Для каких операций применяют ксерокопии документов

Для каких операций применяют ксерокопии документов

Главная страница

Форум Гарант

в общем нет.
Оригинал все равно необходимо предоставить.

Ок. ребят — копия акта ввода в пром эксплатацию некой системы. у стороны есть только копия — это катит как док-во?

кс2, кс 3. — это серьезные доки?))))))

если сторона не оспаривает эти документы — конечно, покатит (т.к. документы предоставляются в виде заверенных надлежащим образом копий». а если спор по поводу документов — как вы докажете, что это не на ксероксе наксераченная бумажка? (кроме как предоставив оригинал) ?
ну или копию, заверенную обеими сторонами.

Копии принимаются в качестве доказательства при сверке с оригиналом судьей.

Использование ксерокопии в качестве доказательства

Ксерокопия документа и его доказательство

Часто у начинающих юристов, а ещё чаще у не юристов (директоров, бухгалтеров) возникает вопрос: а можно ли в качестве доказательства использовать ксерокопию документа?

Ответ неоднозначен. Если ксерокопия документа заверена надлежащим образом тем органом, который выдал документ, или нотариусом, то такой документ арбитражный суд в принципе может принять в качестве доказательства.

Мнение Арбитражного суда

Например, существует решение Арбитражного суда города Москвы от 11.04.2007 года по делу №А-40-78726/06-23-598, из которого следует, что документ в виде не заверенной надлежащим образом ксерокопии не может быть принят в качестве допустимого доказательства.

Так, в данном решении указано:

“… В соответствии со ст.71 АПК РФ арбитражный суд оценивает доказательства, по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств. Письменные доказательства представляются суду в подлиннике или надлежащим образом заверенной копии…

Экспертное заключение представлено суду ответчиком в виде не заверенной надлежащим образом ксерокопии, подлинника суду представлено не было, поэтому суд не может принять данное доказательство в качестве допустимого ст. ст. 67, 68, 75 АПК РФ…”.

Таким образом, делаем вывод: документ в виде не заверенной надлежащим образом ксерокопии не может быть принят в качестве допустимого доказательства.

Является ли ксерокопия паспорта документом?

Всегда считалось, что ксерокопия паспорта является документом, и заверять нотариально не надо, так как есть фото. Везде принимают ксерокопию именно за ДОКУМЕНТ — на границе, в консульствах, ЗА границей, где по ксерокопии могут оформить документы, больницах, поликлиниках, учреждениях, даже финансовых. Но сегодня на Почте России мне не позволили по ксерокопии паспорта выкупить посылку с книгами — оригинал давайте, не положено! Знаете, сколько подделок?! Ну да, очень много желающих выкупить мою посылку с книгами, это так. Хотелось бы знать статьи, свидетельствующие, что ксерокопия паспорта не является документом или что ее требуется заверять нотариально. Спасибо!

Нет же конечно, копия не является документом.

Извините, но это СЛОВА. Можно ли подтвердить их ссылкой на какие-то статьи в законах?

Ксерокопии не являются документами и вам вправе отказать выдавать посылку.

Это не слова а сложившаяся практика.

Так «всегда» не считалось. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X запрещал свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускалось.

Согласно Указу Президента РФ от 13.03.1997 N 232 и пункту 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 828 именно Паспорт гражданина Российской Федерации (а не копия документа) является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.

Нотариальная практика по поводу свидетельствования копий паспортов складывается также неоднозначно.

В соответствии с п. 1.5 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. Решением Правления ФНП от 26-27.03.2003, Протокол N 03/03)Свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается. И, несмотря на то что Письмом Федеральной нотариальной палаты от 26.07.2006 N 937 сообщается, что это противоречие урегулировано (т.е. свидетельствовать можно), нотариус независим в своей деятельности и руководствуется исключительно законодательством РФ (ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате). Таким образом, мнение Федеральной нотариальной палаты, изложенное в указанном Письме, не может рассматриваться как руководящее указание для частнопрактикующих нотариусов.

Согласно пункту 34 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, вручение регистрируемых почтовых отправлений осуществляются при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

Для каких операций применяют ксерокопии документов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Можно ли учесть расходы для целей налогообложения УСН, если поставщики и покупатели представят копии документов контрагентов? Копии не являются заверенными, а представляют собой ксерокопии или сканы первичных документов (актов, накладных).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Принятие к учету для целей налогообложения не заверенных в установленном порядке копий первичных учетных документов создает существенный риск возникновения разногласий с налоговыми органами. Об этом свидетельствует сложившаяся судебная практика.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов при УСН;
— Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
— Вопрос: Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

25 января 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Является ли копия документа официальным документом?

Копия документа может являться официальным документом при соблюдении некоторых условий. Эти условия утверждены в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно законодательству, необходимо различать два понятия: копия и заверенная копия документа. Копией признается полное воспроизведение содержания оригинала. Копия не обладает юридической силой и не может считаться официальным документом. Заверенная копия — это документ, точно повторяющий оригинал и имеющий определенные реквизиты заверяющего лица. По правилам делопроизводства, правильно заверенный документ должен иметь следующие реквизиты:

В зависимости от места предоставления документов, заверять копии может:

• руководитель организации, выдавшей оригинал
• нотариус

Заверенная по всем правилам копия признается официальным документом и может использоваться для заключения сделок, для предоставления по требованию в любые инстанции и т.д.

Обязательные требования к копии документа

Какие обязательные требования к копии документа заверяемой руководителем учреждения или другим должностным лицом учреждения? (т.е. обязательно ли наличие печати учреждения, или достаточно подписи удостоверяющего и.п.).

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

[2]

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
• дату заверения и печать.

Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Кадры».

Рекомендация: Как заверять бумажные копии представляемых организацией документов при выездной налоговой проверке

«Олег Хороший, начальник отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке. На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
• дату заверения и печать.

Печать для заверения копий организации вправе выбрать самостоятельно (например, основную печать организации).

При подаче многостраничных документов организация может заверить либо копию каждого листа, либо весь прошитый документ в целом. Прошитый многостраничный документ должен отвечать следующим требованиям:

• объем прошивки не более 150 листов;
• все листы прошиты на 2–4 прокола прочной нитью. Концы нити выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеена бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка полностью закрывает место скрепления прошивки. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см;
• текст и другие элементы документа (например, даты, резолюции) читаются свободно;
• при чтении документ не расшивается (не разрушается);
• все листы в документе пронумерованы;
• в заверительной надписи на бумажной наклейке указано общее количество листов документа (арабскими цифрами и прописью).

Об этом сказано в письмах Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336, от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142и пункте 21 письма ФНС России от 13 сентября 2012 г. № АС-4-2/15309.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять эту подшивку в целом нельзя (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если организация все-таки сдаст в инспекцию заверенную подшивку разных документов, то оснований для ее привлечения к ответственности по статье 126Налогового кодекса РФ не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием. Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 1 ноября 2013 г. № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29 ноября 2012 г. № А75-10186/2011, от 16 октября 2012 г. № А75-10185/2011, от 30 августа 2012 г. № А75-10187/2011).

Подшивки документов (копий документов) представьте в налоговую инспекцию с сопроводительными письмами. В них укажите:

• основание для представления, включая реквизиты требования о представлении документов;
• количество подшивок и количество листов, включенных в каждую подшивку.

Ситуация: Как оформить копию документа по запросу сотрудника

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

• заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
• должность лица, заверившего копию;
• его личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения;
• печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

[3]

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом копию приказа о приеме на работу.

Из ответа «Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника»

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу норм ст. 313 НК РФ, на основании первичных документов ведется также и налоговый учет.

Причем в целях налогового учета расходы организации должны удовлетворять требованиям, установленным ст. 252 НК РФ.

Так, расходами признаются осуществленные налогоплательщиком обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

На основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Нормы Закона N 402-ФЗ не предусматривают обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и определенные руководителем на основании части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии.

Более того, часть 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.

В то же время из содержания части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что первичный документ должен содержать личную подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Следует отметить, что нормами НК РФ также не предусмотрено принятие к учету копий первичных документов, изготовленных на бумажном носителе.

В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 представлены разъяснения, из которых следует, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ оформленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.

При этом специалисты финансового и налоговых служб допускают, что в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы, эти расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями отсутствующих документов (письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, УФНС по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Сложившаяся судебная практика также подтверждает, что отсутствие подлинных первичных документов может являться предметом споров с налоговыми органами.

Например, в постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 рассматривалась ситуация, когда налогоплательщик при налоговой проверке представил инспекции не оригиналы первичных учетных документов (товарные накладные, акты выполненных работ), а выполненные на бумажных носителях факсовые копии данных документов. Инспекция исключила эту сумму из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Судьи, признавая недействительным решение налоговой, указали на необоснованность выводов налогового органа относительно недоказанности заявленных налогоплательщиком расходов, аргументируя свою позицию следующим:

законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии;

полученные по факсу первичные документы от контрагентов содержали все обязательные реквизиты, необходимые для осуществления бухгалтерского учета, в связи с чем расходы являются подтвержденными;

учитывая разъяснения, данные в постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57, налоговый орган, указывая на представление налогоплательщиком ненадлежащих документов в подтверждение расходов по налогу на прибыль, должен был исчислить налог на прибыль организаций расчетным путем в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (что не было сделано);

налоговый орган обладал правом по проведению мероприятий налогового контроля путем истребования документов у контрагентов заявителя в силу п. 1 ст. 93.1 НК РФ, но не воспользовался этим правом.

Аналогично в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 N Ф07-11552/2010 отмечено, что наличие у налогоплательщика только «факсовых» копий первичных документов, а не их оригиналов не означает отсутствие у него реальных затрат.

В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А05-3208/2009, ФАС Московского округа от 19.01.2012 N Ф05-14417/11 и от 28.10.2008 N КА-А40/9050-08 судьи также посчитали возможным учесть в целях налогообложения прибыли расходы, подтвержденные копиями первичных документов.

[1]

Однако в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 28.01.2008 N А29-2743/2007 судьи пришли к выводу, что копии первичных учетных документов, заверенные главным бухгалтером, не могут служить основанием для отнесения спорных затрат на расходы, уменьшающие доходы.

Кроме того, суд может признать неподтвержденными расходы, если в представленных копиях первичных документов отсутствуют обязательные реквизиты (например подписи ответственных лиц) (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.07.2013 N 14АП-1128/13).

Таким образом, наличие арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие оригиналов первичных документов может привести к спору с налоговыми органами.

Отметим, что судами выносятся решения, при этом учитываются обстоятельства каждого конкретного дела. Предугадать исход судебного решения в Вашем случае невозможно. Поэтому считаем, что во избежание претензий со стороны налоговых органов организации следует затребовать от контрагента оригиналы первичных документов либо копии первичных документов, заверенных в установленном действующим законодательством порядке.

Из п.п. 3.1.23 и 3.1.25 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, следует, что заверенной копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, на котором в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие его юридическую значимость.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).

При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.

О необходимости заверения копий документов с учетом требований Госстандарта России смотрите также письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-Р3/39142, от 28.01.2013 N 03-03-06/3/1, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 01.09.2011 N 03-01-11/4-288 и др.

В заключение заметим, что в силу п. 2 ст. 160 ГК РФ допускается использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Тем не менее, Минфин России высказывает мнение, что несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрена передача документов между сторонами — участниками сделки в форме факсимильной копии, подобный документ может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи (письмо Минфина России от 20.12.2000 N 16-00-14/820).

Таким образом, полагаем, что отсутствие первичных документов, равно как и наличие первичных документов, оформленных в виде сканированных копий, влечет для организации-поставщика негативные последствия, так как свидетельствует о нарушении требований бухгалтерского и налогового законодательства.

Полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений.

Для целей бухгалтерского учета и налогового учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

В рассматриваемой ситуации стороны могут предусмотреть условиями договоров сроки представления первичных документов, оформленных надлежащим образом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

20 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все насчет жизни и бизнеса!

Автор: admin Категория: Бизнес

Документация в любом современном офисе постоянно копируется. Это тезис давно стал аксиомой. Подлинники лежат под замком, а по партнерам гуляют ксерокопии. Актуальность и практическое удобство метода объяснять не требуется, а вот способы его правильного выполнения – вполне.

Дело в том, что если речь идет о громадных форматах, как ксерокопия А0 – то это скорее всего какой-либо чертеж или некий фотоматериал. Единственным критерием для него является — качество. А вот если мы имеет место ксерокопия А4 или ксерокопия А3, то подобная документация может нуждаться в нотариальном заверении. И для ее получения необходимо выполнить несколько условий.

Условия для владельца.

Заверить копию можно лишь только обладая подлинником, удостоверением личности и некоторыми иными документами, которые могут иметь место в форме сопутствующих. Кроме того, помните, что единственным, кто может заверить абсолютно любой документ является нотариус. Никакая другая должность, никакие полномочия не дают такого права. Это очень распространенная ошибка.

Условия для копии.

Сразу возникает вопрос: «Где сделать копию?» Воспользоваться дедушкиным устройством, которое давно ютится в уголке вашего дома, зайти в будку, предлагающую такие услуги, или лучше обратится к профессионалам? В принт-центр, который работает круглосуточно, обладает штатом высококвалифицированных сотрудников и новейшим оборудованием. Казалось бы, зачем обращаться к ним, ради пары копий?

Этот шаг вполне обоснован, так как ксерокопия документов считается действительной лишь при соблюдении определенных параметров качества. Таких как корректная передача текста и содержания, идеальное воспроизведение всех подписей и печатей, без малейших изъянов. Любая мелочь, любой пиксель, который был случайно стерт на печати может быть причиной отказа от заверения подлинности.

Поэтому, иногда лучше обратиться к профессионалам.
И следует заранее уточнить, нужно ли будет нотариальное заверения для того или иного типа документов. Иногда даже ксерокопия А3 нуждается в нем, зависит от ситуации.

Ну что же, где сделать ксерокопию ясно, а как быть с финансовой стороной? Бояться нечего, крупные прин-центры не завышают свои расценок. Так что сделать копию у них не дороже, чем в любой мелком отделе супермаркета. Единственным камнем преткновение может стать порог на минимальный заказ. Так что вам придется подобрать такой центр, где подобного ограничения нет.

Заверение копий документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Заверение копий документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Добавлено: Ксерокопии документов как доказательство в суде 14.09.11 02:35:33	#1

Сообщений: 137

На некоторых форумах, охранников призывают к снятию ксерокопий с неофициальных графиков службы для дальнейших судебных разбирательств с ЧОПом. Мол, даже и в суд идти не придется, потрясешь перед мордой директора листочками он тебе зарплатэ и выдаст, вдобавок обсерившись от страха.
Но это не так.

Гражданский процессуальный кодекс РФ. Глава 6

Статья 67 . Оценка доказательств
5. При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств.

6. При оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа.

7. Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой , и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств.

От себя дополню, что ни один эксперт при оценке ксерокопии, не даст категоричного утверждения, что надписи и подписи произведены конкретным лицом. Даже если вы уломаете суд отправить ксерокопии на экспертизу, в компьютере эксперта уже давно забит шаблон ответа «не представляется возможным установить. «

Статья 71 . Письменные доказательства
1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).
2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Надлежаще заверенные. Т.е. подписанные руководителем ЧОПа и с проставлением штампика. Кто вам их подпишет?

Как вариант. Если ваш работодатель настолько тупоголов, что на постах хранятся неофициальные графики с подписью директора, печатью фирмы немедленно тащите эти документы домой. Снимайте копии на цветном принтере. Подлинники себе, цветные копии на объект.
Но вряд ли ваш график оформлен таким образом. Да и после прочтения вышеизложенного инспектора объектов, изымут такую документацию.

Поэтому готовим другие доказательства:

Статья 68. Объяснения сторон и третьих лиц
Статья 69. Свидетельские показания
Статья 77. Аудио- и видеозаписи

Подлинники и копии документов

Секретарское дело N10 2003 год

Т.В. Кузнецова

Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново

Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. — о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.

ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.

Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов

Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова

Копии документов как доказательства в суде

В законодательстве РФ достаточно четко определено, как рассматриваются копии документов, предоставляемых в суд как доказательство в письменной форме: «Письменные доказательства могут быть предоставлены в арбитражный суд в подлиннике или в виде надлежаще заверенной копии» (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ). Буквально трактуя данную норму, можно сделать вывод, что если у заинтересованного лица нет на руках оригинала необходимого документа, он может предъявить суду его копию, заверенную надлежащим образом.

Но на деле все получается не совсем так. Изучение судебной практики позволяет сделать вывод о том, что дубликаты документов могут заверяться исключительно тем лицом, у которого есть в наличии их подлинники.

При этом если у суда возникли сомнения в достоверности заверенной по всем правилам копии, он имеет право потребовать предъявления оригинала. В этом случае сторона, предоставившая для доказательства копию без наличия подлинника, несет все возможные процессуальные риски. Копия в данном случае может быть не приобщена судом к доказательствам по делу.

Факт не может считаться доказанным, если в его подтверждение была предъявлена лишь копия, а подлинный документ утерян или не был приложен (ч.6 ст. 71 АПК РФ). Суд может не приобщить копию в качестве доказательства к делу, при одновременном наличии двух условий, если:

— Копии одного и того же документа, предоставленные двумя сторонами, различны.

— Отсутствуют другие доказательства, по которым можно было бы установить истинное содержание подлинника.

Как подтвердить содержание документа или обстоятельство, имеющее юридическое значение?

В первую очередь стоит выделить, что именно нуждается в подтверждении. В зависимости от желаемого результата действовать рекомендуется двумя способами.

— В первом случае требуется установить в деталях, что именно содержал документ. К примеру, какой-то определенный пункт контракта. Для этого необходимо подобрать документы, которые могли бы подтвердить содержание копии, предъявленной суду. Такими могут выступать переписка двух сторон, или же копия оригинала из более надежного источника. К примеру, копии из банка или налоговой службы. В реестровых делах государственных органов часто имеются документы, на основании которых были внесены соответствующие данные в реестр.

— Во втором случае доказать нужно обстоятельство, которое значимо с юридической точки зрения. Например, факт оказания услуг исполнителем. Тогда потребуется предъявить документы, которые могли бы подтвердить сам факт, а не содержание имеющейся копии. Это могут быть видеозаписи, снятые камерой видеонаблюдения, заключение экспертизы, показания свидетелей.

Какую стратегию выбрать и какие документы целесообразнее будет подготовить, зависит во многом от позиции второй стороны и особенностей рассматриваемого дела.

В каких случаях предъявление оригинала документа не обязательно:

— Если истец и ответчик согласны с фактами, которые изложены в копии документа, то суд может и не потребовать предъявления оригинала. Но признание сторон должно быть подано в письменном виде, составленное по установленному образцу (ст. 70 АПК РФ). Его внесут в протокол или прикрепят к материалам дела.

Суд может считать обстоятельства признанными, если другая сторона не опровергает их и по другим документам не найдено несоответствий с содержанием копии (ч.3.1 ст.70 АПК РФ).

— Если оригинал документа он фигурировал в другом деле и был к нему прикреплен. Например, ответчик подтверждает факт оплаты товара истцом копией квитанции к приходному кассовому ордеру. Заверена она по установленной форме самим ответчиком. В этом случае суд признает копию доказательством, не требует предоставления оригинала и принимает решение о подтверждении факта оплаты истцом товара или услуг. Причиной для такого решения служат сразу два обстоятельства: оригинал квитанции ранее был принят судом как доказательство по другому делу, а истец не предъявил суду подлинник документа или документы, нетождественные с дубликатом, предъявленным ответчиком.

Доказательства юридически значимого обстоятельства:

Если ни одна из сторон не имеет возможности предоставить оригиналы документов, подтверждающих какой-либо факт, суд не признает его действительным. В этом случае требуется найти другие документы, которые могли бы его подтвердить.

Например, если требуется доказать факт поставки товара, но оригинал накладной отсутствует, сделать это можно, предоставив суду выписку из учетной книги продаж или же квитанцию об оплате НДС за проведенную операцию, которые наряду с другими доказательствами (в том числе, перепиской сторон) могут подтвердить реальность поставки товара.

В любом случае, очевидно, что если отсутствует оригинал какого-либо документа не стоит пренебрегать квалифицированной юридической помощью , которая будет максимально полезна не позднее этапа подготовки документов к суду и формированию позиции по делу.

Источники

1. 
   Кучерена, А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России: моногр. / А.Г. Кучерена. — М.: Юркомпани, 2017. — 432 c.
2. 
   Лебедева, С. Н. Международный коммерческий арбитраж. Комментарий законодательства / Под редакцией А.С. Комарова, С.Н. Лебедева, В.А. Мусина. — М.: Редакция журнала «Третейский суд», 2014. — 416 c.
3. 
   Липинский, Д. А. Общая теория юридической ответственности / Д.А. Липинский, Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр Пресс, 2017. — 950 c.
4. Чухвичев, Д. В. Законодательная техника / Д.В. Чухвичев. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2012. — 416 c.
5. Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.