Как собеседовать личного помощника

Как собеседовать личного помощника

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы

Мало кто из нас, пройдя собеседование и потерпев неудачу, может ответить, почему же не взяли на работу. «Работа для вас» решила посетить несколько интервью с работодателем и посмотреть на соискателей со стороны, дабы понять, что становится причиной отказа.

Компания, в которую я отправилась, искала девушку на должность «личный помощник руководителя». Требования следующие: высшее образование (желательно юридическое), возраст от 25 до 35 лет, приятная внешность, знание английского и французского языков, владение компьютером на уровне уверенного пользователя, исполнительность, ответственность, добросовестность. Все кандидаты были отобраны кадровым агентством на предмет знания языков и компьютера и приглашены на собеседование. Задача менеджера по персоналу заключалась в том, чтобы составить собственное мнение о соискательницах и изложить его начальнику.

Личному помощнику — личный кабинет!

Первая претендентка — девушка 26 лет. Туфли на десятисантиметровой шпильке, на лице — яркий макияж. Этакая женщина-вамп. В отдел кадров она вошла так уверенно, будто бывает здесь ежедневно по несколько раз.

[1]

— Здравствуйте, — улыбнулась кадровик.

— Здравствуйте. Это я, что, там буду сидеть? — тут же спросила соискательница, указывая рукой на дверь, за которой находилась приемная руководителя. — Прямо на проходе?

— Да. Вас это не устраивает? — опешила менеджер по персоналу.

— Нет. Все нормально. Я думала, у меня будет отдельный кабинет.

Кажется, этим было сказано все. Конечно, собеседование не закончилось, но по тому, как изменилось лицо кадровика после вопроса, стало ясно, что положительную характеристику девушка не получит.

Спросив о предыдущем опыте работы, причинах увольнения, менеджер рассказала ей о будущих обязанностях, после чего соискательница поинтересовалась:

— Почему у вас такой длительный испытательный срок? Он может быть сокращен?

— Нет. Испытательный срок одинаков для всех сотрудников.

— А если я зарекомендую себя хорошим специалистом раньше?

— Вам все равно придется отработать 2 месяца на испытательном сроке.

Как только за соискательницей закрылась дверь, менеджер дала свою оценку:

Я бы сказала, что эта дама неправильно себя позиционирует. У нее слишком много претензий. Мы ее еще не приняли, а она уже хочет, чтобы ей сократили испытательный срок. У нее чересчур яркий макияж, ногти накрашены красным лаком, в поведении есть какая-то агрессивность. Кроме того, ее первая фраза насчет личного кабинета… Чувствуется, девушка умеет хамить.

Сделай паузу

Второй претендентке — 30 лет. Одета в брючный костюм — опрятно, чисто, без особых примет, одним словом, по-офисному. Голос тихий и приятный. Отвечая на вопросы кадровика, она делает большие паузы в предложениях, будто обдумывая сказанное, и постоянно теребит кольцо на пальце. Собеседование продолжалось минут 40. Соискательница успела изложить всю автобиографию: где училась, работала; поинтересоваться характером руководителя и условиями труда в компании.

— Скажите, а задерживаться после работы у вас не придется?

— Иногда такое бывает. Когда у руководителя совещание, личный помощник не уходит до его окончания. А что, у вас с этим есть трудности?

— Да, нет… — протянула претендентка, но блеск в ее глазах потух.

Девушка очень милая. Видно, что умница. Она будет хорошим исполнителем, если ее примут на работу, но не думаю, что такое случится. Во-первых, она слишком скромная и тихая. В работе личного помощника иногда нужно проявить жесткость. Боюсь, у нее не выйдет. Во-вторых, она зажалась. Ей потребовалось много времени, чтобы почувствовать себя свободнее. В приемную руководителя приходят разные люди, и личному помощнику надо находить общий язык со всеми. У соискательницы будут с этим проблемы. В-третьих, ей явно не хочется задерживаться после работы, а у нас и командировки возможны. Еще один минус — очень уж медленно разговаривает, каждого слова приходится ждать, что раздражает. Думаю, нашему начальнику это тоже не понравится.

Радуга в приемной

Когда вошла третья соискательница, я обомлела: стрижка в молодежном стиле — что-то рваное и в разноцветных перьях. На этой голове целая палитра: красный, оранжевый, фиолетовый — буйство красок. Одета она была хорошо. Во всяком случае очень интересно. По-деловому, но, в то же время, присутствовала игривость, которая выражалась в огромной желтой розе на блузке.

Разговаривала очень доброжелательно, часто улыбалась. Работала личным секретарем, решила сменить работу из чисто меркантильных соображений — здесь платили больше.

— Скажите, а как вы относитесь к возможности командировок? — поинтересовалась менеджер по персоналу.

— Нормально. А они часто бывают?

— Иногда нашему начальнику приходится уезжать по служебным делам, личный помощник, обычно, вместе с ним. Но такое случается нечасто. Может быть, пару раз в год.

— Хорошо. Я не против. Я люблю путешествовать.

— А как к этому отнесется ваш муж?

— Поживем — увидим. Думаю, все будет в порядке.

Попрощавшись с соискательницей, менеджер вынесла вердикт:

Эта девушка мне очень понравилась. Общительная, улыбчивая. Но я не знаю, как начальник отреагирует на ее внешний вид, прическу в частности. «Окрас» у нее, скажем прямо, нетрадиционный. Но, может быть, и примут за счет ее обаяния. Кроме того, у нее есть преимущество перед предыдущими кандидатами — мобильность. Если бы не прическа… Может она перекрасится?

[3]

Когда ваши деловые качества заранее протестированы кадровым агентством, непосредственному работодателю остается пристально вглядываться в личные. Тем более, если вы претендуете на такую должность, как помощник руководителя. Здесь в игру вступает критерий, с которым сложно бороться, — «нравится — не нравится». При такой постановке вопроса важно все: как ваша внешность вписывается в стиль компании, как вы умеете общаться с незнакомыми людьми. Часто от соискателя мало что зависит. Но все же, отправляясь на собеседование, лучше не делать вызывающий макияж и не красить ногти ярким лаком — это ассоциируется с агрессивностью и, как и экстравагантная прическа, может стать препятствием в трудоустройстве. Не стоит так же выдвигать своих условий работодателю прежде, чем вас приняли. А вот такие качества, как общительность, мобильность и открытость приветствуются всегда.

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2019 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

Содержание:

1. Подготовка
2. Цель поиска
3. Профиль должности
4. Обязанности
5. Примеры достижений
6. Ключевые навыки
7. Профессиональные качества
8. Примеры для раздела «О себе»
9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

1. Подготовка

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

• Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
• Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
• Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

• Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
• Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
• Ведение, координация и контроль прохождения платежей.

• Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
• Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
• Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Подготовка презентаций.
• Организация корпоративных мероприятий.
• Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.

• Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
• Организация встреч, совещаний, переговоров.
• Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
• Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

• Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
• Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
• Поиск новых поставщиков при необходимости.
• Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
• Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
• Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
• Участие в планировании и организации мероприятий.
• Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

• Координация работы топ-менеджеров компании.
• Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
• Прием входящих звонков и их распределение.
• Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
• Встреча и координация гостей.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий.
• Travel-поддержка.
• Административная поддержка генерального директора.
• Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
• Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

• Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
• Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
• Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
• Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
• Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
• Планирование рабочего времени первых лиц компании.
• Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

Персональный ассистент:

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

• Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
• Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
• Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
• Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
• Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

• Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
• Разработала и внедрила новую систему отчетности.
• Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
• Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
• Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
• Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
• Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
• Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
• Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
• Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
• Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
• Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
• Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
• Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

• «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
• По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
• Получил награду за создание программы «Х» (2016).
• «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
• «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
• «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

• Администрирование
• Делопроизводство
• Деловой этикет
• Высокая скорость печати
• Бизнес-этикет
• Архивное дело
• Электронный документооборот
• Работа с конфиденциальной информацией
• Грамотный русский язык (устный и письменный)
• Ведение переговоров
• Этика и культура делового общения
• Владение орг. техникой
• Работы с бухгалтерскими документами
• Работа с первыми лицами компании
• Договорная работа
• Протоколирование
• Travel-поддержка
• Event Management
• Lifistyle management
• Грамотный русский язык (устный и письменный)
• SAP
• Lotus Notes
• Банк-Клиент
• ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
• Подготовка презентаций
• Организация встреч
• Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
• Письменный перевод
• Устный перевод
• Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

8. Примеры для раздела «О себе»

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

Как собеседовать личного помощника

Портал трудоустройства и универсальная база данных людей и организаций — Команда профессионалов CREW в г. Алматы, Казахстан

Как пройти собеседование помощнику руководителя?

Если грамотно составленное резюме кандидата на должность помощника руководителя заинтересовало компанию, то для соискателя начинается еще один нелегкий этап трудоустройства. Ведь должность помощника руководителя — одна из ключевых, поэтому претенденту на роль «доверенного лица» директора компании, как правило, приходится выдержать целый ряд испытаний.

Собеседование – неотъемлемая часть трудоустройства. Именно на данном этапе вы и работодатель встречаетесь «лицом к лицу». Важно понимать, что оно дает не только возможность презентовать себя, но и прекрасный шанс познакомиться с требованиями и особенностями предстоящей работы.

Количество этапов собеседования может варьироваться, но независимо от того, с кем предстоит интервью – сотрудником кадрового агентства, начальником службы персонала компании или генеральным директором, – вам всегда необходимо быть во всеоружии. А чтобы промежуточное собеседование не оказалось последним, вы должны серьезно подготовиться – психологически и тактически.

Прежде всего, постарайтесь как можно больше узнать о компании, в которую стремитесь трудоустроиться – изучите сайт, познакомьтесь с публикациями в прессе и Интернете. Заранее подготовьте комплект документов – трудовую книжку или ее копию, дипломы, сертификаты, рекомендации, 2–3 копии вашего резюме. Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у работодателя к вам, подготовьте примерные ответы на них, а также запишите свои вопросы к представителю компании.

На страницах «Энциклопедии карьеры» неоднократно обсуждались излюбленные вопросы эйчаров и работодателей. Среди наиболее часто задаваемых можно выделить следующие.

Вы могли бы рассказать немного о себе?

Не стоит пересказывать содержащуюся в резюме информацию – ее работодатель прочел прежде, чем пригласил вас на собеседование. Будьте лаконичны, не вдавайтесь в излишние подробности, ведь главная задача персонального ассистента беречь основной ресурс руководителя – время.

Почему вы выбрали именно эту профессию?

От вас ждут четкого понимания сущности и сложностей этой профессии, серьезно отличающейся от смежных специальностей секретаря/офис-менеджера/референта; внутренней готовности всегда оставаться «в тени» руководителя, уважать и продвигать его позицию и решения.

Каковы ваши сильные/слабые стороны?

Подчеркивайте в первую очередь те качества, которые важны для личного помощника. Ваши недостатки должны выглядеть логическим продолжением ваших же достоинств. И не забудьте упомянуть, что вы постоянно работаете над собой: «Иногда окружающие принимают мою решительность за импульсивность, но я стараюсь следить за своей манерой выражать мысли».

Почему нам стоит вас нанять?

Кроме заявления о вашем высоком профессионализме, было бы не лишним продемонстрировать, что вы в курсе дел компании/отрасли производства.

Каковы причины ухода с предыдущего места работы?

Ни в коем случае не отзывайтесь неуважительно о прежнем коллективе и руководителе – никому не нужны конфликтные, не умеющие критично относиться к себе сотрудники. Лучше сделать акцент на привлекших вас достоинствах новой компании, чем на недостатках старой.

Как вы представляете свою карьеру через несколько лет?

У представителей других профессий вертикаль карьерного роста вполне очевидна, скажем, от юрисконсульта до начальника юридической службы. Подобный вопрос, обращенный к вам как кандидату на должность помощника руководителя, призван выявить ваши амбиции, мотивацию. По ответу на этот вопрос работодатель может судить о значимости для вас предлагаемой работы – видите ли вы в ней возможность применения своих лучших качеств и сильных сторон или считаете всего лишь трамплином и в дальнейшем намереваетесь изменить направление своей карьеры.

Каким, по вашему мнению, должен быть начальник?

На самом деле у вас хотят выяснить уровень вашей конструктивности, склонны ли вы к конфликтам с руководителем. Идеальным будет нейтральный ответ: «Компетентный, сильный лидер, у которого есть чему поучиться».

В свою очередь, вы вправе поинтересоваться графиком работы, возможностью и частотностью служебных командировок, структурой секретариата компании, причинами, по которым место помощника руководителя оказалось вакантным (если, конечно, это не новая штатная единица) – словом, выяснить все важные для вас моменты, связанные с предстоящим трудоустройством. Продуманные и глубокие вопросы подчеркнут вашу заинтересованность в вакансии, помогут создать образ серьезного кандидата, профессионального сотрудника.

Интервью бывает.

Отсеивающее собеседование или телефонное интервью

Когда на объявленную вакансию возникает большой конкурс, опытные менеджеры по персоналу прибегают к так называемому отсеивающему собеседованию. Оно проводится удаленно, т. е. без визуального контакта с соискателем, с использованием Интернета (электронной почты) или по телефону. Данный вид испытания позволяет рекрутеру оптимизировать процесс поиска подходящей кандидатуры, а телефонное интервью, кроме прочего, дает возможность проверить ему ваше умение вести телефонные переговоры – один из важнейших навыков личного помощника.

Чтобы не оказаться застигнутым врасплох, следует позаботиться о том, чтобы у вас всегда под рукой были ручка и бумага, ваше резюме, объявление о вакансии или должностная инструкция, примерное заявление о приеме на работу и перечень интересующих вас вопросов об организации, в которой, возможно, вам предстоит работать.

Если вы не готовы к разговору, извинитесь, сославшись на невозможность продолжить общение, и уточните, когда будет удобно перезвонить.

Во время телефонного интервью говорите отчетливо, по существу, избегайте односложных ответов, но и не пускайтесь в пространные рассуждения. Если вакансия предполагает владение иностранным языком, будьте готовы к переходу во время интервью с русского на иностранный. Делайте пометки – они могут вам пригодиться на следующем этапе собеседования.

Собеседование с представителем кадрового агентства

Если компания делегировала кадровому агентству решение задачи подбора помощника руководителя, то сначала вам предстоит собеседование с его представителем.

На первичном интервью рекрутеру важно установить ваше соответствие или несоответствие требованиям открытой вакансии. Чтобы проверить наличие и уровень профессиональных умений и знаний, он, как правило, сначала знакомится с документами, подтверждающими вашу компетентность, – дипломами, свидетельствами и рекомендациями с прошлого места работы, а затем предлагает выполнить ряд стандартных заданий:

• создать или преобразовать документ на компьютере (с целью выяснения уровня владения пакетом офисных программ – Word, Excel и пр.);
• проверить правильность оформления передаваемого руководителю на подпись проекта приказа, например о создании комиссии, и в случае необходимости отредактировать его (диагностика знания основ делопроизводства, в частности правил составления и оформления распорядительной документации);
• перенести информацию из многостраничного текстового документа в таблицу (подобные задания дают возможность судить о способности кандидата к рутинной, повторяющейся работе без снижения ее качества);
• выделить наиболее важные факты в тексте статьи, распечатанной с сайта компании (проверка навыков реферирования – умение выбирать из массива информации наиболее значимые тезисы и фиксировать их в письменном виде);
• перевести текст или составить на иностранном языке деловое письмо, например запрос данных для оформления визы руководителю (это позволит определить степень владения иностранным языком).

Собеседование с руководителем службы персонала компании

В отличие от представителя фирмы-провайдера, для руководителя кадровой службы компании, заинтересованной в получении высокопрофессионального персонального ассистента, на первом месте будет стоять вопрос вашего соответствия корпоративным стандартам, стилю руководства и общения.

На этом интервью вам стоит подробно расспросить о предстоящих должностных обязанностях, о существующих механизмах мотивации сотрудников (премирование, преференции – возможность пользоваться служебным автомобилем; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни после командировок или во время отсутствия руководителя) и пр.

Естественно, на этом этапе собеседования также высока вероятность того, что вас привлекут к участию в небольших ролевых играх, работе с ситуативными примерами – кейсами, различными тестами и заданиями, позволяющими оценить ваши профессиональные и индивидуально-личностные качества. Иногда персональщики прибегают к нетривиальным методам интервьюирования:

Кадровики утверждают, что к применению нестандартных приемов и методик их подталкивает необходимость разоблачения «профессиональных» соискателей, легко получающих работу благодаря следованию рекомендациям по прохождению разного уровня собеседований. В последнее время широкое распространение получила «технология воронки», при которой интервьюер от общих вопросов постепенно переходит к более специфическим, уточняющим. Ответы на такие узконаправленные вопросы, работа с деталями и большим количеством примеров весьма наглядно могут продемонстрировать оппоненту вашу квалификацию.

Если вы подходите по формальным признакам, некоторые организации могут предложить вам пройти короткую, например недельную, стажировку в компании – без зачисления в штат, но с гарантированной оплатой. Реальная работа помогает обеим сторонам избавиться от многих иллюзий. Правда, действующее законодательство предусматривает прием на работу с испытательным сроком, поэтому подобный способ найма нельзя назвать безукоризненным.

Собеседование с руководителем

Это самый ответственный этап, так сказать, «генеральная» примерка. Поиск персонального ассистента, в отличие от других специалистов, директор не может полностью поручить кадровой службе. Так как ему придется очень часто общаться со своим помощником, то для него важно понять, подходит ли ему кандидат психологически, можно ли с ним эффективно взаимодействовать.

«Конечно, высокий профессионализм – необходимое условие для претендента на должность личного помощника, ведь у руководителя просто нет времени на обучение, организацию и контроль малоподготовленного сотрудника, – говорит начальник службы управления кадрами и трудовыми отношениями ЗАО ПК «РУСТ» Елена Владимировна Самгинова. – Но все равно требования, касающиеся личностных качеств персонального ассистента, куда более жесткие. Связано это не только с принципиально важным моментом совместимости руководителя и помощника, но и с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на различных мероприятиях. Добавьте к этому ненормированный рабочий день и постоянные стрессы, и станет понятно, что для этой профессии психологические характеристики подчас важнее профессиональных навыков. Проблема же в том, что индивидуальные качества специалиста в условиях собеседования очень сложно протестировать, и даже использование проективных методик не всегда позволяет увидеть «истинное лицо» кандидата, вот и приходится работодателю «изобретать» ситуации, способствующие наиболее полному раскрытию соискателя».

Поэтому, отправляясь на собеседование, нужно быть готовым к любым неожиданностям – вы вполне можете оказаться приглашенным в ресторан, на планерное совещание, презентацию или промышленную выставку, где вам предложат принять участие в деловом обеде, набросать протокол заседания или выступить в роли переводчика. Впрочем, встреча в офисе тоже может оказаться не без сюрпризов. Вот несколько примеров.

Если вы подходите компании по всем параметрам, кроме уровня владения иностранным языком, не стесняйтесь на собеседовании заявить о том, что вы готовы совершенствовать свой английский в свободное от работы время. Не исключено, что решение о трудоустройстве будет принято в вашу пользу и вас отправят на языковые курсы за счет фирмы.

Несколько слов о «формальностях»

Помните, нет содержания без формы. Претендента всегда оценивают комплексно: как он выглядит, говорит, подает себя. Поэтому не забудьте про элементарные правила прохождения собеседования: пунктуальность, выключенный мобильный телефон, подобающая случаю одежда делового стиля классических цветов, чистая обувь, умеренный макияж, умелое использование аксессуаров и украшений, аккуратный и неброский маникюр, легкие (нейтральные) духи, энергия, уверенность в себе, открытость и, конечно, улыбка.

Опросник для претендента на должность секретаря руководителя

Основные профессиональные требования и функции

Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это : прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса). Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и нание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода. Знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,

Среди личных качеств можно выделить наличиле организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память неконфликтность,

Как собеседовать личного помощника

Подбирая кандидатуру на должность помощника руководителя, не стоит забывать народную мудрость о том, что «свита делает короля».

«Требуется: молодая женщина, а лучше — мужчина, возрастом от 21 до 30 лет, с высшим образованием, презентабельной внешности (насколько можно таковой обладать в 20 лет) и свободно владеющий английским языком».

Примерно такими описаниями пестрят заявленные вакансии на должность помощника руководителя. От этого человека скорее требуется жизненный опыт, нежели опыт работы, — забронировать номер в отеле, купить билеты, отвечать на звонки, составлять расписание для босса, вовремя сообщать о предстоящих встречах и т.д.

При весьма незамысловатых требованиях боссы хотят видеть в роли своего помощника человека, обладающего жизненной мудростью, свойственной людям лет 60-ти, и здоровьем и работоспособностью, свойственными юному возрасту. Видимо, поэтому найти такого помощника весьма трудно.

Как вы яхту назовете — так она и поплывет

«Классный помощник руководителя — настолько редкий фрукт, что боссы часто водят их из компании в компанию, обеспечивая работой на долгое время. Но это только одна из причин, по которым профессиональные помощники большая редкость, — считает Маргарита Новикова, аккаунт-менеджер кадрового агентства SDStaff (штат — 25 чел.). — Вторая проблема — несоответствие требований, предъявляемых к кандидату и статусу помощника. Ведь часто люди воспринимают помощника руководителя как простого секретаря. И многие амбициозные и достойные кандидаты считают просто ниже своего достоинства принимать участие в конкурсе на такую должность».

Это несоответствие, по мнению наших экспертов, приводит к еще одной проблеме при поиске нужного человека.

«Год назад мы искали помощника для нашего босса. Хотели найти человека, который через определенное время должен был возглавить новый отдел. Поэтому требования у нас были достаточно высокие, — рассказывает Анна Головешко, руководитель отдела по работе с персоналом компании FBranner (финансовый консалтинг, штат — 60 чел.) — После того, как мы дали объявление, то были просто засыпаны огромным количеством резюме и провели немало собеседований. Но достойного кандидата так не нашли. И часто удивлялись, почему на вакансию откликаются люди, которые явно не соответствуют уровню помощника руководителя. Оказалось, что люди под словом «помощник» понимают «секретарь». И даже студенты с минимальным опытом работы полагали, что вполне могут занять эту должность».

Кстати, просматривая вакансии на должность помощника руководителя, мы тоже заметили, что работодатели не оговаривают специально, кого ищет компания: секретаря в приемную или действительно помощника. При одинаковом названии и схожих требованиях в объявлениях реальные функциональные обязанности и мера ответственности у этих людей разная. Поэтому на вакансии часто откликаются совсем не те люди, которых ищет организация.

Елена Мищенко, директор кадрового агентства «Персонал Люкс» (Харьков, штат — 20 чел.), согласна, что некорректное прописывание вакансии значительно усложняет поиск. «Многие компании считают, что красивые названия должности каким-то образом завлекают ярких кандидатов. Это, конечно, так (при условии соответствующей оплаты). Однако не стоит забывать, что найти человека — это полдела, нужно еще и удержать специалиста. Как только человек поймет свои функциональные обязанности, которые не соответствуют должности, то он откажется от вашего предложения.

Наши специалисты по подбору персонала рекомендуют использовать разные методы поиска в зависимости от того, ищете ли вы секретаря или помощника. «Если вам нужен секретарь, достаточно оставить объявление в газете или на специализированных сайтах. Я бы еще посоветовала расширить поиск до студентов старших курсов. Сегодня студенты хорошо владеют компьютером и оргтехникой. К тому же они более старательны и менее привередливы, чем уже опытные сотрудники. Да и запросы по зарплате у них ниже, — советует Маргарита Новикова. — Если же вы ищете помощника, обратитесь в специализированные агентства. Они гарантируют вам правдивые рекомендации претендента, а значит, и его благонадежность.

Мужчины против женщин

Традиционно считается, что должность помощника руководителя и тем более секретаря — женская участь. Однако на практике оказывается, что спрос на помощников-мужчин намного выше, чем на женщин.

«Поскольку деятельность помощника руководителя связана с тесным контактом с боссом, то во избежание морально-этических проблем некоторые компании хотят видеть на этой должности мужчину».

Владимир Загребельный, директор фирмы «Укрстройпоставка» (штат — ок. 70 чел.), из личного опыта советует брать помощником мужчину в случае, если в функциональные обязанности входит взаимодействие с другими сотрудниками, донесение до ведома сотрудников приказов босса и контроль над их выполнением. Особенно, если это производственные или строительные компании, где 90% персонала — это мужчины. Кроме того, если деятельность босса сопряжена с постоянными поездками, в которых его должен сопровождать помощник, то женщина здесь тоже не подойдет.

Определяя пол будущего помощника, руководители часто совершают ошибку, следуя стереотипам, считает Иван Вачков, психотерапевт Центра психологии «Психея». «Босс, ищущий себе фактически заместителя, который позже возьмет на себя некоторые функции, предпочитает мужчин. Если же это секретарская должность — то женщину. Но, подбирая себе нужного кандидата, руководителю стоит помнить, что женщины сегодня далеко не лишены амбиций, и если вы не готовы предложить даме дальнейшую перспективу роста, то не стоит выбирать амбициозного человека. Иначе вы будете обречены постоянно менять своего помощника.

Наш эксперт-психолог советует специалистам по персоналу учитывать также и стереотипность мышления самих кандидатов. Стоит помнить, что мужчины не воспринимают слова «секретарь», «ассистент», «личный помощник»— это задевает их самолюбие. Просто «помощник» будет самым оптимальным вариантом.

Цена вопроса

Зарплатная вилка для помощников велика: от $300 до $1000. В первую очередь размер оплаты зависит от функциональных обязанностей такого человека. Если они ограничиваются секретарскими функциями, то больше $450-500 предлагать не стоит. Если же помощник является фактически правой рукой босса, то ему предлагают порядка $1000, а то и больше, хотя это редкость.

Региональные отличия в зарплатах распространяются только на секретарей. Если в городах-миллионниках они получают $350-500, то в небольших городах Украины — $100-200. А вот зарплаты помощников руководителя не особо зависят от региона. Наши эксперты связывают это с тем, что на периферии позволить себе должность помощника руководителя могут только крупные и, само собой, богатые компании.

Значительная разница есть и в дополнительном стимулировании секретарей и помощников руководителей. Специалисты первой категории довольствуются общими для всех сотрудников фирмы привилегиями, но иногда обделены и в этом, поскольку считаются низкоквалифицированными и легкозаменимыми сотрудниками. Вторая же категория — помощники руководителя — как правило, получает дополнительные привилегии от компании.

Оксана Лебедева, помощник руководителя маркетингового агентства CMG (штат — 60 чел.), утверждает, что нет единой схемы поощрения помощников — все зависит от руководителя. «Часто общаясь с «себеподобными» по работе, я знаю, что из наиболее распространенных привилегий для помощника можно назвать личные премии босса за хорошо выполненную работу; возможность пользоваться служебным автомобилем, если он не нужен начальнику; дополнительные командировочные и свободное время в командировках; место парковки, бензин, автосервис для личного автомобиля; дополнительные выходные дни, когда босс сам отсутствует или не нуждается в своем помощнике».

«Руководителям стоит помнить, что подобные преференции — это необходимость, а не роскошь. Поскольку помощники, как правило, работают на одном уровне с боссом, в ненормированном режиме, обычно в состоянии стресса, поскольку вынуждены выполнять несколько поручений сразу. И все это куда за меньшие деньги, чем сам босс», — говорит Маргарита Новикова. Наш эксперт, помимо перечисленного, советует сделать некоторые поблажки для женщин, которые находятся в постоянных командировках с боссом. Например, в виде дополнительного выходного дня после поездки. Это компенсирует постоянные разлуки с родными и поможет избежать «бунта» со стороны последних.

Личная совместимость

Требования к навыкам претендентов достаточно лаконичны и просты: высшее образование, опыт работы, знание ПК, оргтехники, делопроизводства и английского языка. Проверить наличие этих знаний не составляет труда. Достаточно взглянуть на диплом соискателя, попросить рекомендации с прошлого места работы, дать текст для перевода или пообщаться с претендентом на английском языке.

Куда более жесткие требования касаются личностных качеств, психологических характеристик и знаний делового этикета претендента. Связано это, во-первых, с принципиально важным моментом совместимости босса и помощника; во-вторых, с необходимостью общаться с большим количеством людей, которые по своему статусу гораздо выше, чем сам помощник, участвовать в переговорах и присутствовать на банкетах; в-третьих, с ненормированным рабочим днем и постоянными стрессами.

Оксана Лебедева поделилась своим опытом прохождения собеседования на должность помощника руководителя, где проверялось знание делового этикета. «Одно из собеседований проводилось в ресторане. Хотя я об этом не знала и не была готова к такому. Меня просто отвезли в дорогой ресторан, предложили заказать блюда и наблюдали. Позднее к нам присоединился еще один человек. И мне пришлось обедать в группе незнакомых людей, которые говорили на темы, в которых я хорошо разбираюсь, делая, как оказалось, заведомо грубые ошибки в цифрах. Они наблюдали за моей реакцией, — рассказывает Оксана. — Конечно, я пережила стресс, но объективно — это хороший способ увидеть человека в действии. Он, может, покажется поначалу излишне затратным, но могу точно сказать: претенденты вряд ли будут заказывать много».

Проверить знание делового этикета — это еще не все. Главное — помнить, что помощник руководителя весьма специфическая должность. При всей ее важности человек, который ее занимает, по сути лишен высокого социального статуса, положения в компании и в обществе.

«Важно выбирать человека, с одной стороны, не лишенного амбиций, а с другой —который знает свое место, не тщеславного. Ведь он должен постоянно держаться в тени своего босса. Это как хороший дворецкий — его не видно, но он всегда к твоим услугам. Чтобы выяснить, является ли кандидат таким человеком, можно провести психологические тесты. Естественно, для этого потребуется помощь профессионала, — говорит Иван Вачков. — Главное — не выбрать демонстративного человека. Таких видно сразу на собеседовании: они все время говорят «я» и постоянно хвастаются, используя «цветистые» обороты в своем рассказе. Многие воспринимают такое красноречие как уверенность в себе, на самом деле такой человек — заведомо провальная кандидатура».

С помощью психологического тестирования возможно выявить и другие необходимые личностные качества, такие как коммуникабельность, уверенность в себе, стрессоустойчивость, гибкость. Это еще одна причина, по которой стоит обратиться в специализированное агентство или воспользоваться помощью специалиста-психолога.

Проверить стрессоустойчивость и умение «выкручиваться» из сложных ситуаций возможно, даже не прибегая к тестовым методикам. Иногда боссы дают потенциальным помощникам задание договориться о встрече с высокопоставленным человеком, который заведомо откажется. Босс может увидеть, какие возможные действия предпринял претендент, какие варианты решения проблемы предлагает, насколько готов к поражению и т.д.

Главной проблемой для помощника руководителя может стать психологическая несовместимость этих людей. Поэтому рекрутеры советуют руководителям обязательно принять участие в собеседовании. Только при личном контакте люди интуитивно могут почувствовать, смогут ли они работать в одной команде.

А проверить надежность кандидата, который должен уметь «держать язык за зубами», можно, задав вопрос о промахах и ошибках прежнего босса. Вряд ли разумный человек начнет живописать на подобную тему.

Как отличить подделку:

• Поскольку сами специалисты по персоналу не разделяют секретаря и помощника руководителя, необходимо тщательно проверить прежний опыт претендента.
• Тщательно изучите реальные причины смены работы. Помощник руководителя — достаточно привилегированная фигура для босса. И тот факт, что босс отпустил свою «правую руку», говорит о возможных проблемах именно с претендентом.
• Статистика показывает, что среди помощников руководителя много верных людей, которые остаются преданными прежнему «хозяину». Брать помощника руководителя, раньше работавшего на конкурентов, — большой риск.

Источник: Власть Денег

другие советы по теме:

вакансии, кадры, помощник, руководитель

Написать комментарий

Не нужно писать комментарий с целью размещения ссылки на какой-либо сайт. Все подобные сообщения будут удалены незамедлительно. Ваш аккаунт может быть заблокирован модераторами, а сообщение — удалено, если оно будет содержать мат, оскорбление других участников или сайта, проявления расизма или нацизма.

Для отправки комментариев необходимо авторизоваться на сайте или пройти регистрацию, в случае если вы еще этого не сделали.

Вы сможете комментировать, голосовать и добавлять интересные советы, задавать вопросы, получать и давать ответы, знакомиться и общаться с новыми друзьями и многое другое.

Источники

1. 
   Тихомиров, М. Ю. Увольнение по инициативе работодателя. Практическое пособие / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 499 c.
2. 
   Еникеев, М.И. Основы общей и юридической психологии / М.И. Еникеев. — М.: ЮРИСТЪ, 1996. — 631 c.
3. 
   Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.