порядка $1000, а то и больше, хотя это редкость.

«Наша статистика показывает, что в нижней части «зарплатной вилки» больше женщин, в верхней — мужчин. Компании изначально предлагают мужчинам где-то на $300 больше. Справедливо это или нет, но компании вынуждены идти на такой шаг. Мужчин, готовых работать в этой сфере, мало, а спрос на них с каждым годом все больше», — говорит Елена Мищенко.

Региональные отличия в зарплатах распространяются только на секретарей. Если в городах-миллионниках они получают $350-500, то в небольших городах Украины — $100-200. А вот зарплаты помощников руководителя не особо зависят от региона. Наши эксперты связывают это с тем, что на периферии позволить себе должность помощника руководителя могут только крупные и, само собой, богатые компании.

Значительная разница есть и в дополнительном стимулировании секретарей и помощников руководителей. Специалисты первой категории довольствуются общими для всех сотрудников фирмы привилегиями, но иногда обделены и в этом, поскольку считаются низкоквалифицированными и легкозаменимыми сотрудниками. Вторая же категория — помощники руководителя — как правило, получает дополнительные привилегии от компании.

Оксана Лебедева, помощник руководителя маркетингового агентства CMG (штат — 60 чел.), утверждает, что нет единой схемы поощрения помощников — все зависит от руководителя. «Часто общаясь с «себеподобными» по работе, я знаю, что из наиболее распространенных привилегий для помощника можно назвать личные премии босса за хорошо выполненную работу; возможность пользоваться служебным автомобилем, если он не нужен начальнику; дополнительные командировочные и свободное время в командировках; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни, когда босс сам отсутствует или не нуждается в своем помощнике».

«Руководителям стоит помнить, что подобные преференции — это необходимость, а не роскошь. Поскольку помощники, как правило, работают на одном уровне с боссом, в ненормированном режиме, обычно в состоянии стресса, поскольку вынуждены выполнять несколько поручений сразу. И все это куда за меньшие деньги, чем сам босс», — говорит Маргарита Новикова. Наш эксперт, помимо перечисленного, советует сделать некоторые поблажки для женщин, которые находятся в постоянных командировках с боссом. Например, в виде дополнительного выходного дня после поездки. Это компенсирует постоянные разлуки с родными и поможет избежать «бунта» со стороны последних.

Личная совместимость

Требования к навыкам претендентов достаточно лаконичны и просты: высшее образование, опыт работы, знание ПК, оргтехники, делопроизводства и английского языка. Проверить наличие этих знаний не составляет труда. Достаточно взглянуть на диплом соискателя, попросить рекомендации с прошлого места работы, дать текст для перевода или пообщаться с претендентом на английском языке.

Куда более жесткие требования касаются личностных качеств, психологических характеристик и знаний делового этикета претендента. Связано это, во-первых, с принципиально важным моментом совместимости босса и помощника; во-вторых, с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на банкетах; в-третьих, с ненормированным рабочим днем и постоянными стрессами.

Оксана Лебедева поделилась своим опытом прохождения собеседования на должность помощника руководителя, где проверялось знание делового этикета. «Одно из собеседований проводилось в ресторане. Хотя я об этом не знала и не была готова к такому. Меня просто отвезли в дорогой ресторан, предложили заказать блюда и наблюдали. Позднее к нам присоединился еще один человек. И мне пришлось обедать в группе незнакомых людей, которые говорили на темы, в которых я хорошо разбираюсь, делая, как оказалось, заведомо грубые ошибки в цифрах. Они наблюдали за моей реакцией, — рассказывает Оксана. — Конечно, я пережила стресс, но объективно — это хороший способ увидеть человека в действии. Он, может, покажется поначалу излишне затратным, но могу точно сказать: претенденты вряд ли будут заказывать много».

Проверить знание делового этикета — это еще не все. Главное — помнить, что помощник руководителя весьма специфическая должность. При всей ее важности человек, который ее занимает, по сути лишен высокого социального статуса, положения в компании и в обществе.

«Важно выбирать человека, с одной стороны, не лишенного амбиций, а с другой —который знает свое место, не тщеславного. Ведь он должен постоянно держаться в тени своего босса. Это как хороший дворецкий — его не видно, но он всегда к твоим услугам. Чтобы выяснить, является ли кандидат таким человеком, можно провести психологические тесты. Естественно, для этого потребуется помощь профессионала, — говорит Иван Вачков. — Главное — не выбрать демонстративного человека. Таких видно сразу на собеседовании: они все время говорят «я» и постоянно хвастаются, используя «цветистые» обороты в своем рассказе. Многие воспринимают такое красноречие как уверенность в себе, на самом деле такой человек — заведомо провальная кандидатура».

С помощью психологического тестирования возможно выявить и другие необходимые личностные качества, такие как коммуникабельность, уверенность в себе, стрессоустойчивость, гибкость. Это еще одна причина, по которой стоит обратиться в специализированное агентство или воспользоваться помощью специалиста-психолога.

Проверить стрессоустойчивость и умение «выкручиваться» из сложных ситуаций возможно, даже не прибегая к тестовым методикам. Иногда боссы дают потенциальным помощникам задание договориться о встрече с высокопоставленным человеком, который заведомо откажется. Босс может увидеть, какие возможные действия предпринял претендент, какие варианты решения проблемы предлагает, насколько готов к поражению и т.д.

Главной проблемой для помощника руководителя может стать психологическая несовместимость этих людей. Поэтому рекрутеры советуют руководителям обязательно принять участие в собеседовании. Только при личном контакте люди интуитивно могут почувствовать, смогут ли они работать в одной команде.

А проверить надежность кандидата, который должен уметь «держать язык за зубами», можно, задав вопрос о промахах и ошибках прежнего босса. Вряд ли разумный человек начнет живописать на подобную тему.

Как отличить подделку:

  • Поскольку сами специалисты по персоналу не разделяют секретаря и помощника руководителя, необходимо тщательно проверить прежний опыт претендента.
  • Тщательно изучите реальные причины смены работы. Помощник руководителя — достаточно привилегированная фигура для босса. И тот факт, что босс отпустил свою «правую руку», говорит о возможных проблемах именно с претендентом.
  • Статистика показывает, что среди помощников руководителя много верных людей, которые остаются преданными прежнему «хозяину». Брать помощника руководителя, раньше работавшего на конкурентов, — большой риск.
Читайте так же:  Аттестация сотрудников после испытательного срока

Источник: Власть Денег

другие советы по теме:

вакансии, кадры, помощник, руководитель

Написать комментарий

Не нужно писать комментарий с целью размещения ссылки на какой-либо сайт. Все подобные сообщения будут удалены незамедлительно. Ваш аккаунт может быть заблокирован модераторами, а сообщение — удалено, если оно будет содержать мат, оскорбление других участников или сайта, проявления расизма или нацизма.

Для отправки комментариев необходимо авторизоваться на сайте или пройти регистрацию, в случае если вы еще этого не сделали.

Вы сможете комментировать, голосовать и добавлять интересные советы, задавать вопросы, получать и давать ответы, знакомиться и общаться с новыми друзьями и многое другое.

5 необходимых навыков для идеального персонального помощника

5 необходимых навыков для идеального персонального помощника

Существует стереотип, что персональный помощник носит документы на подпись и варит кофе. На самом деле эта должность подразумевает много разных умений и навыков, которым нужно специально учиться. Зато тем, кто одолеет эту непростую науку практически гарантирован карьерный взлет, потому что персональный помощник умеет все.

Документооборот и ведение офиса

Оформление документов, архивация, ведение деловой переписки, обеспечение жизнедеятельности офиса — это только малая часть того, что должен уметь персональный помощник.

Он должен быть в курсе всего: от любимого сорта кофе руководителя до порядка закупки канцелярии.

Но и это еще не все: личный помощник занимается организацией деловых поездок, ведет расписание руководителя, назначает встречи, а иногда решает и бытовые вопросы — от организации отпуска до заказа продуктов домой.

“Личному ассистенту не обойтись без таких качеств как чувство такта, стрессоустойчивость, способность быстро учиться и коммуникабельность, — отмечает Танзиля Гарипова. — Прикладным наукам можно научиться. Но придется постараться. Позиция персонального помощника хорошо оплачивается и дает большие перспективы на будущее, однако легко не будет”

Маркетинг, продажи, SMM

Личный помощник должен не просто в общих чертах представлять, чем занимается компания, а быть в курсе всех деталей. Умение презентовать и продать продукт более, чем приветствуется. А для этого придется разобраться и в самом продукте, и в его отличиях от конкурирующих брендах, и в рынке в целом. Не случайно персональные помощники иногда переходят на должности директоров по маркетингу, продажам или пиар.

Ведение социальных сетей (и уж тем более отслеживание публикаций и комментариев там) тоже становится частью работы персонального помощника. Еще чаще он занимается продвижением личного профиля руководителя. Тут никак не обойтись без базовых знаний в области SMM.

“Выставляйте своего ассистента как копию самого себя, т.е. представляйте компании не просто, как «шестерку», а как свою тень, превозносите его” — рекомендует руководителям Танзиля Гарипова. “Тени” же руководителя время от времени придется представлять его на переговорах и встречах.

Чтобы не подвести работодателя и оправдать высокое доверие, необходимо владеть не только знаниями о бизнес-процессах в компании и продуктах, но и о техниках переговоров. Базовые знания в психологии и конфликтологии тоже не будут лишними.

Пожалуй, главный навык хорошего личного ассистента. Ведь его задача не только грамотно выстроить рабочий график руководителя на месяцы вперед, но и не забыть про свои задачи и планы.

Занятость персонального помощника предполагает полную погруженность в дела руководителя. Поэтому чтобы оставалось время на личную жизнь, нужно уметь виртуозно распоряжаться временем.

Чем больше бизнес, тем подвижнее может быть график руководителя. Простого варианта тайминга встреч и мероприятий на день с ранжированием дел по степени важности будет недостаточно. Личный ассистент будет гибко менять расписание шефа, самостоятельно определяя важность того или иного события.

Безупречное знание правил делового этикета позволяет в любой ситуации чувствовать себя уверенно. А правил в нем много. По сути, он регламентирует каждое взаимодействие в рамках делового общения: знакомство с партнерами, деловую переписку, внешний вид и даже преподнесение сувениров на общепринятые праздники.

У крупных чиновников и первых лиц государства есть службы протокола, которые отслеживают соблюдение всех регламентов и требований безопасности на мероприятиях. Личный ассистент, безусловно, должен быть в курсе всех нюансов протокола.

Сейчас на московском рынке вакансий личному ассистенту предлагают зарплату от 50 до 100 тысяч рублей. Чем лучше идут дела у компании, тем больше заработок персонального помощника. «Я всегда рекомендую руководителям поощрять работу своего ассистента, — говорит Танзиля Гарипова. — Это могут быть премии, подарочные сертификаты или еще что-то нужное и приятное. Ведь руководитель и ассистент знают друг о друге больше, чем некоторые близкие родственники друг о друге. Скажу честно, должность персонального помощника подходит не всем, но те, кто сможет этому научиться, может достичь значительных карьерных высот».

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Собеседование секретаря: как выбрать лучшего помощника

Расскажем, как организовать собеседование секретаря, о чем спрашивать офис-менеджера и как HR-у оценить качества и навыки кандидата. Бонус — образцы нужных документов.

Материалы по теме:

Какие требования установить при подборе секретаря и ассистента

На манеры, коммуникативные навыки и внешний вид секретаря будут обращать внимание и сотрудники, и клиенты, и партнеры компании. Он как визитная карточка организации или лицо компании, миновать общения с которым сложно, а иногда и вовсе нереально. А секретарь-референт, помимо всего прочего, должен хорошо разбираться в принципах и специфике работы организации, а также уметь находить общий язык с непосредственным руководителем.

Сотрудник должен в целом соответствовать должности, разбираться в основных функциях, уметь работать с документацией, знать особенности работы руководителя. Кроме того, он постоянно общается с людьми, поэтому высокий уровень грамотности просто необходим. Он должен одинаково хорошо владеть устной и письменной речью.

Образец должностных обязанностей, на основании которых можно формулировать требования к секретарю:

Качества, без которых сотрудник не сможет выполнять должностные обязанности:

  1. неконфликтность;
  2. коммуникабельность, умение доброжелательно и тактично общаться с людьми;
  3. пунктуальность и хорошая память;
  4. наличие организаторских способностей;
  5. ответственность и дисциплинированность;
  6. эмоциональная устойчивость и внимательность.

Включите в обязательные требования:

  1. знание английского языка или любого другого, если компания работает со странами мира;
  2. владение ПК, умение работать с ПО;
  3. знание кадрового делопроизводства.

Не надейтесь, что найдете уникального сотрудника, который сможет заменить любого специалиста в период его отсутствия. Чем выше требования вы устанавливаете, тем больше должна быть зарплата. Тогда увеличится шанс найти образованного и эрудированного секретаря или офис-менеджера.

План собеседование на должность секретаря

Работа секретаря в условиях современного офиса требует высокой стрессоустойчивости и хороших навыков работы с компьютером, поэтому любая специальная подготовка (курсы секретарей) и наличие практического опыта приветствуются. Начинайте общение с кандидатом на должность секретаря с изучения резюме и рекомендаций с предыдущих мест работы. В первую очередь анализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста.

Читайте так же:  Госпрограмма для молодежи в деревне

План подбора кандидата на должность секретаря

  • Изучения резюме соискателя;
  • Изучите рекомендации с предыдущих мест работы (если есть);
  • Проанализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста;
  • Пригласите потенциального кандидата на собеседование.

После первичного отбора кандидатов наиболее перспективных соискателей следует пригласить на собеседование: на работу секретарем часто устраиваются люди, не обладающие необходимыми для такой должности чертами характера, поэтому задача рекрутера заключается в отклонении таких кандидатур после личной встречи и беседы.

Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.

Совет: проведите метапрограммное интервью, чтобы отобрать профессионального секретаря, который справится даже со сложными задачами.

Метапрограмма «Вид референции»: интерпретация

Как проходит собеседование на должность секретаря

Если начальнику требуется секретарь-референт, настройтесь на длительное и непростое собеседование. Учитывайте, что помощник руководителя, соответствующий всем требованиям работодателя, считается редкой птицей, поэтому найти его — большая удача для рекрутера. Кандидат, претендующий на такую должность, должен обладать не только всеми присущими хорошему секретарю навыками, но и разбираться в специфике работы компании, а также, что немаловажно, находить общий язык с руководителем.

Видео (кликните для воспроизведения).

Соответственно, в анкету добавляют новые вопросы. На собеседовании помощник руководителя должен продемонстрировать:

  • умение правильно расставлять приоритеты в работе,
  • соответствие стандартам корпоративной культуры,
  • знание хотя бы одного иностранного языка,
  • вовлеченность в бизнес-процесс.

Чтобы понять, сработается ли претендент со своим непосредственным начальником, определите темперамент руководителя и потенциального секретаря, проанализируйте их сочетаемость. После того, как первое собеседование на вакансию секретаря отсеет заведомо неподходящих кандидатов, проведите вторую встречу вместе с руководителем: личное взаимодействие поможет разрешить все сомнения.

Типы темпераментов по типологии DISC: как с ними сработаться

Вопросы для собеседования на должность секретаря

Чтобы понять, насколько кандидат подходит на должность секретаря, рекрутер предлагает ему ответить на ряд вопросов. Включите в анкету как стандартные вопросы, так и дополнительные, которые составьте самостоятельно.

Используйте в работе

Обычно задают такие вопросы секретарю на собеседовании.

Группа вопросов на собеседовании секретаря для определения уровня организованности кандидата:

  1. Возникают ли у вас конфликты дома или на работе из-за невыполнения домочадцами или сотрудниками обещаний или игнорирования своих непосредственных обязанностей?
  2. Есть ли у вас практический организаторский опыт, и если да, то в какой сфере?
  3. Как вы планируете свой рабочий день (неделю)?
  4. Можете ли вы параллельно выполнять несколько разноплановых задач?

Вопросы, выявляющие особенности характера и восприятия человека:

  • Готовы ли вы тратить свое время на обучение, если возникнет потребность в получении новых знаний?
  • Если вы вступаете в конфликт с другим человеком, что чаще всего служит поводом?
  • Приходилось ли вам выполнять рабочие обязанности в свободное от работы время? Как вы к этому относитесь?
  • Легко ли вы переключаетесь на другую работу?
  • Что вы предпочитаете читать – книги или периодику?
  • На что вы обращаете внимание при первой встрече с человеком? Запоминаете ли мелкие детали?
  • Что может вывести вас из равновесия или обидеть?

И наконец, вопросы на собеседовании секретаря для получения информации о коммуникативных способностях соискателя:

  1. Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
  2. С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
  3. Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
  4. Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
  5. Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?

Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.

Чтобы собеседование на должность секретаря прошло с максимальной отдачей, не превращайте общение с соискателем в «игру в одни ворота»: обязательно ознакомьте его с основной информацией о компании, должности, которую он хочет занять, и основных функциях секретаря в вашем офисе. Оставьте немного времени для ответов на вопросы кандидата (а если он действительно внимательный и ответственный человек, они у него наверняка возникнут).

Не забывайте обращать внимание на внешний вид секретаря на собеседовании. Секретаря или офис-менеджера воспринимают как «визитную карточку» компании, поэтому опрятность и располагающий внешний вид в сочетании с грамотной речью не менее важны, чем умение пользоваться оргтехникой и держать в памяти недельное расписание мероприятий.

Как подобрать подходящего секретаря или офис-менеджера в

Еще несколько десятилетий назад секретарями работали все, кому не лень. Поэтому будьте готовы, что на собеседовании придут различные соискатели, часть из которых не соответствует современным требованиям. Сразу оценивайте их внешний вид. С теми, кто не соответствует, проводите формальное собеседование. Не отказывайте сразу — лучше проведите интервьюирование со всеми соискателями, затем отберите лучшего, а всем неподходящим отправьте письмо.

Образец письма с отказом в работе

Уделяйте внимание не только образованию, опыту, но и общему представлению о кандидате. Попросите сторонних наблюдателей оценить манеру поведения, общения. Если вы займетесь этим в одиночку, не исключена вероятность, что отсеете идеального кандидата только потому, что именно вам он не нравится. Сугубо личная оценка — то, что мешает рекрутеру.

Не относитесь к процедуре подбора формально. Проверяйте качества, навыки. Желательно оценить стрессоустойчивость, скорость мысли. Устройте небольшую проверку в реальных условиях, в которых предстоит работать сотруднику. Например, если в его обязанности входит телефонное общение, попросите одного из сотрудников выступить в роли разъяренного клиента.

Дополнительно проводите профессиональное тестирование. Проверяйте письменную речь, счетные навыки, знания ПК, иностранного языка, умения работать с ПО. Помните, что лучше показаться дотошным руководителем, чем потом вновь начинать подбор, так как предыдущий претендент вам не подошел.

Каким требованиям должен соответствовать секретарь — решать вам. Составьте профиль должности, пропишите важные качества и навыки, без которых человеку будет сложно выполнять работу или эффективность его труда станет минимальной. Чтобы точно не ошибиться, проведите небольшое анкетирование сотрудников. Спросите у них, как они считают, каким должен быть секретарь или офис менеджер. Проанализируйте ответы, составьте на их основе шпаргалку, а затем начинайте отбор.

Как подобрать личного помощника, помощника руководителя

Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Читайте так же:  Дополнительное соглашение с исполняющим обязанностями директора

Как правило, подобный сотрудник требуется руководителям средних и крупных организаций. В небольших компаниях со штатом до 30-40 человек данную работу могут выполнять сотрудники, секретари или офис-менеджеры в виде отдельных разовых поручений от руководителя.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

планирование рабочего дня руководителя,

взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

чай/кофе руководителю и его гостям;

прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

[1]

информационная поддержка руководителя;

выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.).

Иногда помощник выполняет и личные поручения от своего руководителя:

заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

организация отдыха семьи руководителя;

поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач,

отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/ базы данных.

хорошая/ высокая скорость печати,

четкая дикция, грамотная устная и письменная речь,

навыки ведения деловой переписки, делового общения,

определенные личностные характеристики,

определенная степень владения иностранным языком.

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

Дополнительно можно уточнять, наблюдая за реакцией кандидата, возможность получения устных рекомендаций от предыдущих непосредственных руководителей.

Если руководитель хочет подобрать сотрудника через наше кадровое агентство, мы с удовольствием поможем, так как имеем и опыт и знания подбора подобных специалистов в различные компании. Обратившись в кадровое агентство Pozitiv Staff, вы получите не только профессиональную консультацию по подбору секретаря или личного помощника, но и оперативно подберете специалиста.

Единственное пожелание с нашей стороны – личная встреча представителя нашего агентства с руководителем, к которому будет подбираться личный помощник. Так мы сможем понять, какого именно сотрудника видит на данной позиции руководитель. А передача этой информации через эйчара или другого сотрудника позволит сформулировать лишь общий профиль вакансии, что влечет в свою очередь

Так мы получим «из первых уст» информацию о том, какого сотрудника руководитель видит на данной позиции. Это позволит сократить время на закрытие вакансии и встречаться только с наиболее подходящими кандидатами.

Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе

Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):

Позиция Минимальный уровень Средний уровень Повышенный уровень
от до от до от до
Личный помощник 43 000 56 000 56 000 74 000 74 000 130 000 Личный помощник со знанием иностранного языка 50 000 72 000 72 000 97 000 97 000 200 000

Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/ Административный персонал» составляет 1 среднемесячный доход подбираемого кандидата — это в 2 раза ниже, чем у большинства кадровых агентств на рынке.

Подбираем персонального ассистента

Журнал: Управление персоналом: просто, практично, полезно
Год: 2012
Рубрика: Идеальный кандидат: Требования к должности
В каждой компании есть руководители, и большинству из них необходим персональный помощник. Ведь от его четких, своевременных действий зачастую зависит работа начальника. Поэтому так важно подобрать на эту должность человека, не только знающего дело, но и способного, что называется, почувствовать своего руководителя. Не менее значима и правильная организация труда самого ассистента.
Поиск

Как показывает практика, на данную вакансию лучше всего вести поиск несколькими путями одновременно. Несмотря на кажущуюся простоту рекрутинга (нет прямой зависимости опыта и квалификации от сферы бизнеса, как, например, у сотрудника отдела продаж), процесс часто затягивается, потому что здесь особую роль играет личностная «стыковка» руководителя и помощника. Зачастую этот фактор значительно более важен, чем при подборе работников на другие должности. Кроме того, из-за представительских функций ассистента немаловажную роль играет его располагающая внешность, доброжелательность, манера общения и соответствие стилю компании.

Таким образом, стоит задействовать как можно больше способов поиска:

1. Интернет — довольно эффективен. Опыт показывает, что офисные работники, к которым, совершенно очевидно, относятся и данные сотрудники, чаще пользуются этим ресурсом, чем «полевые» (торговые представители, менеджеры по продажам).

Функции персонального ассистента обычно следующие:

    составление графика работы начальника; организация оптимальных коммуникаций руководи теля с внешним миром и внутри офиса; организации его деловых поездок; координация работы других секретарей (не всегда); административная работа в офисе; представительские функции, взаимодействие с VIР-гостями и партнерами компании; организация различных мероприятий, в частности для гостей и партнеров фирмы; делопроизводство (не всегда, но часто) и многое другое.

[3]

2. Агентства — в большинстве случаев имеют хорошую базу данных по этому типу вакансий, т. к. претендентов на эти должности ищут часто. Так что если позволяет бюджет, то это довольно перспективный вариант.

3. Пресса. Если речь идет о специалисте со знанием английского языка, то хорошо использовать англоязычные издания (типа Moscow Times), потому что многие из свободно владеющих иностранным языком регулярно читают зарубежную периодику, поддерживая свой уровень знаний. В ином случае подойдут специальные журналы и газеты по поиску работы (в зависимости от уровня зарплаты и требований).

4. Специализированная пресса — малоэффективна, но можно использовать издания для секретарей.

5. Рекомендации — принимать их нужно очень осторожно, т. к. велик риск субъективизма.

6. Собственная база — если в компании таких должностей много и поиск уже велся раньше, то «почему бы и нет?».

Читайте так же:  Восстановление утерянного пенсионного проездного

Оценка

На основании опыта оценки кандидатов на позицию персонального ассистента в российские и западные компании автор составила перечень необходимых качеств этого сотрудника и инструментов их оценки. Они объединены в две таблицы, включающие общие и специальные компетенции. Их использование поможет менеджерам по персоналу максимально точно оценить кандидата на вакансию и подобрать такого помощника, который лучше всего подойдет конкретному руководителю.

Адаптация

Как упоминалось выше, работа персонального ассистента включает выполнение представительских функций, постоянное общение с VIP-партнерами и сотрудниками внешних организаций, а также много моментов, связанных с деловым этикетом и культурой компании. Поэтому адаптации стоит уделить особое внимание, сделав акцент в этот период на традициях, принятом стиле общения и этикете.

В связи с тем, что персональный ассистент — это человек, который очень тесно взаимодействует с руководителем, важно, чтобы начальник подробно рассказал о своих ожиданиях. Но ему самому это не всегда бывает удобно сделать, кроме того, иногда со стороны лучше заметны особенности его управления. Поэтому, если в организации есть отдел персонала, HR-специалист должен побеседовать с новичком и объяснить ему специфику менеджмента и стиля работы руководителя.

Мотивация

Такой сотрудник по определению должен быть очень сильно ориентирован на мнение руководителя и его субъективную оценку. Без этого успеха в такой должности не достичь, ведь работа во многом связана с взаимодействием и помощью, направленными на одного человека, которого очень важно избавить от лишних стрессов и «бытовых» забот (решения вопросов с переездами и приемом важных партнеров и гостей, назначения встреч и т. д.). При этом очень часто из-за перегрузок (в первую очередь моральных) первых лиц компании ассистент может получать значительную долю негативных реакций и эмоций шефа (не столько грубость или некорректность, сколько просто недовольное выражение лица, угрюмость и т. д.).

В связи с тем, что работа не предполагает четко измеримых и коммерчески значимых результатов, премирование как объективная и прогнозируемая составляющая системы поощрения не может использоваться. Общественное признание тоже трудно достижимо: ассистент взаимодействует, в основном, только с начальником, поэтому нет возможности побеждать в каких-либо конкурсах и быть лучшим среди многих. Получается, что мотивировать персонального помощника достаточно сложно.

В большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают нешней референцией, т. е. при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. А вот сами начальники в такой внешней оценке и похвале обычно нуждаются мало. Происходит классический вариант проекции: руководитель, что называется, «меряет» по себе, считая, что похвала, внешнее поощрение – детские игрушки. Но на самом деле для других людей это очень важно.

ПРИМЕР

Помощник руководителя явно чем-то расстроена. На мои расспросы отвечает: «Я не понимаю толком, доволен ли начальник моей работой, он мне ничего по этому поводу не говорит». Я спрашиваю об этом руководителя, и выясняется, что он полностью удовлетворен тем, как ассистент выполняет свои обязанности, и вообще отзывается о ней в весьма позитивных тонах. Тогда я советую ему давать почаще обратную связь сотруднице, хвалить ее. На что он мне и говорит: «Так она же сама видит, что все хорошо».

Основные инструменты мотивации и персонального ассистента:

    похвала и признание; внимание со стороны руководителя; премии по результатам работы; улучшение условий труда (компьютер, хорошо оборудованное рабочее место); индивидуальные поощрения (путевка в дом отдыха на пару дней за счет компании, билеты на новый спектакль); стабильность и знание правил «игры», психологический комфорт, в частности, уверенность в том, что можно рассчитывать на корректность и вежливость в общении со стороны руководителя (очень важный фактор мотивации).

Показатели результативности

Чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями (они перечислены в начале статьи). Все остальное — существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой ассистента, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным.

Развитие, обучение, перспективы карьерного роста

На данную позицию стоит брать людей, которые не особенно ориентированы на карьерный рост: в большинстве случаев эта должность повышения не предполагает. Однако вполне возможен профессиональный рост. Для этого ассистентам рекомендуется проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. Помимо этого, важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), а также менеджмента, если есть подчиненные (секретари, водители, курьеры).

Типичные ошибки

Зачастую работа ассистента организовывается неэффективно, что приводит к демотивации человека, смещению целей и, как следствие, низкой результативности труда. В большинстве компаний допускают наиболее частые ошибки, которые можно объединить в категории:

    неправильная мотивация; слишком сильная зависимость от настроения руководителя, иногда — в худшем варианте — ассистенту приходится даже терпеть хамство или грубость. Начальнику стоит помнить, что корректность и стабильность реакции по отношению к персоналу, стоящему значительно ниже на иерархической лестнице, только украшает настоящего лидера; помощник руководителя становится этаким «серым кардиналом» — слишком много себе позволяет, наушничает, формирует отношение начальника к тем или иным сотрудникам, соответственно, ставит их в зависимое положение; а также решает вопрос «допуска к телу» по своему усмотрению (классическая «шоколадка секретарше»). Чтобы избежать подобной ситуации, нужно очень четко определить зоны полномочий и ответственности ассистента.

Руководитель — это человек, который влияет на благополучие и стабильность всей компании. А успех его работы зависит во многом от эффективной поддержки его помощника. Таким образом, качественный подбор ассистента и правильная организация его труда в итоге становятся важными условиями эффективной работы руководителя.

Видео (кликните для воспроизведения).

Оцениваем претендента на позицию «персональный ассистент» Личностные качества претендента

Профессиональные качества претендента

Источники


  1. Александр, Чашин Пособие по написанию курсовых и дипломных работ по теории государства и права / Чашин Александр. — М.: Дело и сервис (ДиС), 2008. — 932 c.

  2. Малько, Александр Васильевич Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-методическое пособие / Малько Александр Васильевич. — М.: Дело, 2016. — 445 c.

  3. Ефименко, Е. Н. Корпоративные конфликты (споры). Учебно-практическое пособие / Е.Н. Ефименко, В.А. Лаптев. — М.: Проспект, 2015. — 240 c.
Как провести собеседование на личного помощника
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here