Вопросы кандидату на личного помощника

Особенности решения вопросов по теме: "Вопросы кандидату на личного помощника". Здесь вы найдете полное описание темы и советы профессионалов. Если у вас имеются нюансы на счет которых нужна консультация, то обращайтесь к дежурному сотруднику.

Вопросы кандидату на личного помощника

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы понять, что становится причиной отказа.

Компания, в которую я отправилась, искала девушку на должность «личный помощник руководителя». Требования следующие: высшее образование (желательно юридическое), возраст от 25 до 35 лет, приятная внешность, знание английского и французского языков, владение компьютером на уровне уверенного пользователя, исполнительность, ответственность, добросовестность. Все кандидаты были отобраны кадровым агентством на предмет знания языков и компьютера и приглашены на собеседование. Задача менеджера по персоналу заключалась в том, чтобы составить собственное мнение о соискательницах и изложить его начальнику.

Личному помощнику — личный кабинет!

Первая претендентка — девушка 26 лет. Туфли на десятисантиметровой шпильке, на лице — яркий макияж. Этакая женщина-вамп. В отдел кадров она вошла так уверенно, будто бывает здесь ежедневно по несколько раз.

— Здравствуйте, — улыбнулась кадровик.

— Здравствуйте. Это я, что, там буду сидеть? — тут же спросила соискательница, указывая рукой на дверь, за которой находилась приемная руководителя. — Прямо на проходе?

— Да. Вас это не устраивает? — опешила менеджер по персоналу.

— Нет. Все нормально. Я думала, у меня будет отдельный кабинет.

Кажется, этим было сказано все. Конечно, собеседование не закончилось, но по тому, как изменилось лицо кадровика после вопроса, стало ясно, что положительную характеристику девушка не получит.

Спросив о предыдущем опыте работы, причинах увольнения, менеджер рассказала ей о будущих обязанностях, после чего соискательница поинтересовалась:

— Почему у вас такой длительный испытательный срок? Он может быть сокращен?

— Нет. Испытательный срок одинаков для всех сотрудников.

— А если я зарекомендую себя хорошим специалистом раньше?

— Вам все равно придется отработать 2 месяца на испытательном сроке.

Как только за соискательницей закрылась дверь, менеджер дала свою оценку:

Я бы сказала, что эта дама неправильно себя позиционирует. У нее слишком много претензий. Мы ее еще не приняли, а она уже хочет, чтобы ей сократили испытательный срок. У нее чересчур яркий макияж, ногти накрашены красным лаком, в поведении есть какая-то агрессивность. Кроме того, ее первая фраза насчет личного кабинета… Чувствуется, девушка умеет хамить.

Сделай паузу

Второй претендентке — 30 лет. Одета в брючный костюм — опрятно, чисто, без особых примет, одним словом, по-офисному. Голос тихий и приятный. Отвечая на вопросы кадровика, она делает большие паузы в предложениях, будто обдумывая сказанное, и постоянно теребит кольцо на пальце. Собеседование продолжалось минут 40. Соискательница успела изложить всю автобиографию: где училась, работала; поинтересоваться характером руководителя и условиями труда в компании.

— Скажите, а задерживаться после работы у вас не придется?

— Иногда такое бывает. Когда у руководителя совещание, личный помощник не уходит до его окончания. А что, у вас с этим есть трудности?

— Да, нет… — протянула претендентка, но блеск в ее глазах потух.

Девушка очень милая. Видно, что умница. Она будет хорошим исполнителем, если ее примут на работу, но не думаю, что такое случится. Во-первых, она слишком скромная и тихая. В работе личного помощника иногда нужно проявить жесткость. Боюсь, у нее не выйдет. Во-вторых, она зажалась. Ей потребовалось много времени, чтобы почувствовать себя свободнее. В приемную руководителя приходят разные люди, и личному помощнику надо находить общий язык со всеми. У соискательницы будут с этим проблемы. В-третьих, ей явно не хочется задерживаться после работы, а у нас и командировки возможны. Еще один минус — очень уж медленно разговаривает, каждого слова приходится ждать, что раздражает. Думаю, нашему начальнику это тоже не понравится.

Радуга в приемной

Когда вошла третья соискательница, я обомлела: стрижка в молодежном стиле — что-то рваное и в разноцветных перьях. На этой голове целая палитра: красный, оранжевый, фиолетовый — буйство красок. Одета она была хорошо. Во всяком случае очень интересно. По-деловому, но, в то же время, присутствовала игривость, которая выражалась в огромной желтой розе на блузке.

Разговаривала очень доброжелательно, часто улыбалась. Работала личным секретарем, решила сменить работу из чисто меркантильных соображений — здесь платили больше.

— Скажите, а как вы относитесь к возможности командировок? — поинтересовалась менеджер по персоналу.

— Нормально. А они часто бывают?

— Иногда нашему начальнику приходится уезжать по служебным делам, личный помощник, обычно, вместе с ним. Но такое случается нечасто. Может быть, пару раз в год.

— Хорошо. Я не против. Я люблю путешествовать.

— А как к этому отнесется ваш муж?

— Поживем — увидим. Думаю, все будет в порядке.

[2]

Попрощавшись с соискательницей, менеджер вынесла вердикт:

Эта девушка мне очень понравилась. Общительная, улыбчивая. Но я не знаю, как начальник отреагирует на ее внешний вид, прическу в частности. «Окрас» у нее, скажем прямо, нетрадиционный. Но, может быть, и примут за счет ее обаяния. Кроме того, у нее есть преимущество перед предыдущими кандидатами — мобильность. Если бы не прическа… Может она перекрасится?

Когда ваши деловые качества заранее протестированы кадровым агентством, непосредственному работодателю остается пристально вглядываться в личные. Тем более, если вы претендуете на такую должность, как помощник руководителя. Здесь в игру вступает критерий, с которым сложно бороться, — «нравится — не нравится». При такой постановке вопроса важно все: как ваша внешность вписывается в стиль компании, как вы умеете общаться с незнакомыми людьми. Часто от соискателя мало что зависит. Но все же, отправляясь на собеседование, лучше не делать вызывающий макияж и не красить ногти ярким лаком — это ассоциируется с агрессивностью и, как и экстравагантная прическа, может стать препятствием в трудоустройстве. Не стоит так же выдвигать своих условий работодателю прежде, чем вас приняли. А вот такие качества, как общительность, мобильность и открытость приветствуются всегда.

11 вопросов на собеседовании, на которые нужно знать ответ

Итак, вас пригласили на собеседование. А вы очень хотите работать на этой должности и очень боитесь не пройти отбор? Тогда нужно собрать всю волю в кулак и подготовиться к беседе: продумать стиль одежды и отрепетировать речь с учетом вероятных вопросов.

11 основных задаваемых вопросов на собеседовании и умные ответы на них можно найти здесь. Как отвечать на сложные и нестандартные вопросы, чтобы понравиться работодателю? Какие вопросы будет задавать рекрутер, зависит от того, на какую должность принимается работник, однако, как правило, имеется стандартный набор вопросов, которые задаются всем соискателям, о них и пойдет речь ниже.

Прежде чем проводить собеседование, работодатель обычно предлагает соискателю заполнить специальную анкету, образец которого можно посмотреть здесь.

Читайте так же:  Как восстановить временную прописку если потерял

В последнее время очень популярны ситуационные вопросы, когда работодатель описывает ситуацию и предлагает соискателю выбрать правильную манеру поведения в этой ситуации.

11 главных задаваемых на собеседовании вопросов с ответами

1. Что отвечать на вопрос — Расскажите о себе на собеседовании.

Отвечая на этот вопрос и другие вопросы интервьюера, держитесь спокойно и говорите уверенным тоном. Расскажите то, что будет важно услышать работодателю: место учебы и специальность, опыт работы, знания и умения, заинтересованность именно в этой работе и личностные качества – стрессоустойчивость, обучаемость, трудолюбие. Подробнее этот момент рассмотрен в этой статье, где приведен примерный рассказ соискателя о себе, а также даны рекомендации о том, как лучше отвечать.

2. Что отвечать на собеседовании на вопрос — Почему вы уволились?

Отвечая на вопрос, почему ушли с предыдущего места работы, не говорите о конфликтах на прежней работе и не отзывайтесь плохо о своем начальнике или коллегах. Вас могут заподозрить в конфликтности и неумении работать в команде. Лучше вспомнить позитивные моменты из прошлого опыта, а причиной ухода назвать желание полной реализации своих способностей, стремление к повышению профессионального уровня и оплаты труда.

3. Что отвечать на вопрос — Почему вы хотите работать у нас?

Начните с положительных моментов в работе компании – стабильность и профессиональный, слаженный коллектив, интерес к сфере деятельности, а потом добавьте, что привлекает должность и график работы, близость к дому, достойная оплата труда.

4. Почему Вы считаете, что подходите на эту должность?

Что отвечать на вопрос — почему мы должны взять именно вас? Здесь вы должны предельно четко и аргументировано доказать, что вы наилучший специалист в этой области. Расскажите о работе компании и той отрасли, в которой собираетесь работать, не стесняйтесь хвалить себя, расскажите о своих достижениях.

5. Что отвечать на собеседовании на вопрос о недостатках?

Вопрос о недостатках — достаточно каверзный. Выкладывать свои минусы как на духу не стоит. Назовите такие «недостатки», которые выглядят больше как достоинства. Например: придирчив к своей работе, не умею отстраняться от работы. А лучше всего сказать нейтрально: у меня, как и у всех, есть недостатки, но они никак не влияют на мои профессиональные качества.

6 секретов успешного собеседования

6. Какими достоинствами вы обладаете?

Какие достоинства не рекомендуется использовать в силу своей избитости и стандартности:

  • коммуникабельность;
  • обучаемость;
  • пунктуальность;
  • исполнительность.

Это стандартные примеры достоинств, которые включаются в практически каждое резюме, для работодателя они не несут особой значимости, и не выделяют соискателя среди прочих других никаким образом.

Говорить на собеседовании лучше о профессиональных достоинствах, которые будут полезны и интересны работодателю:

  • имею опыт переговоров на различных уровнях;
  • с легкостью заключают важные договора и контракты;
  • могу рационально организовать свой рабочий день и др.

Такие ответы обратят на себя внимание и выделятся среди прочих других ответов.

7. На какую оплату труда вы рассчитываете?

Услуги хорошего специалиста не могут стоить дешево. Есть вариант – назвать сумму выше средней зарплаты или ориентируйтесь на з/п, которую вы получали на прежней работе и завысьте ее на 10 -15%. Придерживайтесь золотой середины, иначе могут подумать, что либо вы плохой специалист, либо слишком амбициозный.

8. Кем вы себя видите через 5-10 лет?

Упорные и целеустремленные люди ставят перед собой долгосрочные цели, планируют свой личностный и карьерный рост. Если вы еще не задумывались над этим вопросом, то займитесь этим перед собеседованием. Сделайте упор на ваше желание работать в этой же компании, но за это время подняться по карьерной лестнице.

9. Кто может дать рекомендации о вашей работе?

Не утаивайте место прежней работы, будьте готовы дать номера телефонов бывших коллег и руководителей. Если, отвечая на этот вопрос, вы замешкаетесь или вовсе уклонитесь от ответа, то работодатель может посчитать, что вы хотите избежать отрицательных отзывов.

[3]

10. Готовы ли вы к профессиональной нагрузке?

Работодатель так может намекать на переработки. В этом случае поинтересуйтесь, как часто они возможны: сколько раз в месяц или по сколько часов. Если вы готовы к таким условиям, то подтвердите свою готовность к нагрузкам.

11. Есть ли у вас дополнительные вопросы?

Самое время узнать подробности будущей работы: начиная от графика и соц. пакета, до требований к сотрудникам фирмы. Человек, не задающий вопросы после собеседования, показывает свою незаинтересованность. Так что вопросы обязательно должны быть, а лучше всего их продумать заранее.

Рекомендуется соискателю подготовить заранее вопросы для того, чтобы задать их на собеседовании, когда работодатель предоставит на это время — о чем спросить работодателя?

Вопросы кандидату на личного помощника

Подбирая кандидатуру на должность помощника руководителя, не стоит забывать народную мудрость о том, что «свита делает короля».

«Требуется: молодая женщина, а лучше — мужчина, возрастом от 21 до 30 лет, с высшим образованием, презентабельной внешности (насколько можно таковой обладать в 20 лет) и свободно владеющий английским языком».

Примерно такими описаниями пестрят заявленные вакансии на должность помощника руководителя. От этого человека скорее требуется жизненный опыт, нежели опыт работы, — забронировать номер в отеле, купить билеты, отвечать на звонки, составлять расписание для босса, вовремя сообщать о предстоящих встречах и т.д.

При весьма незамысловатых требованиях боссы хотят видеть в роли своего помощника человека, обладающего жизненной мудростью, свойственной людям лет 60-ти, и здоровьем и работоспособностью, свойственными юному возрасту. Видимо, поэтому найти такого помощника весьма трудно.

Как вы яхту назовете — так она и поплывет

«Классный помощник руководителя — настолько редкий фрукт, что боссы часто водят их из компании в компанию, обеспечивая работой на долгое время. Но это только одна из причин, по которым профессиональные помощники большая редкость, — считает Маргарита Новикова, аккаунт-менеджер кадрового агентства SDStaff (штат — 25 чел.). — Вторая проблема — несоответствие требований, предъявляемых к кандидату и статусу помощника. Ведь часто люди воспринимают помощника руководителя как простого секретаря. И многие амбициозные и достойные кандидаты считают просто ниже своего достоинства принимать участие в конкурсе на такую должность».

Это несоответствие, по мнению наших экспертов, приводит к еще одной проблеме при поиске нужного человека.

«Год назад мы искали помощника для нашего босса. Хотели найти человека, который через определенное время должен был возглавить новый отдел. Поэтому требования у нас были достаточно высокие, — рассказывает Анна Головешко, руководитель отдела по работе с персоналом компании FBranner (финансовый консалтинг, штат — 60 чел.) — После того, как мы дали объявление, то были просто засыпаны огромным количеством резюме и провели немало собеседований. Но достойного кандидата так не нашли. И часто удивлялись, почему на вакансию откликаются люди, которые явно не соответствуют уровню помощника руководителя. Оказалось, что люди под словом «помощник» понимают «секретарь». И даже студенты с минимальным опытом работы полагали, что вполне могут занять эту должность».

Кстати, просматривая вакансии на должность помощника руководителя, мы тоже заметили, что работодатели не оговаривают специально, кого ищет компания: секретаря в приемную или действительно помощника. При одинаковом названии и схожих требованиях в объявлениях реальные функциональные обязанности и мера ответственности у этих людей разная. Поэтому на вакансии часто откликаются совсем не те люди, которых ищет организация.

Читайте так же:  Административно хозяйственные расходы арендодателя

Елена Мищенко, директор кадрового агентства «Персонал Люкс» (Харьков, штат — 20 чел.), согласна, что некорректное прописывание вакансии значительно усложняет поиск. «Многие компании считают, что красивые названия должности каким-то образом завлекают ярких кандидатов. Это, конечно, так (при условии соответствующей оплаты). Однако не стоит забывать, что найти человека — это полдела, нужно еще и удержать специалиста. Как только человек поймет свои функциональные обязанности, которые не соответствуют должности, то он откажется от вашего предложения.

Наши специалисты по подбору персонала рекомендуют использовать разные методы поиска в зависимости от того, ищете ли вы секретаря или помощника. «Если вам нужен секретарь, достаточно оставить объявление в газете или на специализированных сайтах. Я бы еще посоветовала расширить поиск до студентов старших курсов. Сегодня студенты хорошо владеют компьютером и оргтехникой. К тому же они более старательны и менее привередливы, чем уже опытные сотрудники. Да и запросы по зарплате у них ниже, — советует Маргарита Новикова. — Если же вы ищете помощника, обратитесь в специализированные агентства. Они гарантируют вам правдивые рекомендации претендента, а значит, и его благонадежность.

Мужчины против женщин

Традиционно считается, что должность помощника руководителя и тем более секретаря — женская участь. Однако на практике оказывается, что спрос на помощников-мужчин намного выше, чем на женщин.

«Поскольку деятельность помощника руководителя связана с тесным контактом с боссом, то во избежание морально-этических проблем некоторые компании хотят видеть на этой должности мужчину».

Владимир Загребельный, директор фирмы «Укрстройпоставка» (штат — ок. 70 чел.), из личного опыта советует брать помощником мужчину в случае, если в функциональные обязанности входит взаимодействие с другими сотрудниками, донесение до ведома сотрудников приказов босса и контроль над их выполнением. Особенно, если это производственные или строительные компании, где 90% персонала — это мужчины. Кроме того, если деятельность босса сопряжена с постоянными поездками, в которых его должен сопровождать помощник, то женщина здесь тоже не подойдет.

Определяя пол будущего помощника, руководители часто совершают ошибку, следуя стереотипам, считает Иван Вачков, психотерапевт Центра психологии «Психея». «Босс, ищущий себе фактически заместителя, который позже возьмет на себя некоторые функции, предпочитает мужчин. Если же это секретарская должность — то женщину. Но, подбирая себе нужного кандидата, руководителю стоит помнить, что женщины сегодня далеко не лишены амбиций, и если вы не готовы предложить даме дальнейшую перспективу роста, то не стоит выбирать амбициозного человека. Иначе вы будете обречены постоянно менять своего помощника.

Наш эксперт-психолог советует специалистам по персоналу учитывать также и стереотипность мышления самих кандидатов. Стоит помнить, что мужчины не воспринимают слова «секретарь», «ассистент», «личный помощник»— это задевает их самолюбие. Просто «помощник» будет самым оптимальным вариантом.

Цена вопроса

Зарплатная вилка для помощников велика: от $300 до $1000. В первую очередь размер оплаты зависит от функциональных обязанностей такого человека. Если они ограничиваются секретарскими функциями, то больше $450-500 предлагать не стоит. Если же помощник является фактически правой рукой босса, то ему предлагают порядка $1000, а то и больше, хотя это редкость.

«Наша статистика показывает, что в нижней части «зарплатной вилки» больше женщин, в верхней — мужчин. Компании изначально предлагают мужчинам где-то на $300 больше. Справедливо это или нет, но компании вынуждены идти на такой шаг. Мужчин, готовых работать в этой сфере, мало, а спрос на них с каждым годом все больше», — говорит Елена Мищенко.

Региональные отличия в зарплатах распространяются только на секретарей. Если в городах-миллионниках они получают $350-500, то в небольших городах Украины — $100-200. А вот зарплаты помощников руководителя не особо зависят от региона. Наши эксперты связывают это с тем, что на периферии позволить себе должность помощника руководителя могут только крупные и, само собой, богатые компании.

Значительная разница есть и в дополнительном стимулировании секретарей и помощников руководителей. Специалисты первой категории довольствуются общими для всех сотрудников фирмы привилегиями, но иногда обделены и в этом, поскольку считаются низкоквалифицированными и легкозаменимыми сотрудниками. Вторая же категория — помощники руководителя — как правило, получает дополнительные привилегии от компании.

Оксана Лебедева, помощник руководителя маркетингового агентства CMG (штат — 60 чел.), утверждает, что нет единой схемы поощрения помощников — все зависит от руководителя. «Часто общаясь с «себеподобными» по работе, я знаю, что из наиболее распространенных привилегий для помощника можно назвать личные премии босса за хорошо выполненную работу; возможность пользоваться служебным автомобилем, если он не нужен начальнику; дополнительные командировочные и свободное время в командировках; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни, когда босс сам отсутствует или не нуждается в своем помощнике».

«Руководителям стоит помнить, что подобные преференции — это необходимость, а не роскошь. Поскольку помощники, как правило, работают на одном уровне с боссом, в ненормированном режиме, обычно в состоянии стресса, поскольку вынуждены выполнять несколько поручений сразу. И все это куда за меньшие деньги, чем сам босс», — говорит Маргарита Новикова. Наш эксперт, помимо перечисленного, советует сделать некоторые поблажки для женщин, которые находятся в постоянных командировках с боссом. Например, в виде дополнительного выходного дня после поездки. Это компенсирует постоянные разлуки с родными и поможет избежать «бунта» со стороны последних.

Личная совместимость

Требования к навыкам претендентов достаточно лаконичны и просты: высшее образование, опыт работы, знание ПК, оргтехники, делопроизводства и английского языка. Проверить наличие этих знаний не составляет труда. Достаточно взглянуть на диплом соискателя, попросить рекомендации с прошлого места работы, дать текст для перевода или пообщаться с претендентом на английском языке.

Видео (кликните для воспроизведения).

Куда более жесткие требования касаются личностных качеств, психологических характеристик и знаний делового этикета претендента. Связано это, во-первых, с принципиально важным моментом совместимости босса и помощника; во-вторых, с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на банкетах; в-третьих, с ненормированным рабочим днем и постоянными стрессами.

Оксана Лебедева поделилась своим опытом прохождения собеседования на должность помощника руководителя, где проверялось знание делового этикета. «Одно из собеседований проводилось в ресторане. Хотя я об этом не знала и не была готова к такому. Меня просто отвезли в дорогой ресторан, предложили заказать блюда и наблюдали. Позднее к нам присоединился еще один человек. И мне пришлось обедать в группе незнакомых людей, которые говорили на темы, в которых я хорошо разбираюсь, делая, как оказалось, заведомо грубые ошибки в цифрах. Они наблюдали за моей реакцией, — рассказывает Оксана. — Конечно, я пережила стресс, но объективно — это хороший способ увидеть человека в действии. Он, может, покажется поначалу излишне затратным, но могу точно сказать: претенденты вряд ли будут заказывать много».

Проверить знание делового этикета — это еще не все. Главное — помнить, что помощник руководителя весьма специфическая должность. При всей ее важности человек, который ее занимает, по сути лишен высокого социального статуса, положения в компании и в обществе.

«Важно выбирать человека, с одной стороны, не лишенного амбиций, а с другой —который знает свое место, не тщеславного. Ведь он должен постоянно держаться в тени своего босса. Это как хороший дворецкий — его не видно, но он всегда к твоим услугам. Чтобы выяснить, является ли кандидат таким человеком, можно провести психологические тесты. Естественно, для этого потребуется помощь профессионала, — говорит Иван Вачков. — Главное — не выбрать демонстративного человека. Таких видно сразу на собеседовании: они все время говорят «я» и постоянно хвастаются, используя «цветистые» обороты в своем рассказе. Многие воспринимают такое красноречие как уверенность в себе, на самом деле такой человек — заведомо провальная кандидатура».

Читайте так же:  Как узнать уплаченный за себя ндфл

С помощью психологического тестирования возможно выявить и другие необходимые личностные качества, такие как коммуникабельность, уверенность в себе, стрессоустойчивость, гибкость. Это еще одна причина, по которой стоит обратиться в специализированное агентство или воспользоваться помощью специалиста-психолога.

Проверить стрессоустойчивость и умение «выкручиваться» из сложных ситуаций возможно, даже не прибегая к тестовым методикам. Иногда боссы дают потенциальным помощникам задание договориться о встрече с высокопоставленным человеком, который заведомо откажется. Босс может увидеть, какие возможные действия предпринял претендент, какие варианты решения проблемы предлагает, насколько готов к поражению и т.д.

Главной проблемой для помощника руководителя может стать психологическая несовместимость этих людей. Поэтому рекрутеры советуют руководителям обязательно принять участие в собеседовании. Только при личном контакте люди интуитивно могут почувствовать, смогут ли они работать в одной команде.

А проверить надежность кандидата, который должен уметь «держать язык за зубами», можно, задав вопрос о промахах и ошибках прежнего босса. Вряд ли разумный человек начнет живописать на подобную тему.

Как отличить подделку:

  • Поскольку сами специалисты по персоналу не разделяют секретаря и помощника руководителя, необходимо тщательно проверить прежний опыт претендента.
  • Тщательно изучите реальные причины смены работы. Помощник руководителя — достаточно привилегированная фигура для босса. И тот факт, что босс отпустил свою «правую руку», говорит о возможных проблемах именно с претендентом.
  • Статистика показывает, что среди помощников руководителя много верных людей, которые остаются преданными прежнему «хозяину». Брать помощника руководителя, раньше работавшего на конкурентов, — большой риск.

Источник: Власть Денег

другие советы по теме:

вакансии, кадры, помощник, руководитель

Написать комментарий

Не нужно писать комментарий с целью размещения ссылки на какой-либо сайт. Все подобные сообщения будут удалены незамедлительно. Ваш аккаунт может быть заблокирован модераторами, а сообщение — удалено, если оно будет содержать мат, оскорбление других участников или сайта, проявления расизма или нацизма.

Для отправки комментариев необходимо авторизоваться на сайте или пройти регистрацию, в случае если вы еще этого не сделали.

Вы сможете комментировать, голосовать и добавлять интересные советы, задавать вопросы, получать и давать ответы, знакомиться и общаться с новыми друзьями и многое другое.

Как подобрать личного помощника, помощника руководителя

Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Как правило, подобный сотрудник требуется руководителям средних и крупных организаций. В небольших компаниях со штатом до 30-40 человек данную работу могут выполнять сотрудники, секретари или офис-менеджеры в виде отдельных разовых поручений от руководителя.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

планирование рабочего дня руководителя,

взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

[1]

делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

чай/кофе руководителю и его гостям;

прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

информационная поддержка руководителя;

выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.).

Иногда помощник выполняет и личные поручения от своего руководителя:

заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

организация отдыха семьи руководителя;

поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач,

отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/ базы данных.

хорошая/ высокая скорость печати,

четкая дикция, грамотная устная и письменная речь,

навыки ведения деловой переписки, делового общения,

определенные личностные характеристики,

определенная степень владения иностранным языком.

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

Дополнительно можно уточнять, наблюдая за реакцией кандидата, возможность получения устных рекомендаций от предыдущих непосредственных руководителей.

Если руководитель хочет подобрать сотрудника через наше кадровое агентство, мы с удовольствием поможем, так как имеем и опыт и знания подбора подобных специалистов в различные компании. Обратившись в кадровое агентство Pozitiv Staff, вы получите не только профессиональную консультацию по подбору секретаря или личного помощника, но и оперативно подберете специалиста.

Единственное пожелание с нашей стороны – личная встреча представителя нашего агентства с руководителем, к которому будет подбираться личный помощник. Так мы сможем понять, какого именно сотрудника видит на данной позиции руководитель. А передача этой информации через эйчара или другого сотрудника позволит сформулировать лишь общий профиль вакансии, что влечет в свою очередь

Так мы получим «из первых уст» информацию о том, какого сотрудника руководитель видит на данной позиции. Это позволит сократить время на закрытие вакансии и встречаться только с наиболее подходящими кандидатами.

Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе

Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):

Позиция Минимальный уровень Средний уровень Повышенный уровень
от до от до от до
Личный помощник 43 000 56 000 56 000 74 000 74 000 130 000 Личный помощник со знанием иностранного языка 50 000 72 000 72 000 97 000 97 000 200 000

Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/ Административный персонал» составляет 1 среднемесячный доход подбираемого кандидата — это в 2 раза ниже, чем у большинства кадровых агентств на рынке.

Читайте так же:  Госпошлина за утерю паспорта получатель

Какие вопросы задать секретарю?

Руководитель предложил мне подготовить опросник для поиска второго помощника руководителя – секретаря. Какие вопросы и в какой последовательности лучше задать соискателю?

Вопросы для собеседования с секретарем

  1. Легко ли вы нашли наш офис?
  2. Работаете ли вы сейчас?
  3. Какова причина поиска работы?
  4. Что вам нравится в работе секретаря?
  5. Кем вы хотели бы быть через три года?
  6. Готовы ли вы обучаться новому?
  7. Как вы будете осваивать новые задачи?
  8. Как вы поступите, если коллега не выполнит свое обещание?
  9. Какие проекты вы реализовали самостоятельно?
  10. Выступали ли вы перед аудиторией?
  11. Какие задачи, функции вы выполняли на прошлом месте работы, до него?
  12. Легко ли вы переключаетесь на новые задачи?
  13. Выполняли ли вы рабочие задачи в личное время?
  14. Приходилось ли вам говорить неправду на работе?
  15. Что вам не нравится в коллегах?
  16. Интересуетесь ли вы психологией, юриспруденцией?
  17. Что выводит вас из равновесия?
  18. Как вы поступите, если вас обидели действия коллеги?
  19. Что и кто может повлиять на ваше мнение?
  20. Чем вы пользуетесь при поиске информации?
  21. Легко ли вам начать разговор с незнакомым человеком?
  22. Часто ли вы принимаете гостей, много ли у вас друзей?
  23. Знаете ли вы иностранный язык, есть ли у вас опыт организации зарубежных поездок и мероприятий, делового общения и переписки с иностранцами?
  24. Что вы предпочитаете, книги или периодику?
  25. Как вам легче формулировать мысли, устно или письменно?

Вы можете дополнить список вопросов в зависимости от того, какие качества секретаря наиболее востребованы в вашей компании. Главное правило, вопросы должны быть нейтральными, предполагать открытые ответы.

Читайте в электронном журнале:

Важное в ноябре

Читайте в электронном журнале

Вопрос — ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос

© 2011–2019 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» —
портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

Работа личного ассистента

Личный ассистент анонимно рассказал The Village, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

Личным ассистентом я стала случайно. Я работала в этой области, но не занималась совсем уж личным. Только пару раз мой бывший шеф забывал галстуки в разных местах Москвы, а мы с водителем их потом искали.

На собеседовании я успешно прошла трёхчасовой тест по форматированию — на английском и русском. Причём с английским я справилась лучше, чем с русским. Только после этого была личная встреча с главой компании. В кабинет зашла женщина лет сорока: дорогое платье, расшитое каменьями, серьги до плеч, вечерний макияж. Она сказала: «Мой ассистент знает, что на пути из Лондона в Москву я всегда беру фруктовую тарелку в самолёте, а на пути из Москвы в Лондон — никогда. И это — 0,001 % информации, которую вам стоит помнить. А ещё я сижу только на кресле 2d. Если вы не успели его получить, это ваши проблемы. Ещё у меня есть мама и дети. Они тоже летают, и за этим тоже надо следить».

Прошлого ассистента уволили из-за того, что он оставил мою начальницу Галину в Екатеринбурге без трансфера из аэропорта. Она была вне себя: одно дело прилететь ночью в Лондон или Нью-Йорк, другое — в Екатеринбург и оказаться без машины и без проверенного дорогого водителя, который точно не сопрёт твою сумку за пять тысяч евро.

Рабочий день

Первый рабочий день, 9 утра, а у меня в почте уже 30 задач от шефа. Например, перевести 5 миллионов рублей в налоговую, лично. Притом что у меня нет данных карты и счёта, я не знаю, сколько платить и как это вообще делать. Кому звонить? Ассистенты, которые работают на других топов компании, мне не помогли: «Мы заняты, мы заняты, у нас столько дел». Потом нужно было выкупить кучу авиабилетов: опять же никаких данных карточек, ничего нет, ни что покупать, ни за какие деньги, кому звонить — ничего не понятно. Но зато мне рассказали, где пожарный выход. Спасаться только бегством.

В среднем я получаю задания каждые три минуты. Начальница проснулась в 07:45 и отправила первый имейл. Второй имейл — 07:45. Третий имейл — 07:45. Три имейла за одну минуту. Следующий имейл — 07:46. Следующий имейл — 08:05. Подождала 14 минут. В один день у меня было 42 имейла к 8 утра. И все они были из разряда — 07:01, 07:02, 07:03, 07:04. Если она приезжает в офис, то это всё, целый день на неё. Прошлому ассистенту она писала: «Александр, вы слишком часто ходите в туалет, в чём проблема?» Самое жёсткое выражение, если она недовольна тобой: «У вас очень бедный подход к делу. Вы меня разочаровываете». Если она так написала — всё, иди и вешайся. А если написала «далеко от идеала», то это конец. Чтобы человек понял свою ошибку, ей не надо говорить ничего плохого или на фиг посылать. Она просто говорит: «Это ужасно».

Обязанности

Личный ассистент всегда должен быть в курсе, где находится и что делает его начальник. Вот я сейчас точно знаю, что Галина сидит дома, у неё семейный ужин. Что с часу до четырёх — её любимый ланч, а потом всё по расписанию. Если ассистент вдруг не знает, что происходит, это провал. Галина однажды позвонила и спросила: «Скажите, где я сейчас нахожусь?»

Если она едет на встречу, то ты по умолчанию должен предоставить резюме всех, с кем она будет встречаться. Их должности, семейное положение, увлечения, хобби. За десять минут эти документы должны быть у неё в машине. Начальница может спросить на приёме: «Как выглядит министр экономического развития Улюкаев?» Я быстро скидываю ей его фотографию и резюме. Она смотрит, а потом подходит и свободно общается.

Однажды она попросила остановить самолёт, потому что была ещё на пути в аэропорт, но регистрация уже закрылась. Я сделала всё возможное, и её пустили на борт. Часто бывает, что она прыгает в самолёт, а вот багаж уже не прыгает (потому что всё закрыто) и летит следующим рейсом. А потом мы выясняем, где её чемоданы, и доставляем их в гостиницу. Есть и стандартные задачи. Она может мне позвонить и спросить: «Вот это ресторан в Лондоне — хороший или нет? Что лучше — взять машину или пешком пройтись?» Зная, что у неё 12-сантиметровый каблук, я рассчитываю расстояние: если больше трёх минут, то лучше взять машину.

Читайте так же:  Дает ли артамонов 800000 многодетным

О днях рождения сотрудников нужно напоминать заранее, чтобы она, прилетев из командировки, подошла к секретарю и сказала: «Анна, у вас был день рождения неделю назад. С днём рождения вас!» И все её за это любят. Хотя она забыла тут же, что её зовут Анна, но ты ей напомнил — молодец.

Нестандартные ситуации

Личному ассистенту нельзя приходить к шефу с проблемой — только с решением. Перед Новым годом Галина попросила меня заказать из Астрахани семь банок чёрной икры для корпоративных подарков. Окей, мы купили семь банок за 60 тысяч рублей. За десять минут до выхода на вечеринку я напоминаю ей: «Галина, пора выходить, иначе вы туда не доедете, вся Москва стоит». А она мне: «У вас есть десять минут, чтобы найти лёд и запаковать подарочную икру. Она не должна быть комнатной температуры, когда я буду её дарить».

Пришлось отправить с ней водителя, который придерживал двери в метро и нёс её вечерние туфли

Поэтому я бегу в магазин, ищу рыбный отдел и выпрашиваю у продавцов колотый лёд. Насыпаю его в красивые прозрачные ёмкости, сверху ставлю банки с чёрной икрой, перевязанные красной лентой. На новогодних вечеринках обычно дарят дорогой алкоголь, которым уже никого не удивишь. А тут приезжает моя начальница, достаёт из подарочных пакетов банки со льдом, сквозь который просвечивает чёрная икра, и дарит их. Мы произвели фурор. Я, кстати, засекла время. На идею, поиски льда и упаковку подарков ушло восемь минут. Это было забавно.

Потом у нас был корпоратив. Начальница очень хотела поехать на вечеринку «Сноба» и в Forbes Club, потому что там была встреча с Чубайсом. Время старта вечеринок везде одинаковое. Я предупредила Галину, что Москва стоит в пробках. Если она поедет на вечеринки в «Сноб» и в Forbes, не успеет на собственный корпоратив в офисе, чем серьёзно обидит своих сотрудников. Был только один выход — ехать на метро. Галина нехотя согласилась. Вышла из офиса в норковом манто с рукавом три четверти, сумкой Bottega Veneta. Пришлось отправить с ней водителя, который придерживал двери и нёс её вечерние туфли. Четверг, 18:20, люди едут с работы по самой перегруженной ветке — с «Пушкинской» до «Кузнецкого Моста», а потом на «Лубянку». Она вернулась в офис ровно за минуту до своей вступительной речи.

Отпуск начальника

Самым сложным был период, когда начальница уезжала в отпуск на Мальдивы. Галина всегда летает только «Люфтганзой», но «Люфтганза» не летает на Мальдивы. Я позвонила в компанию: «Вы точно туда не летаете?» — «Нет, летает Condor Airlines, а мы — нет». Но Галина твёрдо сказала: «Кондор» — говно, она полетит только «Люфтганзой». Я предложила лететь через другой город, а потом пересаживаться. Самым удобным вариантом был Дубай. Галина велела забронировать отель «Бурдж-эль-Араб», чтобы заселиться и днём позже вылететь из Дубая на Мальдивы. А в «Бурдж-эль-Арабе» мест уже не было. Все номера забронированы, luxury-период. Но Галина упряма: «Нет, я хочу только „Бурдж-эль-Араб“». Мы прыгнули выше головы, но забронировали этот отель на две ночи.

Потом начальница решила, что ей обязательно нужно зайти на крышу «Бурдж-Халифа» — самого высокого здания в Дубае. Туда водят экскурсии: платишь 123 доллара, заходишь и смотришь. «Только надо узнать точное время восхода солнца 5 декабря. Выясните это», — поставила передо мной задачу Галина. Мы планировали этот отпуск за три месяца, но мне всё равно удалось правильно рассчитать время восхода солнца и купить билеты на 05:37.

За семь часов до вылета на Мальдивы начальница решила взять с собой пианино. «Я так расслабляюсь», — сказала она.

Галина предложила оставить пианино в гардеробе для дальних перелётов. Я ответила начальнице, что всё зависит от того, захочет ли авиакомпания вообще взять на борт её музыкальный инструмент. Для него нужно покупать отдельное место, за 24 часа до вылета. Мы этого не сделали. Я позвонила в Германию, в главный офис «Люфтганзы», и сказала, что мой шеф, почётный пассажир компании, хочет взять на борт пианино. Меня не поняли: «А зачем?» Я говорю: «Ну чтобы играть на Мальдивах. Это её расслабляет. Понимаете, она уже 300 раз летала с вами и ещё 500 раз слетает. Она вас так любит. Важно, чтобы пианино летело вместе с ней». В «Люфтганзе» согласились: «Ладно, приносите на регистрацию. Никому ничего не будем говорить, просто заберём, поставим, а потом выдадим».

Но в итоге начальница передумала. Не то что «спасибо, не надо». Она просто не взяла пианино с собой. В 4 часа утра она приземлилась в Дубае и написала мне СМС: «Спасибо, пианино не пригодилось. И ещё мы сидели не в один ряд с детьми. Это, конечно, не конец света, но надо бы учесть».

Мне нравится работать со своей начальницей. Когда ты выкладываешься на полную и получаешь в ответ её благодарность, хочется просто рыдать, плакать и ещё 24 часа работать. Потому что она вот так может сказать спасибо. К тому же это весело. Ты не знаешь, что ждёт тебя на следующий день. Я понимаю, что однажды она может попросить меня купить ей билет на Луну. В обычном письме на почту: «Слушайте, а купите мне, а?» И я буду звонить в НАСА и спрашивать: «А можно всё-таки Галина полетит?» — потому что тебе тоже кажется, что нет ничего невозможного.

Некоторые Ассистенты ищут «феррари» последней модели, чтобы босс из Милана куда-то доехал. У нас как-то всё человечнее.

Видео (кликните для воспроизведения).

Галина мне как-то предложила вместе пообедать. Я подумала, что за едой мы снова будем обсуждать работу. Но когда я пришла в кафетерий, она сказала: «Вы так похудели. Чем вы занимаетесь? Куда ходите?» Я говорю: «Просто дома тренируюсь». А она: «Вы знаете, я тоже по утрам приседаю со своей дочерью по 100 раз». На таких людей хочется работать. Некоторые ассистенты ищут «феррари» последней модели, чтобы их босс из Милана куда-то доехал. И вот они, как дураки, узнают, бронируют. У нас как-то всё человечнее. Начальница часто спрашивает: «Вам хотя бы интересно?» А я отвечаю: «У меня просто вечный праздник».

Источники


  1. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.

  2. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.

  3. Торвальд, Ю. Век криминалистики; М.: Прогресс, 2011. — 325 c.
Вопросы кандидату на личного помощника
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here