Как подписывать счет по доверенности образец

Примерная форма доверенности на подписание счетов-фактур (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Настоящая форма разработана в соответствии со п.6 ст. 169 НК РФ.

Доверенность
на подписание счетов-фактур

[2]

г. [ место подписания доверенности ]

[ число, месяц, год ]

[ Наименование организации, выдавшей доверенность ], место нахождения: [ вписать нужное ], ОГРН [ значение ], ИНН [ значение ], в лице [ должность руководителя, Ф. И. О. ], действующего на основании [ документ, подтверждающий полномочия ], настоящей доверенностью уполномочивает

[ должность, Ф. И. О. лица, которому выдана доверенность ], зарегистрированного по адресу: [ вписать нужное ], документ, удостоверяющий личность [ наименование, серия, номер, кем и когда выдан ],

подписывать за [ руководителя/главного бухгалтера ] организации счета-фактуры [ наименование организации-доверителя ], выставляемые контрагентам.

Доверенность выдана без права передоверия сроком на [ вписать нужное ].

Подпись лица, которому выдана доверенность, [ образец подписи ] удостоверяю.

[ Должность руководителя организации, подпись, инициалы, фамилия ]

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма доверенности на подписание счетов-фактур

Разработана: Компания «Гарант», март 2013 г.

Кто подпишет счет-фактуру?

• Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Окончание статьи, начало в № 4’ 2008

Описаны правила оформления доверенности на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главбуха. Мы объясняем, какая информация в обязательном порядке должна в ней присутствовать, а какая факультативна. Вы сможете определить период действия доверенности, если он в ней прямо не указан. Опубликованы образцы генеральной, специальной и разовой доверенностей. Вы узнаете, обязательно ли представлять налоговым органам и контрагентам копии документов, подтверждающих полномочия доверенных лиц.
И последний вопрос: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо и в расшифровке подписи указывается его фамилия, то чья должность в таком случае должна писаться? К сожалению, здесь теория часто расходится с практикой применения: трактовка налогового законодательства самими налоговыми инспекторами бывает весьма вольной, и дело может дойти до судебного разбирательства. Поэтому мы рассказали вам обо всех тонкостях и возможных последствиях.

Оформляем доверенность

Р ассмотрим правила оформления доверенностей на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера.

Доверенность, как и приказ, выдается от имени организации, а не отдельных должностных лиц (руководителя организации и / или главного бухгалтера).

Необходимо помнить, что лицо, которому выдана доверенность, должно совершать те действия, на которые оно уполномочено, лично. Либо оно может передоверить их совершение другому лицу, но только если такая возможность прямо указана в полученной им доверенности.

Исключение составляют случаи, когда передоверие стало следствием непредвиденных обстоятельств и имело целью охрану интересов выдавшего доверенность. Данное правило зафиксировано в Гражданском кодексе РФ (п. 1 ст. 187).

Однако это общее правило в нашей ситуации действовать не будет. Специально предупреждаем вас об этом. Причина в том, что Налоговый кодекс РФ в пункте 6 статьи 169 содержит четкое указание на необходимость оформления доверенности от имени организации. Ведь при передоверии доверенность уже выдается лицом, которому была выдана первоначальная доверенность, а не организацией, которой выставляется счет-фактура.

Итак, рекомендуем оформлять доверенность от имени организации на конкретное лицо без права передоверия.

Доверенность от имени организации может оформляться на бланке организации. Она обязательно должна содержать подпись руководителя и оттиск печати организации.

Текст доверенности составляется в произвольной форме, в нем должны быть отражены:

• дата выдачи доверенности;
• наименование организации, выдающей доверенность (в соответствии с учредительными документами);
• информация о том, кто подписал доверенность:
  • наименование должности руководителя организации (или иного соответствующим образом уполномоченного лица),
  • его Ф.И.О. и
  • основания полномочий действовать от имени данной организации (например, устав компании);
• чье право подписывать счета-фактуры делегируется:
  • наименование должности руководителя организации (в учредительных документах он может именоваться генеральным директором, директором, президентом и т.п.) или главного бухгалтера;
• на кого возлагается подписание счетов-фактур:
  • наименование должности (если доверенность выдается физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией),
  • Ф.И.О. и
  • паспортные данные.

Обратите внимание: одной доверенностью можно оформить делегирование права подписи и руководителя, и главбуха. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.

Можно также порекомендовать поместить в доверенность образец подписи лица, которому делегируется право ставить подпись в счетах-фактурах.

В практике встречаются доверенности без регистрационного номера. Причем не только те, что выдают физические лица, но и те, что выданы организациями. Это не является основанием признания доверенности недействительной. Но правильный документооборот предприятия подразумевает регистрацию таких важных документов и, соответственно, наличие номера документа на доверенности.

Теперь поясним период действия доверенности. Желательно его прямо указать в этом документе. Если это не сделано, то она сохранит свою силу в течение 1 года со дня выдачи, после чего автоматически прекратит дейст­вие. Доверенность, предназначенная для совершения действия за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Организация, выдавшая доверенность, имеет право в любое время отменить доверенность, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. При прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано ее вернуть.

В зависимости от содержания и объема передаваемых полномочий различают три вида доверенностей:

• генеральные (общие) доверенности, выдаваемые для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (образец такой доверенности приведен в Примере 4);
• специальные доверенности, которые выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий (образец доверенности работнику организации приведен в Примере 5, а физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, – в Примере 6);
• разовые доверенности, выдаваемые для совершения одной строго определенной сделки или иного юридического действия ­(используются редко – образец приведен в Примере 7).

Текст доверенности, как и любого другого документа, должен писаться с соблюдением правил русского языка, в т.ч. касающихся оформления абзацев (см. Пример 4). Но в практику работы уже устойчиво вошла иная структура текста доверенности, когда одно предложение разбивается на несколько абзацев, в каждом из которых излагается отдельный смысловой блок (см. Примеры 5, 6 и 7). Это делается для удобства восприятия информации. Каким способом вы будете оформлять свои доверенности, решать вам.

вопрос Как правильно оформить подпись документов на основании доверенности?

На предприятии имеется генеральный директор, который взял в штат сотрудника и предоставил ему доверенность на право подписи всей документации. Доверенность официально оформлена нотариусом. Как правильно следует оформлять текущую документацию по предприятию и подписывать гарантийные письма для партнерских организаций? Если документ подписывает сам генеральный директор, то в конце текста пишется «Ген. директор _______(для подписи) Петров П.П.». Тогда как подписывать документы от лица представляющего интересы директора, все оставлять так же?

Что касается подписи документов самим директором, то да, шаблон будет именно такой: должность, подпись и фамилия с инициалами самого гендиректора. А вот если право подписи официально по доверенности предоставлено третьему лицу, тогда указывается его должность, он ставит свою подпись и ФИО. На данную должность может быть привлечен внештатный сотрудник, тогда достаточно его подписи и ФИО. Поставить подпись вместо директора доверенное лицо не может. Это подделка документов, за которую положена административная, а в некоторых случаях даже уголовная ответственность.

Непосредственно для подписи внутренней документации никаких пояснений не нужно. Сотрудник, имеющий право подписи, просто указывает свои данные и ставит личную подпись. А вот с контрагентами ситуация может быть сложнее.

В большинстве случаев партнерам достаточно того что документ подписан должностным лицом и стоит печать предприятия. Однако, если возникают вопросы, тогда нужно вносить уточнения. Для того чтобы контрагентам было понятно, кто подписывает документы, можно использовать один из 3 вариантов:

• если предприятие, получившее документ с подписью уполномоченного работника, сделает запрос, о праве подписи его третьим лицом, тогда предоставляется копия доверенности, на основании которой доверенное лицо имеет право подписи;
• непосредственно в самом документе можно указывать полномочия доверенного лица, к примеру: «Заместитель генерального директора Петров П.П., действующий на основании Доверенности №__ от __.» и в конце подпись также ставится непосредственно от его имени;
• последний вариант, не требующий указания в самом документе полномочий третьего лица, это сделать приложение в виде копии доверенности, однако, о наличии приложения необходимо указать в тексте документа.

Правила оформления доверенности на подписание счетов-фактур и актов выполненных работ: нюансы и образец заполнения

Доверенностью может даваться право на подписание какого-то конкретного документа или документов, например, искового заявления, договора, актов выполненных работ.

В нашей жизни часто появляется необходимость того, чтобы одно лицо действовало от имени другого по различным вопросам. В подобных случаях оформляется доверенность, документ, который регулируется Гражданским Кодексом Российской Федерации. В практике делопроизводства фигурируют различные случаи применения доверенностей. В данной статье подробно описаны правила оформления доверенности на подписание счетов-фактур и актов выполненных работ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Гражданским Кодексом регулируется:

• их особенности различных видов;
• сроки их действия;
• передоверие;
• прекращение.

Один из видов этих актов в юридической практике представляет доверенность на право подписи счетов-фактур и накладных. В качестве доверителя могут выступать организации и индивидуальные предприниматели.

В каком случае требуется?

Руководители предприятий часто отлучаются по разным делам с целью ведения и развития своего бизнеса, как вариант, отправляются в командировки. В это время нередко проходят процессы, требующие их внимания, и появляются вопросы, для решения которых нужно заверение.

Доверенность на подписание счетов-фактур и накладных используется для того, чтобы не вредить функционированию организации. Чтобы не останавливать процесс работы руководителя предприятия, если он сам не имеет возможности подписать накладную или счет-фактуру, передает привилегии подписания бухгалтеру компании.

Правила заполнения: пошаговая инструкция

1. Начинается доверенность с ее номера.
2. Затем пишется место совершения акта и дата его совершения.
3. В зависимости от того, кем выдается документ, организацией или индивидуальным предпринимателем первая его часть отличается.

Пошаговая инструкция заполнения доверенности для юридического лица:

• Название организации-доверителя.
• ИНН.
• ОГРН.
• КПП.
• Место нахождения.
• Дата регистрации.
• Название органа, осуществившего регистрацию.
• Информация, характеризующая уполномоченное лицо (должность, его ФИО, пол, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения), место (адрес) регистрации).
• На чем основаны полномочия подписанта.

Пошаговая инструкция заполнения доверенности для индивидуального предпринимателя:

• ФИО доверителя.
• Дата рождения.
• Пол.
• Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения).
• Место регистрации.
• Номер свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве предпринимателя.
• Название органа, выдавшего свидетельство.

Вторая часть различается, так как доверенным бывают физическое, юридическое лицо, ИП, а также иностранный гражданин либо субъект без гражданства.

Пошаговая инструкция заполнения второй части для юридического лица:

• Название организации-представителя.
• ИНН.
• ОГРН.
• КПП.
• Место нахождения.
• Дата регистрации.
• Название органа, проводившего регистрацию.
• Должность уполномоченного лица.
• ФИО.
• Год его рождения.
• Пол.
• Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения).
• Место регистрации.
• Основание полномочий.

Пошаговая инструкция заполнения второй части для физического лица:

• ФИО.
• Дата рождения.
• Пол.
• Данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения).
• Место регистрации.

Для иностранного гражданина или лица без гражданства:

• Нужно указание о наличии/отсутствии гражданства.
• Реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Дальше общее для всех видов: доверение подписывать как акты приема-передачи, так и накладные.

Ниже информация, что для выполнения данного поручения доверяется получать и передавать указанные документы, расписываться и совершать иные действия, связанные с выполнением настоящего поручения.

Сведения о передоверии.

Срок доверенности.

Указание, что доверенность прочитана доверителем лично.

Дальше подпись.

Указать место совершения доверенности и дата ее совершения, а также кем удостоверена доверенность.

• Скачать бланк доверенности на подписание счетов-фактур от ЮЛ юридическому лицу
• Скачать бланк доверенности на подписание счетов-фактур от ИП физическому лицу
• Скачать образец доверенности на подписание счетов-фактур от ЮЛ юридическому лицу
• Скачать образец доверенности на подписание счетов-фактур от ЮЛ индивидуальному предпринимателю
• Скачать образец доверенности на подписание счетов-фактур от ИП физическому лицу
• Скачать образец доверенности на подписание счетов-фактур от ИП лицу без гражданства

Больше о том, что такое доверенность на подписание счетов-фактур и как ее оформить, читайте в отдельном материале.

Оформление

Оформляет документ руководитель или сотрудники, наделенные такими полномочиями. При составлении доверенности организацией требуется подписи руководителя и главного бухгалтера, либо других лиц, уполномоченных на то от имени организации.

При необходимости один и тот же человек имеет возможность ставить в документе подпись как от имени начальника, так и от имени главного бухгалтера.

Доверенность обязательно должна существовать в письменном виде. Информация, содержащаяся внутри документа, обязана быть полной и исчерпывающей.

В тексте доверенности не должно быть:

1. помарок;
2. зачеркиваний;
3. неверных данных о доверителе и доверенном.

Заверение документа

Доверенность, выданная юридическим лицом, иногда действительна без нотариального заверения, но в некоторых случаях это необходимо. При передоверии первоначальный акт также должен быть заверен нотариусом.

Предприниматели без образования юридического лица также могут выдавать доверенности гражданину либо предприятию. По своей сути, доверенность от ИП мало отличается от такого же акта от организаций.

Предпринимателю необходимо обязательно удостоверить свою подпись у нотариуса. Без доверенности волен действовать лишь сам предприниматель.

Срок действия

ГК РФ максимального срока действия доверенности не определяет. Закон не ограничивает варианты определения срока ее исполнения. Если время действия документа не указано, оно устанавливается в количестве одного года.

Заключение

Доверенности на подписание накладных и счетов-фактур являются распространенным видом этих документов. Они помогают бесперебойной работе предприятия, так как должность руководителя компании предполагает частое отсутствие на рабочем месте.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Минфин: в счете-фактуре можно указать должность сотрудника, подписавшего этот документ по доверенности

Вместо руководителя или главбуха организации счет-фактуру может подписать другой человек, имеющий соответствующую доверенность. В этом случае рядом с подписью этого уполномоченного лица можно указать его должность. К такому выводу пришли специалисты Минфина России в письме от 23.04.12 № 03-07-09/39.

Любой счет-фактура, выставленный в бумажном виде, подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации*. Так гласит пункт 6 статьи 169 НК РФ. В форме счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), предусмотрены специальные строки для подписи руководителя (или иного уполномоченного лица) и подписи главбуха (или иного уполномоченного лица). В данных строках проставляются подписи и указываются ФИО лиц, подписавших документ.

Таким образом, если счет-фактура подписан лицом по доверенности, то нужно указать его фамилию и инициалы. При этом, как отмечают авторы письма, нормами главы 21 НК РФ не запрещается отражать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе указывать должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру.

Заметим, что отсутствие подписи или расшифровки подписи не является безусловным основанием для отказа в вычете НДС (см. материал «Какие ошибки в счетах-фактурах не препятствуют вычету: свежие примеры из арбитражной практики»).

*Напомним, что электронный счет-фактура подписывается одной электронной подписью — руководителя или иного уполномоченного лица (см. материал «Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры»).

Как подписывать счет по доверенности образец

Главная страница

Форум Гарант

В ‘шапке’ любого договора мы пишем: ‘ООО ‘Рассвет’ в лице Генерального директора Иванова А.А., действующего на основании Устава,:’. А вот мне нужно написать договор, который будет подписываться не директором, а иным лицом на основании доверенности, выданной ему Гендиректором. Изменится ли при этом ‘шапка’ договора или она сохранится такой же, а подпишет его доверенное лицо, приложив свою доверенность и при этом будет стоять фамилия директора, а подпись доверенного лица? Или же нужно это доверенное лицо указать прямо в ‘шапке’ договора, сославшись на доверенность? Как то глупо это получается! Представьте себе, что доверенным лицом является уборщица (для контраста), тогда договор будет начинаться так: ‘ООО ‘Рассвет’ в лице уборщицы помещений Петровой Б.Б., действующей на основании Устава и доверенности . ‘. Дико, да?

А как правильно?

Должность можно не указывать, т.к. доверенность может быть выдана не сотруднику организации, а любому лицу.

Дико, но правильно, только нужно убрать слова «Устава и», так как руководитель действует на его основании.

Но я полагаю, что в тексте доверенности можно сформулировать все существенные условия договора — что купить, у кого, по какой цене, каковы условия оплаты, сроки и вообще все, что должно быть в этом договоре.

Но если вы юрист, вы же прекрасно понимаете, что не можете ограничить полномочия директора по выдаче доверенностей, это можно сделать, лишив директора возможности выдачи доверенностей, внеся изменения в устав общества. А это уже пререготива общего собрания учредителей.
А вообще-то надо читать ГК, там все прописано и про доверенности и о заключении сделок неуполномоченным лицом и т.д. Удачи.

можно только так:

Общество. в лице Генерального директора Ф.И.О. . , действующего на основании Устава (или в лице — Ф.И.О. . действующего на основании доверенности от . ПРЕДУСМАТРИВАЮЩЕЙ ПРАВО ПЕРЕДОВЕРИЯ) настоящим уполномочивает следующее лицо: Ф.И.О. . на следующие действия: . подписать договор от имени Общества («от имени Общества» можно не указывать, так как то, что договор будет подписан от имени Общества уже предполагается, т.к. доверенность исходит именно от него, а не от Ген.директора, и изменить это нельзя, т.к. для этого нужно убрать сведения об Обществе из «шапки» доверенности и сделать доверенность непосредственно от имени Ф.И.О., являющегося Ген.директором!).

В преамбуле договора должно быть написано: Общество, в лице представителя Ф.И.О., действующего на основании доверенности от .

В конце договора нужно указать только то лицо, которое НЕПОСРЕДСТВЕННО подписывает договор! Иначе будет несоответствие — в договоре говорится об одном лице, а подписал кто-то другой (если бы не предложенная Вами дописка «по доверенности» это уже даже под подделку подписи могло бы смахивать). Преамбула договора для того и существует, чтобы указать, кто В ДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТИ подписывает договор от имени Общества!

Доверенность на право подписи первичных документов: образец

Доверенность на право подписи первичных документов — образец ее понадобится, когда руководитель компании поручает подписание первички своим сотрудникам или другим лицам. Рассмотрим, в каких случаях нужна такая доверенность и как ее правильно составить.

В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?

Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).

Доверенность или приказ?

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.

Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Образец доверенности на подписание первичных документов

Доверенность на подписание первички следующую информацию:

1. Наименование документа, с указанием слова «доверенность» (обычно пишут «Доверенность на. »).
2. Место составления документа (населенный пункт) и дата.
3. Реквизиты компании — полное наименование, юридический адрес.
4. Сведения о сотруднике, подписавшем доверенность от имени компании. Это может быть либо руководитель, либо лицо, имеющее право подписывать такие документы. Здесь же указывается документ, определяющий полномочия доверителя. Для руководителя это, как правило, устав, для иных лиц — приказ, доверенность и т. п.
5. Сведения о получателе доверенности — Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес регистрации.
6. Полномочия, передаваемые по доверенности. В нашем случае здесь нужно привести подробный перечень документов, право подписания которых передается доверенному лицу.
7. Срок действия. Если этот пункт не заполнен, доверенность автоматически будет считаться действующей в течение года с даты выдачи.
8. Указание на то, имеет ли право исполнитель передоверять свои полномочия.
9. Подписи руководителя и доверенного лица, печать предприятия.

Однако если есть вероятность того, что ее нужно будет предоставлять в государственные (например, регистрационные или судебные) органы, то лучше подстраховаться и заверить доверенность у нотариуса.

Образец доверенности на право подписи первичных документов можно скачать здесь.

Доверенность от генерального директора на право подписи

Доверенность от генерального директора на право подписи оформляется в соответствии с нормами ГК РФ с учетом особенностей конкретных разновидностей правоотношений. Изучим специфику данного документа подробнее.

Законно ли подписание документов за директора?

В случаях, когда это не запрещено действующими на момент подписания нормами законодательства — вполне. В доверенности прописывается объем полномочий, которые доверенное лицо вправе реализовывать при подписании документов от имени директора. При этом такой объем не должен быть необоснованно завышен (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.11.2015 № Ф04-24878/2015).

Доверяя какому-либо лицу подписание определенных документов, директор должен быть уверен (и иметь доказательства на случай претензий со стороны), что обойтись без соответствующей доверенности нельзя и что сам он объективно не может подписать данные документы. Например, в силу того, что уезжает в другую страну и вынужден передать свои ключевые полномочия лицу, которое остается в России).

Вместе с тем существуют документы, которые вправе подписывать только директор — без передоверия, в силу положений законодательства.

Какие документы компании не подписываются за директора?

Речь идет о документах, которые:

1. Направляются в ФНС в целях государственной регистрации юрлица.

В соответствии с подп. «а» п. 1.3 ст. 9 закона «О государственной регистрации» от 08.08.2001 № 129-ФЗ, направлять такие документы имеет право директор или иное лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности.

Кроме директора таким правом наделены учредители, конкурсные управляющие, руководство юрлица, которое является учредителем регистрируемой фирмы, а также лица, уполномоченные регистрировать организацию по закону или в силу действия норм, установленных государственным или муниципальным органом власти.

2. Подписываются в соответствии с уставом организации только ее руководителем.

Где скачать образец доверенности на исполнение обязанностей директора?

Загрузить заполненный образец доверенности на генерального директора вы можете на нашем сайте.

В данном документе приведен механизм передачи доверенному лицу ключевых полномочий руководителя — связанных с подписанием договоров и документов, применяемых в рамках оформления хозяйственных сделок.

В ряде случаев для вступления в правоотношения доверенного лица круг делегированных ему полномочий требуется существенно расширить. Например, если требуется подписываться за директора в рамках процессуальных правоотношений — как в рамках гражданских споров (ст. 54 ГПК РФ), так и в рамках споров арбитражных (п. 2 ст. 62 АПК РФ). Отдельные требования к составлению доверенности на представителя установлены и административно-процессуальным законодательством.

Директор вправе доверить подписание документов от своего имени другому лицу, если это явно не запрещено законом. Перечень полномочий директора по доверенности следует детально конкретизировать.

Узнать больше о порядке делегирования полномочий в корпоративных правоотношениях вы можете в статьях:

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

[3]

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

• внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
• доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Кто подпишет счет-фактуру?

Налоговый кодекс Российской Федерации(1) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».

Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

• в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
• как правильно оформить такое делегирование?
• какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного ­бухгалтера) лицами?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.

Кому делегируем право подписи счетов-фактур?

Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации

. счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным ­распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей ­на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г. № 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога ­на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета ­в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

• либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
• либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона ­«О бухгалтерском учете»).

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте. Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

• как работники организации,
• так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»(2)быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению. Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному ­человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи ­(и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

• либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
• либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.

Приказ или доверенность?

Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает ­законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения. ­Приведем основные из них:

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

• избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контр­агентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
• наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию(3) работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

• в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое ­делегирование оформлять доверенностью;
• при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
  • приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
  • целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
• если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
• и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
• и доверенность от имени организации, а также
• отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции(4)

Оформляем приказ

Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться ­соответствующим образом:

• как правило, на бланке организации (при использовании в документо­обороте утвержденных бланков) и
• за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования ­к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

• наименование должности(5) руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
• наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, ­за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
• срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
• фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности ­и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым ­установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, ­финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между ­сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

[1]

• на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
• за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
• нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

>

Пример 2

Пример 3

*3) . Правда, в этом случае придется учесть, что инструкция по конкретной должности будет распространяться на всех работников, принятых на работу по этой должности, а не только на конкретного работника, которому делегировано право подписи счетов-фактур.

*4) . Хотя для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

*5) . В соответствии с учредительными документами это может быть «генеральный директор», «директор», «президент» и т.п.

Источники

1. 
   Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
2. 
   Юзефович, Р.М. Санкт-Петербург — автомобилисту. Справочник; СПб: Кронверк-Принт, 2012. — 922 c.
3. 
   Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.
4. Червонюк, В. И. Теория государства и права / В.И. Червонюк. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 704 c.