Доверенное лицо не может подписать документ

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Доверенное лицо не может подписать документ

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Можно ли делегировать по доверенности полномочия по заключению трудовых договоров с работниками организации, подписанию приказов и иной документации по личному составу (справок, уведомлений работникам), полномочия по заключению гражданско-правовых договоров с исполнителями, а также гражданско-правовых договоров с клиентами и поставщиками лицу, не являющемуся работником данной организации? Достаточно ли в этом случае оформления доверенности в простой (не нотариальной) письменной форме за подписью генерального директора и печати организации? Может ли доверенное лицо осуществлять эти полномочия на безвозмездной основе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача указанных в вопросе полномочий (в том числе в рамках одной доверенности) лицу, не являющемуся работником организации, и выполнение этих поручений на безвозмездной основе сами по себе не противоречат закону. Если необходимость соблюдения нотариальной формы доверенности не вытекает из существа поручения (например, заключение сделок в нотариальной форме), доверенность может быть оформлена в простой письменной форме за подписью руководителя.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

1 декабря 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Доверенное лицо не может подписать документ

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

[2]

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Может ли какой-либо работник организации подписывать документы за руководителя или за другое должностное лицо по доверенности, пытаясь при этом изобразить подпись доверителя? Или работник должен ставить строго свою подпись с указанием «по доверенности такой-то»?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кузьмина Анна

24 марта 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Доверенность на заключение договора от имени юридического лица

Иногда руководитель компании не может лично присутствовать при заключении договоров. В этом случае подписать нужные документы может кто-то другой, но только при том условии, что у него будет соответствующая доверенность.

Зачем писать доверенность

На кого можно возложить эту функцию

Следует отметить, что информация о том, на кого можно выписывать доверенность на заключение договоров должна быть указана в локальных нормативно-правовых актах фирмы – это помогает предотвратить в будущем различные разногласия, возникновение всевозможных злоупотреблений и прочих нелицеприятных ситуаций. Также в учредительных бумагах должен быть указан и объем полномочий, которые допустимо передавать по доверенности.

От имени кого формируется доверенность

Доверенность на заключение договоров от имени юридического лица всегда пишется руководителем фирмы, поскольку он является главным единоличным исполнительным органом в организации.

Но в некоторых случаях, доверенность может быть выписана на основании ранее выданной доверенности с правом передоверия.

Суть доверенности с передоверием

Некоторые доверенности могут выдаваться с правом передоверия, и рассматриваемый здесь вид документа не является исключением. Передоверие обозначает то, что представитель организации получает законную возможность переписать полученные обязанности на другое лицо. Но предварительно он должен заранее в письменном виде уведомить об этом своего доверителя. С того момента, как новая доверенность начнет действовать, всю ответственность за заключаемые договоры будет нести новый представитель.

Доверенность с правом передоверия обязательно должна быть заверена в нотариальной конторе – в противном случае она не обретет статус юридически значимого документа.

В отношении каких договоров может действовать доверенность

Доверенность может быть сформирована в отношении любых договоров: купли-продажи, поставки, займа, аренды и т.д. Тип договора, разрешенного к заключению, должен быть обязательно указан в данном документе.

Сколько времени действует доверенность

Период действия доверенности определяется в индивидуальном порядке и прописывается в самом бланке. Если такого указания нет, то он автоматически приравнивается к одному году.

Однако, если работник предприятия, на которого возложена функция по заключению договоров, увольняется раньше этого срока, то доверенность автоматически аннулируется. О прекращении ее действия обязательно следует уведомить всех заинтересованных лиц (лучше в письменном виде).

В какой момент нужно предъявлять доверенность

Доверенность следует предъявлять контрагенту до того момента, как возникнет необходимость подписания договора. Сведения о доверенном лице и самой доверенности (номер и дата ее составления) обязательно включаются в договор (в самом его начале).

Как написать доверенность

Для доверенности на заключение договора от имени юридического лица унифицированного бланка не существует, то есть писать ее можно в произвольном виде. Единственное, что нужно соблюсти: чтобы структура документа соответствовала нормам, установленным для подобного рода бумаг. Кроме того, если в организации есть свой шаблон, разработанный и утвержденный руководством, то использовать следует именно его.

Как оформить документ

Оформление документа также отдается на откуп составителя: для документа подходит как простой лист бумаги, так и бланк с фирменным логотипом и реквизитами. Документ может быть написан от руки или набран на компьютере – в определении его законности это роли не играет.

Кто должен подписать

Документ должен подписать руководитель организации или работник, временно исполняющий его обязанности (например, когда директор находится в отпуске или на больничном).

Печать в бланке ставить не обязательно, но она необходима в том случае, если юридическое лицо применяет штемпельные изделия для визирования своей документации (о чем есть условие в его учетной политике)

Образец доверенности

Если вам понадобилось составить доверенность на заключение договора от имени юридического лица, посмотрите приведенный пример и прочитайте комментарии к нему – с их учетом вы без труда сделаете то, что вам нужно.

1. Первым делом впишите в документ название организации, а также ее полные реквизиты.
2. Затем посередине строки обозначьте наименование, номер доверенности и дату ее формирования. После этого переходите к сути.
3. Вначале опять же укажите название юридического лица, далее должность и ФИО руководителя, от имени которого выпускается доверенность.
4. Потом аналогичным образом включите данные о лице, которому доверяется заключение и подписание договоров.
5. Затем внесите сведения о том, в отношении каких именно договоров выдана доверенность, укажите срок ее действия.
6. В заключение удостоверьте подпись представителя, поставьте свой автограф и печать (по мере необходимости).

Доверенность на право подписи документов

Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.

Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.

[1]

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Как написать доверенность на право подписи документов

• В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
• Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
• Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
• Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
• Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий, которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
• Затем указывается срок, на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
• После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
• Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия.

Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.

После написания доверенности

Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации (например, суды), а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.

КонсультантПлюс:Форумы

• Список форумов
• ::Актуальные вопросы
• :: как правильно делегировать полномочия директора

#1 04.08.2011 12:51:18

как правильно делегировать полномочия директора

Единый исполнительный орган -Директор выразил желание в срочном порядке делегировать часть своих полномочий главному инженеру, в том числе представлять интересы ООО во всех учреждениях и организациях, участвовать в переговорах с партнерами, подписывать счета-фактуры, накладные, договора и иные необходимые документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в т.ч. производственные приказы. Уставом общества делегирование полномочий не предусмотрено. Как правильно оформить делегирование? Достаточно ли будет издать приказ + подготовить доверенность?

#2 04.08.2011 13:19:56

Re: как правильно делегировать полномочия директора

«Финансовая газета», 2010, N 22

ОСОБЕННОСТИ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

О.Потапова
Руководитель отдела юридических услуг
Аутсорсинговое подразделение BDO
Подписано в печать
26.05.2010

#3 04.08.2011 13:51:46

Re: как правильно делегировать полномочия директора

Большое спасибо. Подготовим приказ и доверенность.

Значит вносить изменения в Устав не надо?

#4 24.09.2011 03:02:40

Re: как правильно делегировать полномочия директора

Здравствуйте, у меня вопрос, помогите пожалуйста! Существует ООО, зарегистрировано в Москве, фирма ведет свою деятельность в Нижнем Новгороде. У помощника директора есть доверенность от имени гена (иностранец) на заключение сделок, представительство в организациях, суде и т.п. Скажите, при подписании сделок с клиентами несет ли доверенное лицо какую-либо ответственность, или обязательства принимает ООО в лице своего генерального директора? И если клиенты подадут иск на ООО, то обязано ли доверенное лицо представлять интересы компании в суде, или оно просто имеет на это право? Огромное спасибо!

#5 01.06.2017 08:17:47

Re: как правильно делегировать полномочия директора

Подскажите, с какого момента директор может выдавать доверенность на ведение хоз.деятельности другому лицу(исполнительному директору): с даты решения о назначении(избрании) или с даты внесения записи в ЕГРЮЛ?

#6 01.06.2017 08:52:56

Re: как правильно делегировать полномочия директора

Прежний директор ЗАО уволился по состоянию здоровья с 29.05.2015. Новый директор избран решением совета директоров в соответствии с уставом с 01.06.2015. Заявление о смене директоров подано в налоговый орган 05.06.2015, а выписка из ЕГРЮЛ о внесении изменений будет получена только 15.06.2015. Кто обладает полномочиями директора в период с 01.06.2015 по 15.06.2015?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Полномочия директора общества в период с 01.06.2015 по 15.06.2015 осуществляет лицо, избранное директором 01.06.2015.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ***
Баркова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ***
Александров Алексей

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов»). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

• доверенность оформляется в письменной форме;
• доверенность подписывается руководителем организации;
• в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
• срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
• образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
• доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/18527@).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи). Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа. Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

Сдавать отчетность за клиентов через «Контур.Экстерн»

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем). В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Подписание счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера. А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см. «Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Подключиться к системе для обмена электронными счетами-фактурами

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

Источники

1. 
   Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.
2. 
   Юсуфов, А.Г. История и методология биологии. Учебное пособие для ВУЗов / А.Г. Юсуфов. — М.: Высшая школа, 2011. — 107 c.
3. 
   Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2014. — 885 c.
4. Взаимодействие органов имущественного блока Санкт-Петербурга с юридическими и физическими лицами по вопросам оборота государственного недвижимого имущества и управления государственной собственностью. — М.: Леонтьевский центр, 2004. — 624 c.
5. Борисов, А. Н. Защита от принудительной ликвидации юридического лица по искам государственных органов / А.Н. Борисов. — М.: «Юридический Дом «Юстицинформ», 2007. — 272 c.