Должен ли работодатель исполнять график отпусков

График отпусков

Правила оформления и изменения. Текущее заполнение при предоставлении отпуска работникам. Разделение отпуска на части – отражение в графике

У любого работодателя очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется график отпусков формы №Т-7. Форма №Т-7 утверждена Постановлением №1. При составлении сводного графика отпусков учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. Кроме того, при составлении графика, необходимо помнить, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в любое удобное для них время:

1) по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, причем независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (статья 123 ТК РФ);

2) женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (статья 260 ТК РФ);

3) работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ);

4) работникам, работающим по совместительству, – одновременно с отпуском по месту основной работы (статья 286 ТК РФ);

5) инвалидам войны (статья 14 Федерального закона от 12 января 1995 года №5-ФЗ «О ветеранах»);

6) Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (статья 8 Закона Российской Федерации от 15 января 1993 года №4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);

7) Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (статья 6 Федерального закона от 9 января 1997 года №5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);

8) лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие Чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалидам вследствие Чернобыльской катастрофы, участникам ликвидации катастрофы на Чернобыльской АЭС (статьи 14, 15 Закона Российской Федерации от 15 мая 1991 года №1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

9) лицам, награжденным знаком «Почетный донор России» (статья 11 Закона Российской Федерации от 9 июня 1993 года №5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»);

10) супругам военнослужащих – одновременно с отпуском военнослужащих (статья 11 Федерального закона от 27 мая 1998 года №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

11) другим категориям работников в случаях, указанных в федеральных законах и иных нормативных правовых актах, действующих на основании статьи 423 ТК РФ (статья 123 ТК РФ).

— работника, имеющего 2 или более детей в возрасте до 14 лет;

— работника, имеющего ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

— одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;

— отца, воспитывающего ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Перечисленные категории работников имеют право на внеочередное предоставление отпуска в том случае, если это установлено коллективным договором организации.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 16 декабря.

Исходя из этого, отделу кадров необходимо заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в новом году. Затем, на основе этой информации, составляют график отпусков, учитывая все пожелания.

Отметим, что трудовым законодательством не установлена обязанность работников до составления графика сообщить свое желание относительно удобного времени предоставления им отпуска. Поэтому если работник не сообщил работодателю до составления графика отпусков свое желание относительно удобного времени отпуска, это не дает работодателю оснований для отказа в предоставлении работнику отпуска в указанное им время.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Ведь если работники организации – члены профсоюза, то график предоставления отпусков нужно согласовать и с его выборным органом – профкомом в порядке, предусмотренном статьей 372 ТК РФ. Профком должен документально подтвердить согласование графика выпиской из протокола заседания.

15 декабря 2006 года в ОАО «Аспект» на утверждение руководителю организации был представлен график отпусков на 2007 год №16 от 14 декабря 2006 года, составленный с учетом пожеланий работников и с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Окончание примера.

При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, а графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются в случае, если отпуск переносится на другой период.

С утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников. Для этого его нужно вывесить на видное место. Но лучше ознакомить с графиком каждого работника лично, попросив его закрепить свое согласие на установленное графиком время отпуска, подписью. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками.

Бывают случаи, когда на очередной календарный год у некоторых работников приходится количество дней отпуска, которое будет больше или меньше установленной ему продолжительности отпуска. То есть работником, уже взята часть отпуска раннее за очередной год либо остались неиспользованные дни отпуска предыдущего года. В этом случае в графике отпусков следует указать фактическое количество дней отпуска, которые приходятся на данный календарный год.

А как быть, если между работником и администрацией организации возникли разногласия при составлении графика отпусков? Допустим, время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника. Тогда он может попросить руководство организации или уполномоченный профсоюзный орган перенести эту дату. Однако такая возможность есть и у администрации, если она не согласна с датой начала отпуска. Другими словами, обе стороны могут внести изменения в уже утвержденный график отпусков.

В тех случаях, когда срок отпуска с согласия работника и руководителя структурного подразделения переносится на другое время, с разрешения лица, утвердившего график или лица, им на это уполномоченного, в график отпусков вносятся изменения. Перенос отпуска производится в порядке, установленным законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Отметим, что не только на основании статьи 123 ТК РФ можно сделать вывод о том, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя и работников:

«График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».

В целях налогообложения прибыли организации обязаны составлять график отпусков по унифицированной форме №Т-7 в предусмотренные статьей 123 ТК РФ сроки. В составе расходов на оплату труда можно учесть любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абзац 1 статьи 255 НК РФ). А согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. При этом, под документально подтвержденными расходами, в частности, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственность за несоблюдение графика отпусков

Как уже отмечено, наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков.

На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

Объективную сторону состава данного административного правонарушения представляют действия (бездействия), которые нарушают законодательство о труде.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

Если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами главы 30 ТК РФ.

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Статьей 192 ТК РФ установлены виды дисциплинарных взысканий.

Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо вообще отказ от наложения взыскания.

Как уже отмечено, в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Соответственно, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

Более подробно с вопросами, касающимися различных видов отпусков, порядка их предоставления и документального оформления, а также порядка расчета среднего заработка для оплаты отпусков в общем и особых случаях, разделения отпуска на части, переноса и продления отпуска, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Отпуска: типичные ошибки работодателя».

Должен ли директор учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, или можно составить график отпусков исходя из потребностей организации?

Консультация предоставлена 08.08.2018 г.

Должен ли директор учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, или можно составить график отпусков исходя из потребностей организации и впоследствии уже просто уведомить работников (особых категорий граждан, указанных в ТК РФ, и профсоюза в организации нет)?

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков согласно части первой ст. 123 ТК РФ определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с частью четвертой ст. 123 ТК РФ предоставляется по их желанию в удобное для них время.

При этом трудовое законодательство не содержит нормы, устанавливающей обязанность работодателя при составлении графика отпусков учитывать пожелания работников, если эти работники не имеют права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время.

По смыслу ст. 123 ТК РФ право определения времени использования работником отпуска за текущий рабочий год по общему правилу принадлежит именно работодателю. Именно поэтому часть третья ст. 123 ТК РФ предусматривает, что работодатель должен извещать работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (смотрите также определение Нижегородского областного суда от 14.07.2009 N 33-5169/09, Вопрос: Может ли работодатель составить график отпуска без согласия работника? На предприятии работодатель выделил для сотрудников 5 месяцев (декабрь-апрель), а я хотел в сентябре. Законно ли это? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)).

Основное требование, которое должен соблюсти работодатель при составлении графика отпусков, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск работнику был запланирован в текущем рабочем году, поскольку по смыслу ст. 122 и ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован, как правило, в течение текущего рабочего года.

Таким образом, если в рассматриваемом случае работник не подпадает под установленные законом исключения и в организации отсутствует профсоюзный орган, время использования работником ежегодного отпуска работодатель в графике отпусков определяет самостоятельно.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

График отпусков на 2020 год: как составить, заполнить и утвердить

Как составляется график отпусков по Трудовому кодексу

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

• План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
• График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
• Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
• План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

Еще больше вы можете узнать из курса о режиме работы и учете рабочего времени. Подробная программа курса.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

[3]

Можно ли обойтись без графика отпусков?

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Еремин Владимир Сергеевич
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Шаблоны документов
График отпусков

Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение)

У нас небольшая фирма, и многие оргвопросы мы решаем, так сказать, в неформальном порядке. Сотрудников чуть более пятидесяти человек, всегда можно договориться. Вот, например, знаю, что в большинстве организаций отпуска работникам предоставляются в порядке, определенном графиком отпусков, и в строго указанные в нем сроки. У нас же таких графиков отродясь не было. Захотел в отпуск – написал заявление и свободен.

Но недавно на одном из форумов кадровиков в Интернете прочитала, что кого-то за отсутствие такого графика оштрафовали. Якобы мало ли, как там принято в организации, но график отпусков должен быть. Так ли это? Если да, то расскажите в общих чертах, как составлять такой график и есть ли все-таки возможность обойтись без такового?

Ваш вопрос по-своему логичный: зачем менять что-либо, придумывать что-то новое, когда и так все хорошо, всем нравится и все довольны? И действительно, какой смысл в графике отпусков, если в силу устоявшихся в организации правил отпуска гарантированно предоставляются работникам по их заявлениям в сроки, указанные ими в таких заявлениях? Тем более, что никаких конфликтных ситуаций и разногласий между работниками и работодателем в этом случае не возникает. Не возникает, ну и хорошо. А вам в ответ инспектор ГИТ ответит: «Положено! Так надо!»

А вот надо ли? За ответом обратимся к закону.

ВАЖНО!

Унифицированная форма
№ Т-7 графика отпусков распространяется на все организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в т. ч. и на бюджетные учреждения

Действительно, график отпусков предусмотрен самим законом — ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). В этой статье он упоминается как документ, в соответствии с которым определяется ежегодная очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Кроме того, постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена унифицированная форма такого графика (форма № Т-7). Таким образом, график отпусков составляется на основании ст. 123 ТК РФ по специальной унифицированной форме.

Итак, как мы с вами видим, график отпусков — документ, обязательность которого предусмотрена самим законом. Отсутствие такого графика есть прямое нарушение трудового законодательства! Но мало того, что график отпусков должен быть в организации, его, во-первых, необходимо сначала разработать и утвердить в установленном порядке, а во-вторых, соблюдать.

Начнем с первого. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Само собой разумеется, что если в вашей организации нет профсоюза, то и учитывать его мнение не надо. Однако в любом случае такой график, как следует из нормы закона, должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). И это очень важно, потому как в противном случае за нарушение предусмотренного законом срока утверждения графика отпусков работодатель будет нести ответственность.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. Что касается пожеланий работников, то тут следует сделать оговорку. Работодатель, безусловно, может учитывать личные пожелания работников, однако в конечном счете именно он определяет даты предстоящих отпусков.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение срока утверждения графика отпусков может повлечь за собой ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

На практике, конечно же, мнение самих работников стараются учитывать. Обычно, перед тем как приступить к составлению графика отпусков, работников просят предоставить информацию, в какое время им удобнее всего взять отпуск. И уже с учетом высказанных пожеланий, сопоставляя их с производственными планами, работодатель составляет окончательный график. В то же время, отсутствие обязывающих норм предполагает формальное право работодателя вопреки воле работника самому определять дату его отпуска, прописывая ее в соответствующем графике.

НАШ СОВЕТ

Определите локальным нормативным актом процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика отпусков

График отпусков — сводный график, в котором отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (уполномоченным им на это лицом). Унифицированная форма № Т-7 предусматривает соответствующие графы для простановки должности, личной подписи и расшифровки подписи указанными лицами (пример).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Ознакомить работников с графиком отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом. Следовательно, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, предусматривающей обязательность ознакомления работников под роспись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, работники должны быть под роспись ознакомлены и с графиком отпусков. Сделать это можно двумя способами.

Способ 1. Дополнить унифицированную форму графика отпусков отдельной графой, предназначенной для подписей работников об ознакомлении с документом (внесение изменений в унифицированную форму оформляется приказом (распоряжением) работодателя).

В графике отпусков учитываются все оплачиваемые отпуска, в т. ч. и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (за ненормированный рабочий день, особый характер работы, вредные и (или) опасные условия труда и т. д.)

Способ 2. Использовать специальную учетную форму — например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

В ч. 2 ст. 123 ТК РФ сказано, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Из этого следует, что работник не вправе самовольно уйти в отпуск, когда ему пожелается, а работодатель не может отказать работнику в предоставлении отпуска в срок, определенный графиком.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Срок хранения графика отпусков — один год

Вместе с тем наличие графика отпусков не означает того, что стороны с момента его утверждения теряют всякую возможность изменить дату начала отпуска. Другое дело, что такие изменения допускаются, как правило, по взаимному согласию работодателя и работника, а сведения о перенесении отпуска в установленном порядке вносятся в график отпусков. Хотя не стоит забывать и о том, что в соответствии с законом отдельным работникам отпуск предоставляется в удобное для них время, например несовершеннолетним работникам согласно ст. 267 ТК РФ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

Практика знает примеры, когда работодатель в желании хоть как-то «насолить» неугодному работнику, из года в год предоставляет ему отпуск в не самое подходящее, если говорить прямо, для отпуска время. Например, в феврале или марте. При этом прекрасно зная о давнем желании работника отдохнуть летом на море или тихим осенним вечером вдали от городской суеты порыбачить в свое удовольствие у себя на даче.

На первый взгляд работодатель, поступая подобным образом, формально не совершает каких-либо противозаконных действий. Да, он должен учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, но в целом волен распределять время отпусков работников, исходя из своих собственных предпочтений. Очевидно, что само право работника на отпуск также не нарушается (поскольку отпуск так или иначе работнику предоставляется). Но, как известно, закон гарантирует защиту не только прав работника, но и его законных интересов. Таким образом, в рассматриваемой ситуации имеет место нарушение не права работника на отпуск, а его законных интересов, которые состоят в том, чтобы отгулять отпуск в те сроки, когда он сможет в полной мере насладиться предоставленным ему свободным временем, а отдых будет полноценным.

Учитывая сказанное, следует признать указанные действия работодателя необоснованными. У работника в этом случае возникают реальные основания для обжалования решения работодателя

На этом, пожалуй, можно завершить наш разговор о графике отпусков. В конце концов главное теперь вы знаете точно: коль скоро такой документ напрямую назван в ТК РФ, то, вне всяких сомнений, он должен быть разработан и утвержден у вас в организации.

Однако вернемся к тому, с чего начали. Подумаем о сущности закона. Любой закон полезен лишь тогда, когда его нормы неукоснительно соблюдаются, в противном случае он теряет всякий смысл. При этом закон не нуждается в одолжениях. Тот, кто не желает его соблюдать, будет привлечен к ответственности.

Конечно, можно слепо соблюдать закон хотя бы потому, что «так положено», «так надо». Но важно здесь другое. Постарайтесь понять, для чего то или иное требование предусмотрено этим самым законом. И требование об обязательности графика отпусков — не исключение.

Наличие графика отпусков в организации в равной степени отвечает интересам как работодателя, так и работников. Так, с утверждением графика отпусков у работников появляются прямые гарантии того, что отпуск будет предоставлен им в запланированное время и не придется в случае чего сдавать билеты и возвращать путевки, когда уже настроились на отдых. В свою очередь, работодатель, вооружившись графиком, имеет возможность планировать производственный процесс, распределять рабочую нагрузку, зная наперед, когда и какой работник отправится в отпуск, а когда сможет вновь приступить к исполнению своих трудовых обязанностей. Опять же наличие графика отпусков исключает возможные конфликты в трудовом коллективе, которые могут возникнуть при одновременном желании уйти в отпуск у нескольких взаимозаменяемых работников, когда в интересах деятельности компании необходимо присутствие на работе по крайней мере одного из них.

Резюме

Наличие графика отпусков в организации обязательно. Составляется график отпусков по унифицированной форме (форма № Т-7), утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.

Иными словами, графику отпусков — быть! И не только потому, что «так надо» по закону, но и по той причине, что это действительно необходимо для обеспечения нормальных, стабильных отношений в процессе планирования и предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков, а также во избежание ненужных споров и разногласий между работниками и работодателем.

ПРИМЕР

График отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

График отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу.

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

[1]

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие изменение графика отпусков по инициативе работника:

Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

Важно! В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

[2]

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия. Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет. Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18 Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15 Оплачиваемый учебный отпуск У 11 Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца

1 2 3 4 5 1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6 8 8 8 8 8 8 48

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Источники

1. 
   Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов) / Н.Н. Ивакина. — М.: ЮРИСТЪ, 2018. — 384 c.
2. 
   ред. Карпунин, М.Г. Экономический эксперимент и право; М.: Юридическая литература, 2011. — 160 c.
3. 
   Хачатуров, Р. Л. Общая теория юридической ответственности: моногр. / Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр, 2017. — 965 c.
4. Марченко, М. Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко, Е.М. Дерябина. — М.: Проспект, 2012. — 720 c.
5. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.