В прикладываемых документах верный протокол

Протокол (от франц. protocole — первый лист) — 1) документ, подписанный договаривающимися сторонами и фиксирующий результаты переговоров перед заключением договора; 2) запись происходившего на собрании с указанием участников и принятых решений.

Протокол — это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т. д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает термины «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная информация — это фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. В конце вводной части протокола указывают повестку дня. Вопросы располагают по степени важности и сложности.

Основная часть протокола строится по схеме «слушали — выступили — постановили (решили)», причем для каждого вопроса по отдельности. Слова «Слушали», «Выступили», «Постановили» («Решили») пишут прописными буквами.

Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом «Постановили» или «Решили».

Постановляющая часть выглядит как «действие — исполнитель — срок». Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно указать результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если протокол фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран президиум, подписать его должны председатель, секретарь и члены президиума.

Пишем протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол общего собрания акционеров. ).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

В вводной части указываются:

ФИО председателя (председательствующего),

ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

[3]

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

В прикладываемых документах верный протокол

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО КАДАСТРА
ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

от 4 марта 2008 года N ВК/0877

О подготовке документов для целей обеспечения
ведения государственного кадастра недвижимости

____________________________________________________________________
Признано недействующим, как не вступившее в силу,

на основании решения ВАС России от 31 мая 2013 года N ВАС-894/13
____________________________________________________________________

1. Протокол проверки документов

В соответствии с пунктом 32 Порядка ведения государственного кадастра недвижимости (далее — Порядок), утвержденного приказом Министерства юстиции от 20.02.2008 N 35, c 1 марта 2008 года органы кадастрового учета при выполнении кадастровых процедур должны производить проверку документов, представленных для кадастрового учета. Результаты проверки оформляются в форме протокола проверки документов.

Протокол проверки документов содержит заключение по каждому виду проверки, а также все выявленные основания для приостановления или отказа в проведении кадастрового учета.

Наименования видов проводимых проверок:

— проверка полномочий заявителя;

— проверка на комплектность документов;

— проверка документов по форме и содержанию сведений, требуемых для кадастрового учета;

— проверка на соответствие сведениям ГКН, в том числе графического отображения.

До установки в органах кадастрового учета модернизированных версий программных средств, обеспечивающих подготовку указанных выше документов, рекомендуется формировать протокол проверки документов с помощью MS Word.

Предлагаемый бланк протокола проверки документов см. в приложении 1.

2. Решение о проведении кадастрового учета, уведомление о принятии решения, сопроводительное письмо

устранения указанных причин приостановления (отказа) рекомендуется:

способы устранения причин отказа или приостановления).

В случае принятия решения о приостановлении в соответствии с пунктом 1, 2 или 3 части 2 статьи 26 Закона, в констатирующей части указываются возможные причины возникновения обстоятельств, послуживших основанием для принятия такого решения. Если решение о приостановлении принято в соответствии с пунктом 4 части 2 статьи 26, такое решение должно содержать указание на все документы, которые отсутствуют и которые должны быть представлены для осуществления соответствующего кадастрового учета.

Приложение N 1. Протокол проверки документов

(наименование структурного подразделения органа кадастрового учета)

Протокол ОСС

Окончательное решение общего собрания должно быть оформлено в виде протокола ОСС с приложением к нему всех бюллетеней для голосования. Протокол должен быть составлен письменно не позднее 10 дней со дня проведения собрания, так как не позднее этого срока результаты собрания должны быть доведены до сведения собственников помещений в доме ( ч. 3 ст. 46 ЖК РФ ).

В случае проведения заочного собрания или заочной части очно-заочного собрания этот срок фиксируется с момента окончания приёма письменных решений собственников, установленного в сообщении о проведении общего собрания. Все данные должны соответствовать тем, которые указаны в уведомлении о проведении ОСС.

Требования к оформлению протокола установлены приказом Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр . Ведёт и оформляет протокол секретарь общего собрания, кандидатура которого выбрана на ОСС.

Шапка протокола

• наименование документа «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме»;
• дата (датой протокола является дата подведения итогов общего собрания: окончания подсчёта голосов) и регистрационный номер протокола (порядковый номер с начала календарного года);
• дата проведения собрания (если собрание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и дата окончания собрания);
• место проведения собрания (указывается адрес, по которому проводилось собрание в очной форме, или адрес, по которому собирали решения, если собрание проводилось в очно-заочной форме);
• заголовок к содержательной части (должен содержать информацию об адресе МКД, виде общего собрания и форме его проведения).

Содержательная часть протокола

• Сведения об инициаторе ОСС: для юридических лиц полное наименование, ОГРН, номер записи о государственной регистрации юридического лица, ИНН; для физических лиц – ФИО в соответствии с документом, удостоверяющим личность, номер помещения и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на такое помещение;
• Сведения о председателе, секретаре и членах счётной комиссии: ФИО, номера помещений и реквизиты документов, подтверждающих право собственности на указанные помещения (если вопрос о выборе этих лиц не включён в повестку дня собрания);
• Сведения о присутствующих и приглашённых;

Присутствующие – те собственники, кто присутствовал на собрании в очной форме. Приглашёнными могут быть разные лица, например, юрист, который может разъяснить собственникам некоторые правовые вопросы.

Для приглашённых лиц в протоколе указывается ФИО, паспортные данные и цель участия – для физических лиц; ОГРН, наименование юридического лица, при необходимости – доверенность (для юридических лиц).

• Сведения о кворуме;

Нужно указать общее количество голосов (отдельно по жилым и нежилым помещения), следующая строка – наличие кворума. Количество голосов собственников, присутствующих на собрании, выраженное в процентах от общего числа голосов – это и есть кворум.

• Сведения об общей площади жилых и нежилых помещений в МКД;
• Повестка дня ;

Все вопросы в повестке дня должны быть пронумерованы. По каждому вопросу пишется формулировка вопроса, кто как проголосовал, кто не принял участие в голосовании и какое решение было принято. Все формулировки должны быть в третьем лице множественного числа – «приняли», «решили», «постановили».

• Место, где будут храниться документы ОСС (копии);
• Подписи.

Протокол обязательно подписывается как минимум тремя лицами: ставятся фамилии, инициалы и подписи председателя, секретаря, и счётной комиссии. В счётной комиссии может быть один человек, но если их больше, то подписи ставят все. Рядом с подписью должна быть дата, когда документ был подписан ( п. 4 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр ).

Если на собрании были отклонены кандидатуры председателя, секретаря и счётной комиссии, то протокол подписывает инициатор собрания.

Обязательные приложения к протоколу

Каждый протокол имеет ряд обязательных приложений, без которых решения ОСС могут быть оспорены как недействительные ( п. 20 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр ).

В нём нужно для каждого собственника указать:

• ФИО физического лица,
• наименование и ОГРН юридического лица,
• номера принадлежащих им помещений,
• количество принадлежащих собственнику голосов.

3. Реестр вручения сообщения о проведении ОСС собственникам

Исключение – тот случай, когда на одном из предыдущих общих собраний собственников было принято решение об ином способе уведомления – не заказным письмом или вручением под роспись, а, например, путём вывешивания уведомления на информационном стенде. В остальных случаях представляется реестр, в котором расписались собственники, либо реестр почтовых отправлений.

4. Список собственников помещений МКД, присутствовавших на очной части собрания, а также список приглашённых лиц

Этот список тоже должен содержать сведения обо всех собственниках помещений (либо их представителях).

Это приложение нужно в случае, если на собрании были представители собственников. Все доверенности подшиваются к протоколу.

6. Документы, которые обсуждались в повестке и по поводу которых принимались решения

Например, если на ОСС принимался договор управления, то прилагается его текст.

Это самое объёмное приложение. Все решения должны быть оформлены надлежащим образом.

8. Иные документы или материалы, которые самим решением ОСС указаны как обязательные приложения к протоколу.

Статус документов

Решения и протокол являются официальными документами ( ч. 1 ст. 46 ЖК РФ ). Это значит, что обязательные требования к протоколам и решениям, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, должны выполняться.

Официальный документ должен удостоверять факт, повлекший за собой юридические последствия. Решения ОСС являются обязательными для всех собственников помещений и тем самым влекут юридические последствия ( ч. 5 ст. 46 ЖК РФ ).

[1]

Приказ № 44/пр стал отправной точкой и наметил необходимые параметры документов ОСС, до его принятия не было чётких правил оформления и любую произвольно оформленную бумагу можно было считать протоколом или решением ОСС, пока её не оспорят в суде. Это предоставляло неограниченные возможности для подделки документов.

Ответственность за подделку документов ОСС

Поскольку протокол общего собрания и бланки решений собственников имеют статус официальных документов, то за их подделку предусмотрена уголовная ответственность.

Подделка документов ОСС по ч. 1 ст. 327 УК РФ наказывается:

• ограничением свободы сроком до 2 лет,
• принудительными работами на срок до 2 лет,
• арестом на срок до 6 месяцев,
• лишением свободы на срок до 2 лет.

Ч. 3 ст. 327 УК РФ предусмотрено наказание за использование в документах ОСС заведомо подложных документов. Если лицо знает, что документ – подделка, но использует его и позволяет юридическим последствиям случиться, то это наказывается:

• штрафом в размере до 80 тыс. рублей или в размере заработной платы за период до 6 месяцев,
• обязательными работами на срок до 480 часов,
• арестом сроком до 6 месяцев,
• исправительными работами на срок до 2 лет.

Примерный перечень документов, прилагаемых к первому и второму экземплярам протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования

Примерный перечень документов,

прилагаемых к первому и второму экземплярам протокола

об итогах голосования

К первому экземпляру протокола участковой избирательной комиссии

об итогах голосования прилагаются:

1. Особые мнения членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса (при их наличии).

2. Жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Закона Краснодарского края «О выборах депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края», поступившие в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковой избирательной комиссии.

3. Реестр учета жалоб (заявлений), обращений о нарушениях Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Закона Краснодарского края «О выборах депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края», поступивших в участковую избирательную комиссию (приложение № 5.3).

4. Акт о передаче первого экземпляра списка избирателей на выборах депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края шестого созыва (приложение № 3.1).

5. Акты о передачи избирательных бюллетеней для голосования по краевому и одномандатному избирательному округу на выборах депутатов Законодательного Собрания Краснодарского края шестого созыва (приложения № 4.1, 4.2, 4.3, 4.4).

6. Акт (акты) о передаче территориальной избирательной комиссией специальных знаков (марок) для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 3.2.).

7. Акт возврата специальных знаков (марок), используемых для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 3.6.).

8. Акт (акты) о погашении испорченных и неиспользованных избирательных бюллетеней, если такие факты имели место (приложение № 5.2.).

9. Акт о погашении бракованных специальных знаков (марок), используемых для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 3.3.).

10. Акт о порче специальных знаков (марок), используемых для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 3.4.).

11. Акт о погашении неиспользованных специальных знаков (марок) для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 4.6.).

12. Акт (акты) о проведении голосования вне помещения для голосования (по количеству переносных ящиков) (приложение № 5.1.).

13. Акт (акты) о признании недействительными избирательных бюллетеней, находившихся в переносном ящике для голосования, если такие факты имели место (приложение № 6.6.).

14. Акт о признании избирательных бюллетеней бюллетенями неустановленной формы, если такие факты имели место (приложение № 6.5.).

15. Реестр регистрации выдачи заверенных копий протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования (приложение № 6.7.).

16. Акт о выявлении неучтенных при получении избирательных бюллетеней, если такие факты имели место (приложение № 4.5.).

17. Акт о факте утраты специальных знаков (марок), используемых для защиты от подделки специальных заявлений избирателей (приложение № 3.5.).

Ко второму экземпляру протокола участковой избирательной

комиссии об итогах голосования прилагаются:

1. Заверенные участковой избирательной комиссией копии документов, приложенных к первому экземпляру протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования.

2. Список лиц, присутствовавших при проведении голосования, подсчете голосов избирателей и составлении протокола об итогах голосования (приложение № 5.5.).

3. Компьютерная распечатка протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования (после получения в территориальной избирательной комиссии).

4. Иные избирательные документы, составляемые участковой избирательной комиссией.

В прикладываемых документах верный протокол

Протокол обадминистративном правонарушении является процессуальным документом, служащимоснованием для возбуждения производства по делу об административномправонарушении, поскольку в данном документе фиксируется факт совершениясоответствующего нарушения.

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 28. 2Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее – Кодекс) в протоколе об административном правонарушении указываютсяследующие сведения:

•дата и место его составления;

•должность, фамилия и инициалы лица составившего протокол;

•сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело обадминистративном правонарушении;

•фамилии, имена, отчества, адреса места жительствасвидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие;

•место, время совершения и событие административного правонарушения;

• объяснение физического лица илизаконного представителя юридического лица, в отношении которых возбужденодело;

•иные сведения, необходимые для разрешения дела.

Протокол составляетсяпрактически во всех случаях совершения правонарушений. Кодексом установленыисключения из этого общего правила. Во — первых, дела онекоторых категориях административных правонарушений возбуждаются прокурором, который выносит соответствующие постановления (ст. 28. 4 Кодекса). Во — вторых, предусмотрены случаи, когда административное наказаниев виде предупреждения или штрафа назначается на месте совершения правонарушения, где и происходит процессуальноеоформление соответствующих действий, не требующих составления протокола (ст. 28. 6 Кодекса). В — третьих. Федеральным законом от 24. 07. 2007 N 210 — ФЗ в ст. 28. 6Кодекса введена часть 3, которая устанавливает, что протокол не составляетсяпри выявлении правонарушения в области дорожного движения (гл. 12 Кодекса), зафиксированного с применением работающих вавтоматическом режиме специальных технических средств или средств фото — икиносъемки, видеозаписи.

В протокол заносятсясведения о лице, в отношении которого возбуждено дело. Применительно кфизическому лицу помимо его фамилии, имени и отчества необходимо фиксироватьдату его рождения, поскольку административная ответственность наступает с 16 — летнего возраста, а к лицамв возрасте от 16 до 18 лет применяются мерывоздействия, предусмотренные федеральным законодательством о защите правнесовершеннолетних.

В протоколе об административномправонарушении указываются фамилии. имена, отчества, адреса потерпевших исвидетелей в случае, если таковые имеются. Важно обратить внимание на то, что наличиесвидетелей не является обязательным условием при составлении протокола.

Подробное описаниесобытия совершенного правонарушения необходимо для его правильнойквалификации, т. е. определения статьи Особенной части Кодекса или статьи законасубъекта Российской Федерации, которой предусмотрена административная ответственность заподобные действия (бездействие).

В протоколе указывается статья Особеннойчасти Кодекса или статья закона субъектаРоссийской Федерации, устанавливающая ответственность за совершенное нарушение.

В протоколе фиксируются и иные сведения, необходимые для разрешения дела. Этокасается, например, описания нанесенного ущерба, который является одним из обстоятельств, подлежащих выяснению по делу.

Важной гарантиейполноты и достоверности сведений, содержащихся в протоколе об административном правонарушении, является то, что физическому лицу и законномупредставителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, должна быть предоставлена возможностьознакомления с протоколом. При этом указанныелица наделены правом представить свои объяснения и замечания по содержаниюпротокола, которые затем прилагаются кпротоколу в качестве материалов дела.

После составленияпротокола об административном правонарушении его копия вручается подрасписку физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которыхвозбуждено дело, а также потерпевшему.

В Постановлении Пленума Верховного Суда РФот 24 марта 2005 г. N5 «О некоторых вопросах, возникающих усудов при применении Кодекса Российской Федерацииоб административных правонарушениях» разъясняется, какие недостатки протоколаследует считать существенными или несущественными.

К существеннымнедостаткам относятся отсутствие данных, прямо перечисленных в ч. 2 ст. 28. 2 Кодекса, а также отсутствиеиных сведений в зависимости от их значимостидля данного конкретного дела (например, данных о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело, языком, на которомведется производство).

К несущественным недостаткам протокола относятся:

•те, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу;

•составление протокола в отсутствие лица, в отношениикоторого возбуждено дело, если ему было надлежащим образом сообщено о времени и месте составления протокола, но оно не явилось в назначенный срок и не уведомило о причинах неявки или этипричины были признаны неуважительными.

Протокол урегулирования разногласий к протоколу разногласий

Составление протокола урегулирования разногласий к протоколу разногласий – документ, необходимый в тех случаях, когда между компаниями возникает несогласие по некоторым пунктам в заключаемом договоре.

Роль документа

На самом деле существует два основных способа для того, чтобы утрясти спор или разногласие по поводу того или иного договора:

• полностью переписать документ,
• оформить между компаниями протокол разногласий.

Первый путь не всегда возможен. Например, если в учетной политике фирмы зафиксировано требование по поводу применения в деятельности только рамочных договоров, составлять индивидуальные документы по каждому конкретному случаю попросту нельзя. Как раз в таких ситуациях на помощь и приходит прокол разногласий: в документе указываются те пункты, с которыми контрагент не согласен и пишутся их отредактированные версии. Вместе с этим документом составляется и протокол урегулирования разногласий, который подтверждает тот факт, что спорные моменты в договоре между сторонами благополучно устранены.

Для чего пишут протокол урегулирования разногласий к протоколу разногласий

Как правило, протокол урегулирования разногласий регистрирует следующие основные моменты: изменение некоторых разделов основного договора, отмену части пунктов или же напротив включение дополнительных условий.

Представители некоторых компании полагают, что протокол урегулирования разногласий может вполне заменить дополнительное соглашение к договору. Это не совсем так.

Дело в том, что существует принципиальная разница между этими двумя документами: протокол подписывается вместе с договором на этапе его заключения, допсоглашение же можно заключить в любой момент действия договора.

Порядок подписания договора с протоколом урегулирования разногласий

Процедура подписания типовых рамочных договоров с применением протокола разногласий довольно проста.

1. Сначала специалисты компании анализируют основной документ.
2. После того, как пункты, нуждающиеся в редактировании, будут выявлены, они включаются в протокол разногласий, который направляется партнерской организации.
3. Если у контрагентов вопросов нет, протокол разногласий подписывается и тут же составляется протокол урегулирования разногласий.

После чего оба эти документа считаются неотъемлемым приложением к основному договору и вступают в законную силу одновременно с ним.

Если вторая сторона не подписывает протокол урегулирования разногласий

По закону, договор является делом сугубо добровольным, то есть заставить кого-либо подписать его невозможно. Как правило, при наличии разногласий стороны договора стараются решить их до тех пор, пока не придут к условиям, устраивающим обе организации.

Однако, встречаются прецеденты, когда одна из сторон фактически саботирует процесс заключения договора, цепляясь то к одному, то к другому, то к третьему его пункту. В таких случаях вторая сторона может обратиться в суд с иском к понуждению к заключению договора.

При этом в судебную инстанцию понадобиться представить основной договор, протокол разногласий (желательно ранее подписанный) и протокол урегулирования разногласий.

Кто составляет документ

Протокол урегулирования разногласий может составлять любой сотрудник организации, наделенный необходимыми полномочиями и обладающий достаточным уровнем образования, знаниями и навыками, нужными для составления подобного рода документов.

На крупных предприятиях все договоры проходят через юридический отдел, специалисты которого и вносят в документ требуемые правки путем составления протокола разногласий и протокола урегулирования разногласий.

В небольших фирмах данными вопросами может заниматься руководитель структурного подразделения, которое подписывает договор (например, начальник отдела продаж), секретарь или руководитель предприятия. В любом случае, документ должен быть удостоверен директором, автограф которого будет свидетельствовать о том, что все внесенные в протокол урегулирования разногласий сведения верны, с ним согласованы и одобрены.

Образец протокола урегулирования разногласий к протоколу разногласий

На сегодня единого унифицированного образца протокола урегулирования разногласий нет, так что компании могут писать его в произвольном виде или использовать шаблон, утвержденный в учетной политике фирмы. Правда, есть ряд значений, которые все же необходимо указывать в документе для того, чтобы он был признан законным:

• его наименование,
• время,
• дата и место составления,
• названия компаний, между которыми составляется протокол,
• дать ссылку на основной договор (указать его номер и дату),
• подробнейшим образом прописать пункты, которые подверглись редактированию (их начальный вариант, вариант предложенный второй стороной и тот, который согласован и является действительным).

Как оформить протокол

Как и к составлению документа, так и к его оформлению закон не предъявляет никаких особых требований: его можно писать от руки или в печатном виде, на простом листе А4 формата или фирменном бланке организации.

Важное условие лишь одно: он должен быть подписан представителями обеих сторон.

При этом визировать документ может как руководитель предприятия, так и любой другой работник, обладающий правом подписи подобных документов. Печатями заверять протокол не обязательно: с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности применять в своей работе печати и штампы.

Протокол составляется в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Как хранить протокол урегулирования разногласий

К вопросу хранения протокола урегулирования разногласий подход должен быть однозначным: весь период действия его необходимо держать совместно с протоколом разногласий и основным договором.

После утраты актуальности он, в составе остального пакета бумаг, отправляется в архив организации, где содержится ровно столько времени, сколько положено по закону или установлено внутренними локальными актами компании.

Протокол совещания

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

[2]

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

• номер документа;
• дата создания;
• наименование организации;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
• список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
• данные по председателю совещания и секретаря;
• повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
• факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
• результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Источники

1. 
   Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
2. 
   ЛазаревВ.В. История политических и правовых учений: Уч. /В.В.Лазарев-3изд.-М.:Юр.Норма,НИЦ ИНФРА-М,2016-800с.(п) / ЛазаревВ.В.. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 645 c.
3. 
   Соколова Э. Д. Правовое регулирование финансовой деятельности государства и муниципальных образований; Юриспруденция — Москва, 2009. — 264 c.