Где закреплены оригинал документа копия документа

Особенности решения вопросов по теме: "Где закреплены оригинал документа копия документа". Здесь вы найдете полное описание темы и советы профессионалов. Если у вас имеются нюансы на счет которых нужна консультация, то обращайтесь к дежурному сотруднику.

Заверение копий документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Заверение копий документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

[2]

Подлинники и копии документов

Секретарское дело N10 2003 год

Т.В. Кузнецова

Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново

Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. — о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.

ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.

Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов

Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова

Является ли копия документа официальным документом?

Копия документа может являться официальным документом при соблюдении некоторых условий. Эти условия утверждены в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно законодательству, необходимо различать два понятия: копия и заверенная копия документа. Копией признается полное воспроизведение содержания оригинала. Копия не обладает юридической силой и не может считаться официальным документом. Заверенная копия — это документ, точно повторяющий оригинал и имеющий определенные реквизиты заверяющего лица. По правилам делопроизводства, правильно заверенный документ должен иметь следующие реквизиты:

  1. надпись «Копия верна»
  2. должность удостоверяющего лица
  3. ФИО удостоверяющего лица и его подпись
  4. дату заверения
  5. печать

В зависимости от места предоставления документов, заверять копии может:

  • руководитель организации, выдавшей оригинал
  • нотариус

Заверенная по всем правилам копия признается официальным документом и может использоваться для заключения сделок, для предоставления по требованию в любые инстанции и т.д.

Виды копий, порядок оформления и удостоверения.

Существует множество видов копий:

отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;
дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;
выписка – копия части документа;
копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

ручные — получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;
автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

одновременные – возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);
позднейшие копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;
частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;
графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;
рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала132.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть “формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала”133.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;
заверенные – копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Документы — оригиналы и копии

Деление документов на оригиналы и копии свойственно преимущественно делопроизводству и архивному делу, потому что именно там среди неопубликованных документов очень важно выделить те, которые являются оригиналами. Признак деления — но времени появления во внешней среде и правовому характеру.

Оригинал служебного документа — это экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу 1 . Вообще

оригинальный документ — это документ, создаваемый первым и используемый для того, чтобы снять с него копии. Копирование — это дублирование, воссоздание содержания и формы оригинала в другом документе. Копия — документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания (или информации) оригинального документа и, в отдельных случаях, — некоторых его внешних признаков 2 .

Различать оригинал и копии необходимо в том случае, когда оригинал имеет определенное правовое значение. Как правило, такой оригинал существует в одном экземпляре и имеет необходимые правовые засвидетельствования (подпись, печать, гриф и т. п.).

В рукописных и машинописных документах оригиналом считается только первый экземпляр. Второй и другие экземпляры, написанные или напечатанные через копировальную бумагу, являются копиями. Новые проблемы относительно определения оригинала и копий возникают при печатании документов с применением компьютера, поскольку никаких внешних отличий между первым экземпляром и другими, которые выйдут из-под принтера, не существует.

[1]

Для служебных документов (то есть документов, созданных или полученных учреждением или другим субъектом ведения хозяйства в процессе их деятельности) особенно важным является свойство юридической силы документа. Юридическая сила служебного документа — это его способность осуществлять правовое регулирование и/или управленческие функции, предоставленная действующим законодательством, которая явля­ется основанием для решения правовых вопросов. Итак, оригиналом считается экземпляр служебного документа, который создается первым и оформлен в соответствии с действующими требованиями, что придает ему юридическую силу. Если оригинал служебного документа потерян или поврежден, для использования повторно создается документ, который является дубликатом оригинала и имеет такую же юридическую силу.

Читайте так же:  Как копировать паспорт для испанской визы

Копии служебных документов могут быть незасвидетель-ствованными и засвидетельствованными. Незасвидетельст-вованная копия — та, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу. Засвидетельствованная копия — это копия, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала 1 .

При подготовке печатных (полиграфических) документов тот документ, с которого осуществляется набор текста, считается издательским оригиналом. Казалось бы, с этой точки зрения все экземпляры издания — это копии того документа, который был оригиналом. Но в правовом отношении любой экземпляр издания считается оригиналом.

При необходимости снять копию с издания — в полном объеме или его части — создаются копии, которые называются репродуцированные документы. В зависимости от способа репродуцирования различают: фотокопии, микрофильмы, микрофиши, ксерокопии. Репродуцирование изданий осуществляется по определенным правилам, обеспечивающим права автора на свою интеллектуальную собственность и на прибыль от ее использования. Отсюда английское название знака авторского права: «copyright» (копирайт), что буквально означает «право на копирование», а сокращенно помечается на изданиях английской буквой «с» в кругу: ©.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

копия документа

Большой англо-русский и русско-английский словарь . 2001 .

Смотреть что такое «копия документа» в других словарях:

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;. Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил делопроизводства в … Официальная терминология

копия документа — Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика

копия документа — 3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой бухгалтерский словарь

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой экономический словарь

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки как часть их, не имеющий юридической силы; 2) согласно ГОСТ… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Копия Документа Официальная — копия, имеющая силу оригинала. К.д.о. может быть выдана только тем органом, который принял данный документ или который хранит официальный документ. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология

страховая копия документа — 3.3. страховая копия документа : Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Страховая копия документа — Страховая копия документа: копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации. Источник: Единый российский страховой фонд… … Официальная терминология

Где закреплены оригинал документа копия документа

7.4. КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ

Копия (от лат. «copia») — множество. Копия документа — это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы» 130 .

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот — для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг. В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе 131 .

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название — список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники — копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий:

— это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

отпуск

дубликат

— повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

выписка

— копия части документа;

копия с копии

— создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

Один из экземпляров копии документа называется дублетным документом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

— получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;

ручные

автоматические

— представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

— возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);

одновременные
Читайте так же:  Как узнать уплаченный за себя ндфл

позднейшие

копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

— фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;

графически тождественные (факсимильные)

частично тождественные

— обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа;

графически не тождественные

копии — копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом;

рисованные

копии — максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала 132 .

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть «формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала» 133 .

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

[3]

, т.е. удостоверенные автором;

авторизованные

заверенные

— копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Вопросы и задания для самопроверки:

  1. Дайте характеристику основных документообразующих признаков.
  2. При каких условиях документ приобретает юридическую силу?
  3. Что собой представляют основные варианты документов?
  4. Какие существуют виды фальсификаций документов?
  5. Назовите основные способы подделки документов.
  6. Что такое копия документа? Охарактеризуйте виды копий.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело. 1999. N 4. С.21-27.

Демушкин А.С. Как распознать подделки документа // Отечественные архивы. 2000. N 1. С.86-100.

Каштанов С.М. Русская дипломатика. М., 1988.

Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.: Аспект-Пресс, 1996.

Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. N 1. С.57-63.

Шепелев Л.Е. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19 — начала 20 вв. // Источниковедение отечественной истории. М., 1976. С.248-271.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .

Смотреть что такое «КОПИЯ ДОКУМЕНТА» в других словарях:

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;. Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил делопроизводства в … Официальная терминология

копия документа — Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика

копия документа — 3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой бухгалтерский словарь

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой экономический словарь

Копия Документа Официальная — копия, имеющая силу оригинала. К.д.о. может быть выдана только тем органом, который принял данный документ или который хранит официальный документ. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология

страховая копия документа — 3.3. страховая копия документа : Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Видео (кликните для воспроизведения).

заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Страховая копия документа — Страховая копия документа: копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации. Источник: Единый российский страховой фонд… … Официальная терминология

Копия документа

Копия — документ, который полностью воспроизводит содержание оригинала, то есть подлинного документа, и имеет юридическую силу. Таким образом, первым условием является то, чтобы копия с воспроизводимого оригинала документа в полной мере соответствовала его содержанию, без каких-либо изменений или ошибок, вплоть до знаков препинания.

Тем самым под копией понимается надлежащим образом оформленная и засвидетельствованная ксерокопия документа. Ксерокопия — это еще не копия документа. Ксерокопия — это то, что должным образом не оформлено, хотя и скопировано с оригинала, и не имеет юридической силы, поскольку не засвидетельствовано.

Копией документ от юридического лица является тогда, когда полностью воспроизводит содержание оригинала и располагает необходимыми реквизитами, такими как подпись должностного лица, имеющего на это право, и оттиск печати юридического лица, придающими копии документа юридическую силу. Должностным лицом обычно выступает руководитель организации. Несмотря на наличие реквизитов на копии документа, придающих ей юридическую силу, при представлении ее банк вправе потребовать от клиента одновременного представления оригинала, чтобы удостовериться в полном ему соответствии.

Читайте так же:  Для повторного получения заграничного паспорта

Копией документ от физического лица является тогда, когда полностью воспроизводит содержание оригинала и располагает необходимыми реквизитами, такими как подпись и оттиск печати (оттиск штампа) нотариуса, придающими копии документа юридическую силу. Несмотря на свидетельствование нотариуса, придающего юридическую силу копии документа, при представлении ее банк вправе потребовать от клиента одновременного представления оригинала, чтобы удостовериться в полном ему соответствии. Поэтому, чтобы впоследствии не делать копии документов, заверенные в нотариальном порядке, у нотариуса обычно оформляют сразу несколько идентичных оригиналов.

Так, например, копию документа от физического лица может засвидетельствовать и руководитель юридического лица, то есть организации, в которой работает физическое лицо, по роду исполняемых им должностных обязанностей. Чаще это относится к документам, подтверждающим должностные полномочия физического лица, работающего в организации (доверенность, товарно-транспортная накладная, распоряжение и т. д.), и предоставляемым за ее пределами. Однако документы, не связанные с профессиональной практикой физического лица (наследство, дарение и аналогичное), как правило, свидетельствуются у нотариуса в установленном законом порядке.

По сути дела, надлежащим образом оформленная и засвидетельствованная копия любого документа, имеющая юридическую силу, фактически превращается в документ, который может использоваться наравне с оригиналом и вправе предоставляться в государственные и иные организации.

1. Какой документ является копией?

2. Чем копия документа отличается от его ксерокопии?

3. Чем копия документа от юридического лица отличается от копии документа от физического лица?

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Читайте так же:  Англия по обмену опытом для школьников

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Документ. Подлинники, оригиналы.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Разновидностью черновика является набросок .

Наброски – это предварительные наметки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Эскизы — предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы Выполняются с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком .

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остается (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником .

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно.

Читайте так же:  Исключить и признать утратившим силу разница

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

«Подлинником документа на машинном носителе, – согласно ГОСТу, – является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько

договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Документ. Фальсификация.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. Виды фальсифицированных документов:

1. полностью фальсифицированные документы – документы, в которых не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.);

2. частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать:

a. фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искаженным содержанием (разновидностью фальсификации содержания является интерполяция – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале);

b. фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но

иметь фальсифицированные внешние признаки. Основные способы подделки документов на бумажном носителе:

1. подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путем рисования);

2. подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

3. травление (удаление текста путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щелочью, окислителем);

4. смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

5. дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

6. подделка подписей (методом рисования, копирования);

7. поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путем копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

8. замена фотографий (наиболее распространенные приемы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

9. замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.).

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путем удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др.

К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты.

Во всех странах подделка документов преследуется по закону. В Уголовном кодексе Российской Федерации, в частности, есть специальная статья 292 о служебном подлоге.

Документ. Копии.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно выдается при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан.

Степень точности (близости) копии к оригиналу:

● графически тождественные (факсимильные): фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения;

● частично тождественные : обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа (например, копия бланка в ГАИ );

● графически не тождественные копии : копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом ;

● рисованные копии , максимально воспроизводящие внешний вид (п очерк, размещение текста, удостоверительные надписи ) оригинала.

Заверенные копии – копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей).

Видео (кликните для воспроизведения).

Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Источники


  1. Акционерные общества в России. Словарь-справочник от А до Я. — М.: Дело и сервис, 2008. — 400 c.

  2. Тимофеева А. А. История государства и права России; Флинта, МПСИ — Москва, 2009. — 152 c.

  3. Семенова, Анастасия Дом — зеркало судьбы. Как приворожить удачу для всей семьи; СПб: Невский проспект, 2013. — 157 c.
  4. Поставка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 537 c.
Где закреплены оригинал документа копия документа
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here