Если нет документального подтверждения командировочных расходов

НДФЛ с командировочных расходов

Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя. Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305 ), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180 ), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 ). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060 ).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.

Возмещение документально неподтвержденных командировочных расходов

Трудовые отношения

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. п. 11, 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, работникам организации выдаются под отчет денежные средства на командировочные расходы. Не позднее трех дней после возвращения из командировки работник организации должен представить Авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы. В данном случае в авансовом отчете указаны расходы по найму жилья, но документов, подтверждающих расходы, работник не представил. Однако на основании утвержденного руководителем авансового отчета организация вправе признать данные расходы командировочными, поскольку возмещение документально неподтвержденных расходов по найму жилья во время командировки предусмотрено положением о командировках.

На дату утверждения авансового отчета расходы на командировку учитываются в данном случае в составе коммерческих расходов. Коммерческие расходы включаются в себестоимость продаж в период признания их расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 9, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются документально подтвержденные затраты организации. В данном случае возмещение расходов по найму жилого помещения работнику производится в соответствии с условиями положения о командировках, а сумма расходов отражена только в авансовом отчете без приложения подтверждающих документов. По мнению Минфина России, такие расходы по найму жилого помещения считаются документально неподтвержденными и не могут быть учтены в соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03- 06/4/51).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

В данном случае сумма возмещения не превышает указанный максимальный размер, следовательно, у работника не возникает доходов, облагаемых НДФЛ.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

В данном случае в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб. Следовательно, организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения (п. 2 консультации специалиста Пенсионного фонда РФ Д.И. Покшана от 21.07.2010).

Применение ПБУ 18/02

Поскольку расходы по найму жилого помещения признаются только в бухгалтерском учете, то у организации возникает постоянная разница, которой соответствует постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
На дату выдачи денежных средств под отчет
Выданы работнику денежные средства под отчет (700 x 5)	71	50-1	3 500	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета командированного работника
Отражены неподтвержденные расходы по найму жилого помещения	44	71	3 500	Авансовый отчет
Списаны расходы в себестоимость продаж текущего месяца (без учета иных расходов)	90-2	44	3 500	Бухгалтерская справка
Отражено ПНО (3500 x 20%)	99	68	700	Бухгалтерская справка-расчет

В данной схеме не рассматриваются иные командировочные расходы и бухгалтерские записи приведены только на сумму расходов по найму жилого помещения.

Е.В.Фещенко, Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Если нет документального подтверждения командировочных расходов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Можно ли возместить работнику расходы по проживанию в гостинице (выдан бланк строгой отчетности 10 июля 2019 года), если ККТ в гостинице еще не установлена?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Нарушение, допущенное исполнителем при документальном оформлении расчетов, связанных с оказанием услуг по проживанию, не освобождает организацию от обязанности возместить работнику расходы на проживание, а также не является основанием для того, чтобы организация отказалась учитывать указанные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Минфин напомнил, какими документами можно подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой

Работник оплачивает командировочные расходы (например, проживание в гостинице) банковской картой. Какие документы в описанной ситуации могут подтвердить расходы на командировку в целях налогообложения прибыли ? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 06.10.17 № 03-03-06/1/65253.

Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы. Документальным подтверждением командировочных расходов является авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В пункте 3.1 Положения сказано следующее. При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение. Документом на бумажном носителе может быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции, уточняют в Минфине. Далее авторы письма делают следующий вывод. Чтобы подтвердить факт расходов, оплаченных в командировке банковской картой, работник должен приложить к авансовому отчету вышеназванные документы, подтверждающие совершение операции по карте.

Вести учет, готовить и сдавать отчетность по налогу на прибыль и НДС

Напомним, что похожие разъяснения содержатся в письме Минфина от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106. В этом письме чиновники дополнительно отметили, что в квитанции электронного терминала должна быть указана фамилия держателя банковской карты (см. « Минфин разъяснил, как можно учесть командировочные расходы, оплаченные с банковской карты организации »).

Такая же позиция выражена в письме ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876. Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица. Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств (см. « Командировочные расходы сотрудника можно учесть при налогообложении прибыли, даже если они оплачены банковской картой другого лица »).

Как подтвердить расходы в командировке: документы

В январе 2019 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

Расходы в командировке	1	Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются.
Расходы на проезд

3 В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица. Прочие расходы Экономическая обоснованность командировочных расходов

В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2019 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:

• расходы экономические обоснованы;
• понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
• имеется документальное подтверждение затрат.

Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.

Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).

Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2019, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2019 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

• не учитывается при расчете налога на прибыль;
• облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.

Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:

• ФИО сотрудника;
• населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
• дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).

Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).

Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2019 года.

Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:

• билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2019 в 08:22 прибытие 08.04.2019 в 13:01;
• билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2019 в 23:14 прибытие 12.04.2019 в 04:54.

Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.

Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.

Документы о расходах на проживание

• ФИО проживающего (сотрудник);
• период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
• цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.

Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.

Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.

Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:

• информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
• печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.

[1]

Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.

Документальное подтверждение командировочных расходов

Организация направляет своих работников в служебные командировки. Является ли достаточным основанием для документального подтверждения командировочных расходов (в том числе расходов по найму жилого помещения) в целях исчисления налога на прибыль приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку без оформления командировочного удостоверения?

[3]

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ , убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, которые включают в том числе расходы по найму жилого помещения.

Согласно Трудовому кодексу РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность.

Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.

Исходя из вышеизложенного организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения, так как параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным.

Письмо Минфина РФ от 24 октября 2006 года N 03-03-04/2/226

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

[2]

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

• на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
• на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
• личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
• иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

• госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или перевозку автомобиля;
• оплата медицинского страхования;
• прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

• оплата сервиса в барах и ресторанах;
• платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
• затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;

1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;

1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;

1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Если нет документального подтверждения командировочных расходов

Дата публикации 23.04.2019

Сотрудник казенного учреждения три дня находился в командировке, жил у родственников, документов на проживание нет. В соответствии с положением о командировании лиц Челябинской области, если нет подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% от размера суточных, которые составляют 200 руб. Таким образом, сотруднику необходимо возместить 60 руб. за сутки. Какими проводками отразить эту операцию в учете, по какой подстатье КОСГУ? Необходимо произвести выплату по авансовому отчету или как заработную плату? Облагается ли эта выплата страховыми взносами?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Возмещение расходов по найму жилого помещения является одной из гарантий, предоставляемых работникам при направлении в служебную командировку.

В рассматриваемой ситуации командированный сотрудник не представил документы, подтверждающие наем жилого помещения. Однако согласно п. 11 постановления Законодательного Собрания Челябинской области от 26.02.2015 № 2518 (далее — Постановление № 2518) при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленного размера суточных за каждый день нахождения в служебной командировке. Таким образом, несмотря на отсутствие подтверждающих документов, эти расходы рассматриваются как расходы по найму жилого помещения.

Возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками (в т.ч. по найму жилых помещений) отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н).

Обязанность возмещения расходов по найму жилого помещения в служебных командировках подтверждена ст. 168 ТК РФ, а без предоставления подтверждающих документов — п. 11 Постановления № 2518. Поэтому в рассматриваемом случае командированным сотрудником по окончании поездки составляется авансовый отчет, на основании которого ему возмещаются расходы, связанные с командировкой.

Согласно п. 212 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, на счете 208 00 учитываются расчеты учреждения с подотчетными лицами по выдаваемым им под отчет денежным средствам или денежным документам. Соответственно расчеты по возмещению расходов по найму жилого помещения будут отражаться с применением счета 208 26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

Учитывая положения инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее — Инструкция № 162н), в бюджетном учете учреждения рассматриваемая ситуация отражается записями:

Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 208 26 667 — начислено возмещение сотруднику расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КРБ 1 208 26 567 Кредит КРБ 1 304 05 226 (1 201 34 610) — выданы сотруднику суммы возмещения расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Возмещение расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагается страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).

У сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения во время командировки. В таком случае на сумму возмещения таких затрат нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (письмо Минфина России от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).

С взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ситуация иная. Возмещение документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Порядок и размеры возмещения сотруднику расходов на наем жилого помещения во время командировки без подтверждающих документов установлены п. 11 Постановления № 2518. Следовательно, несмотря на то, что сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, расходы на возмещение освобождаются от обложения страховыми взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в пределах установленных норм (в рассматриваемой ситуации — 30% от размера суточных).

Какими документами подтвердить срок командировки

И. Е. Подцепихина, директор и главный бухгалтер ООО «Экселенс» (г. Уфа)

Если работник отправился в командировку на автомобиле, срок поездки ему надо указать в служебной записке. К авансовому отчету также следует приложить первичку, которая подтверждает, что сотрудник ехал на автомобиле к месту командировки и обратно. Такие разъяснения опубликовал Минфин России в письме от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.

Какими документами оформлять командировку

Оформлять командировочное удостоверение работникам для служебных поездок не надо. Это новшество действует с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). По новым правилам основным документом, на основании которого работника направляют в командировку, является приказ руководителя, в котором необходимо указать цель поездки. Имея такой приказ, бухгалтер выдаст работнику деньги на проезд, проживание и суточные. А вернувшись из командировки, работник должен составить и представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Проверьте, внесены ли у вас изменения в Положение о командировках. Там не должны упоминаться командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь в них нет необходимости.

Какой первичкой подкрепить расходы на поездку

Экономическим обоснованием командировочных расходов по-прежнему являются документы, подтверждающие оплату за проезд и жилье. А если работник ездил в служебную командировку на личном автомобиле, также необходимы чеки на приобретение ГСМ, путевой лист, квитанции на оплату автостоянок, иная первичка. Помимо этого работник должен написать в произвольной форме служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее, которая вместе с приложенными документами станет обоснованием командировки. Обратите внимание: одной служебной записки недостаточно. Об этом сказано в письме Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.

Как определить точные сроки командировки

Если раньше сроки поездки подтверждались командировочным удостоверением, то сейчас их определяют по проездным документам. Имея авансовый отчет работника с приложенными документами, командировочные расходы можно будет смело учесть при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

А вот в случае потери документов на проезд включать его стоимость в расходы рискованно. Налоговики могут не принять такие затраты. Пусть даже у сотрудника и сохранились документы на проживание. Поэтому лучше попытаться запросить у перевозчиков дубликаты потерянных документов. Ну, а если это не удастся, а работодатель все-таки решил оплатить работнику расходы по документально не подтвержденной командировке, они будут считаться его доходом. Соответственно, с суммы выплаты нужно удержать НДФЛ и начислить взносы.

Напомню, что суточные в целях НДФЛ нормируются. Они не облагаются налогом в размере 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. при загранкомандировках. И если работодатель установил размер суточных, превышающий данные лимиты, с сумм превышения нужно удерживать налог.

Нормативы суточных приведены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Причем суточные, выданные работнику на поездку в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660.

Сроки командировки подтверждают проездные документы или первичка об использовании личного транспорта (путевой лист, чеки на покупку ГСМ и пр.).

Источники

1. 
   Пиголкин, Ю.И. Морфологическая диагностика наркотических интоксикаций в судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицина, 2015. — 392 c.
2. 
   Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.
3. 
   Медведев, М. Ю. Аукционы. Проведение, участие, судебные споры. Справочник инвестора / М.Ю. Медведев, А.М. Насонов. — М.: Юстицинформ, 2013. — 224 c.
4. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг